Ferie e Permessi

L'applicazione Ferie e Permessi di Laundry ERP funge da hub centralizzato per tutte le informazioni relative alle assenze. Questa applicazione gestisce richieste, saldi, assegnazioni, approvazioni e report.

Gli utenti possono richiedere ferie e permessi e consultare una panoramica delle proprie richieste e dei saldi disponibili. I responsabili possono assegnare ferie a singoli individui, team o all'intera azienda, e approvare le richieste di assenza.

È possibile generare report dettagliati per verificare quanto tempo di assenza (e di che tipo) viene utilizzato, creare piani di maturazione e configurare le festività pubbliche.

Configurazione

Per assegnare ferie ai dipendenti e consentire ai dipendenti di richiedere e utilizzare le proprie ferie, i vari tipi di assenza devono essere prima configurati e poi assegnati ai dipendenti (se è richiesta l'assegnazione).

Tipi di assenza

Per visualizzare i tipi di assenza attualmente configurati, vai su Ferie e Permessi > Configurazione > Tipi di assenza. I tipi di assenza vengono presentati in una vista elenco.

L'app Ferie e Permessi include quattro tipi di assenza preconfigurati: Ferie retribuite, Malattia, Non retribuito, Giorni compensativi e Ore extra. Questi possono essere modificati per adattarsi alle esigenze aziendali oppure utilizzati così come sono.

Creare un tipo di assenza

Per creare un nuovo tipo di assenza, vai su Ferie e Permessi > Configurazione > Tipi di assenza. Da qui, clicca il pulsante Nuovo per aprire un modulo vuoto per il tipo di assenza.

Inserisci il nome del tipo di assenza nella riga vuota in alto nel modulo, ad esempio Ferie o Lutto. Quindi inserisci le seguenti informazioni nel modulo.

Sezione richieste di ferie

Questa sezione determina come vengono gestite le approvazioni per le richieste di ferie di questo tipo di assenza.

• Approvazione: seleziona il tipo specifico di approvazione richiesto per il tipo di assenza. Le opzioni sono:
  • Nessuna validazione: non sono richieste approvazioni per questo tipo di assenza. La richiesta viene approvata automaticamente.
  • Dal responsabile ferie: solo il responsabile ferie specificato nel campo Responsabile ferie notificato è tenuto ad approvare la richiesta.
  • Dall'approvatore del dipendente: solo l'approvatore specificato per le ferie del dipendente, impostato nella scheda Informazioni lavoro nella scheda del dipendente, è tenuto ad approvare la richiesta.
  • Dall'approvatore del dipendente e dal responsabile ferie: sia l'approvatore delle ferie del dipendente sia il responsabile ferie sono tenuti ad approvare la richiesta.

Sezione richieste di assegnazione

Questa sezione determina come vengono gestite le richieste di assegnazione per questo tipo di assenza.

• Richiede assegnazione: se le ferie devono essere assegnate ai dipendenti, seleziona Sì. Se le ferie possono essere richieste senza un'assegnazione precedente, seleziona Nessun limite. Se si seleziona Nessun limite, le opzioni seguenti non appaiono nel modulo.
• Richieste dipendente: seleziona Richieste giorni extra consentite se il dipendente può richiedere più ferie di quelle assegnate.
  Se i dipendenti non devono poter richiedere più ferie di quelle assegnate, seleziona l'opzione Non consentito.

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  Esempio: al dipendente sono stati assegnati dieci giorni per questo tipo di assenza ed è abilitata l'opzione Richieste giorni extra consentite. Il dipendente vuole fare una vacanza di dodici giorni. Può inviare una richiesta per due giorni aggiuntivi, poiché l'opzione è abilitata. ::

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  È importante notare che richiedere ferie aggiuntive non garantisce che vengano concesse. ::
• Approvazione: seleziona il tipo di approvazione richiesto per l'assegnazione di questo tipo di assenza.
  • Nessuna validazione: non sono richieste approvazioni per le richieste di assegnazione aggiuntive. La richiesta viene approvata automaticamente.
  • Dal responsabile ferie: solo il responsabile ferie specificato nel campo Responsabile ferie notificato è tenuto ad approvare la richiesta di assegnazione.
  • Dall'approvatore del dipendente: solo l'approvatore specificato per le ferie del dipendente è tenuto ad approvare la richiesta di assegnazione.
  • Dall'approvatore del dipendente e dal responsabile ferie: sia l'approvatore delle ferie del dipendente sia il responsabile ferie sono tenuti ad approvare la richiesta di assegnazione.

Sezione configurazione

Questa sezione determina tutti gli altri dettagli relativi al tipo di assenza, oltre alle approvazioni e assegnazioni. Include come devono essere prese le ferie (ore, mezze giornate o giorni), se il tipo di assenza è visibile ad altri utenti e come influisce sull'app Buste Paga.

• Responsabile ferie notificato: seleziona l'utente che viene notificato e che è responsabile dell'approvazione di richieste e assegnazioni per questo specifico tipo di assenza.
• Richiedi ferie in: seleziona il formato in cui vengono richieste le ferie dal menu a tendina. Le opzioni sono:
  • Giorno: se le ferie possono essere richieste solo in incrementi di giornata intera (8 ore).
  • Mezza giornata: se le ferie possono essere richieste solo in incrementi di mezza giornata (4 ore).
  • Ore: se le ferie possono essere prese in incrementi orari.
• Deduci ore extra: abilita questa opzione se la richiesta di ferie deve tenere conto di eventuali ore extra accumulate dal dipendente.

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  Esempio: se un dipendente lavora due ore extra nella settimana e richiede cinque ore di ferie, la richiesta sarà di tre ore, poiché le due ore extra lavorate vengono utilizzate per prime e dedotte dalla richiesta. ::
• Festività incluse: abilita questa opzione se le festività pubbliche devono essere incluse nelle richieste di ferie.

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  Esempio: un dipendente richiede ferie per l'intera settimana di Ferragosto, per un totale di cinque giorni. Poiché il 15 agosto è una festività, la richiesta viene automaticamente modificata per utilizzare quattro giorni di ferie e un giorno festivo, anziché cinque giorni di ferie. In questo modo l'utente non deve utilizzare le proprie ferie per un giorno festivo. Questa opzione riduce il lavoro extra per gli utenti, consentendo una sola richiesta per l'intera settimana anziché due richieste separate. ::
• Consenti allegare documentazione di supporto: abilita questa opzione per permettere al dipendente di allegare documenti alla richiesta di ferie. Utile quando è richiesta documentazione, come nel caso di congedi medici prolungati.
• Genere di assenza: dal menu a tendina, seleziona il tipo di assenza, Tempo lavorato o Assenza. Tempo lavorato indica che le ferie prese contano come tempo lavorato per qualsiasi tipo di maturazione, mentre Assenza non conta verso alcun tipo di maturazione.
• Azienda: se nel database sono configurate più aziende e questo tipo di assenza si applica solo a una, seleziona l'azienda dal menu a tendina. Se il campo viene lasciato vuoto, il tipo di assenza si applica a tutte le aziende. Questo campo appare solo in un database multi-azienda.

Sezione saldo negativo

Abilita l'opzione Consenti saldo negativo se i dipendenti possono richiedere più ferie di quelle attualmente disponibili, consentendo un saldo negativo. Se abilitato, appare un campo Importo massimo eccedente. In questo campo, inserisci il numero massimo di giorni negativi consentiti.

Sezione buste paga

Se il tipo di assenza deve creare voci di lavoro nell'app Buste Paga, seleziona il Tipo di voce di lavoro dall'elenco a tendina.

Sezione opzioni di visualizzazione

• Colore: seleziona un colore da utilizzare nella dashboard dell'app Ferie e Permessi.
• Immagine di copertina: seleziona un'icona da utilizzare nella dashboard dell'app Ferie e Permessi.

Piani di maturazione

Alcune ferie vengono guadagnate tramite un piano di maturazione: per ogni determinata quantità di tempo lavorato dal dipendente (ora, giorno, settimana, ecc.), il dipendente guadagna o matura una quantità specificata di ferie.

Creare un piano di maturazione

Per creare un nuovo piano di maturazione, vai su Ferie e Permessi > Configurazione > Piani di maturazione. Quindi clicca il pulsante Nuovo per aprire un modulo vuoto.

Inserisci le seguenti informazioni nel modulo:

• Nome: inserisci il nome del piano di maturazione.
• Tempo di maturazione guadagnato: seleziona quando il dipendente inizia a maturare le ferie, All'inizio del periodo di maturazione o Alla fine del periodo di maturazione.
• Riporto: seleziona quando il dipendente riceve il tempo guadagnato in precedenza. Le opzioni sono:
  • All'inizio dell'anno: seleziona se la maturazione viene riportata al 1° gennaio dell'anno successivo.
  • Alla data di assegnazione: seleziona se la maturazione viene riportata non appena il tempo viene assegnato al dipendente.
  • Altro: seleziona se nessuna delle altre due opzioni è applicabile. Quando selezionato, appare un campo Data di riporto. Seleziona la data utilizzando i due menu a tendina, uno per il giorno e uno per il mese.
• Basato sul tempo lavorato: abilita questa opzione se la maturazione delle ferie è determinata dalle ore lavorate dal dipendente. I giorni non considerati come tempo lavorato non contribuiscono al piano di maturazione.

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  Esempio: a un dipendente vengono concesse ferie da un piano di maturazione configurato per accumulare un giorno di ferie ogni cinque giorni lavorati. Il piano si basa sul tempo lavorato (la casella Basato sul tempo lavorato è selezionata), il che significa che guadagna ferie solo per i cinque giorni feriali lavorati, non per l'intero periodo di sette giorni. Se il dipendente prende cinque giorni di ferie con un tipo di assenza impostato come Assenza, quei cinque giorni non contano ai fini della maturazione. Di conseguenza, quel mese matura solo tre giorni di ferie anziché quattro. ::
• Transizione tappa: questo campo è visibile solo dopo che sono state configurate almeno due regole nel piano di maturazione. Questa selezione determina quando i dipendenti passano a una nuova tappa. Se si qualificano per il cambio di tappa a metà di un periodo di paga, scegli se il dipendente cambia tappa Immediatamente o Dopo il periodo di maturazione corrente.
• Azienda: questo campo appare solo in un database multi-azienda. Utilizzando il menu a tendina, seleziona l'azienda a cui si applica il piano di maturazione. Se lasciato vuoto, il piano è disponibile per tutte le aziende.

Regole

Le regole devono essere create affinché i dipendenti possano maturare ferie dal piano di maturazione.

Per creare una nuova regola, clicca il pulsante Nuova tappa nella sezione grigia Regole e apparirà un modulo modale Crea tappa.

Compila i seguenti campi nel modulo:

• Il dipendente matura: seleziona i parametri per le ferie guadagnate in questa sezione.
  Per prima cosa, seleziona Giorni o Ore come incremento del tempo maturato utilizzando il menu a tendina. Quindi inserisci l'importo numerico del parametro selezionato. Il formato numerico è X.XXXX, in modo da poter configurare anche giorni o ore parziali. Infine, seleziona la frequenza di maturazione dal menu a tendina. Le opzioni predefinite sono Ogni ora, Giornaliera, Settimanale, Due volte al mese, Mensile, Due volte all'anno e Annuale. A seconda dell'opzione selezionata, possono apparire campi aggiuntivi.
• Limita tempo maturato: se esiste un importo massimo di tempo che il dipendente può maturare con questo piano, abilita questa opzione. Inserisci un valore numerico per specificare l'importo massimo di tempo che può essere maturato.
• Inizia a maturare: inserisci il numero e il valore del periodo di tempo che deve trascorrere prima che il dipendente inizi ad accumulare ferie. Usa il primo campo per un valore numerico, poi imposta il secondo campo sull'incremento di tempo desiderato (Giorni, Mesi o Anni).
• Riporto: seleziona come viene gestito il tempo non utilizzato. Le opzioni sono:
  • Nessuno. Il tempo maturato viene azzerato: tutto il tempo non utilizzato viene perso.
  • Tutto il tempo maturato viene riportato: tutto il tempo non utilizzato viene riportato all'anno successivo.
  • Riporto con un massimo: il tempo non utilizzato viene riportato, ma con un limite. Appare un campo Fino a. Inserisci il numero massimo di ore o giorni riportabili.

• Limite della tappa: seleziona questa casella per impostare un limite al tempo totale che può essere maturato ogni anno solare. Inserisci il numero massimo totale di ore o giorni che il dipendente può maturare durante un anno.
• Validità del riporto: seleziona questa casella per impostare un limite temporale su quanto tempo il dipendente ha per utilizzare le ferie riportate. Imposta il periodo di tempo desiderato (Giorni o Mesi) e inserisci il numero massimo. Trascorso quel periodo, le ferie riportate non utilizzate scadranno.

Una volta completato il modulo, clicca Salva e chiudi per salvare il modulo e chiudere la finestra modale, oppure clicca Salva e nuovo per salvare e creare un'altra tappa. Aggiungi tutte le tappe desiderate.

Festività

Poiché le festività variano da paese a paese, o anche da città a città, non esistono festività preconfigurate in Laundry ERP. Per osservare le festività pubbliche o nazionali e fornire giorni liberi aggiuntivi ai dipendenti, configura le festività osservate nel sistema.

È importante configurare le festività in Laundry ERP affinché i dipendenti siano consapevoli dei giorni liberi e non richiedano ferie per giorni già impostati come festività (giorni non lavorativi).

Inoltre, tutte le festività configurate nell'app Ferie e Permessi si riflettono in qualsiasi app che utilizza orari di lavoro, come Calendario, Pianificazione, Produzione e altre.

Creare festività

Per creare una festività, vai su Ferie e Permessi > Configurazione > Festività. Tutte le festività attualmente configurate appaiono in una vista elenco predefinita.

Clicca il pulsante Nuovo e apparirà una nuova riga in fondo all'elenco.

Inserisci le seguenti informazioni nella nuova riga:

• Nome: inserisci il nome della festività.
• Azienda: in un database multi-azienda, l'azienda corrente viene inserita in questo campo per impostazione predefinita. Non è possibile modificare questo campo.
• Data inizio: utilizzando il selettore data e ora, seleziona la data e l'ora di inizio della festività. Per impostazione predefinita, questo campo è configurato con la data corrente. L'ora di inizio è impostata secondo l'orario di inizio dell'azienda (in base agli orari di lavoro).
• Data fine: utilizzando il selettore data e ora, seleziona la data e l'ora di fine della festività. Per impostazione predefinita, questo campo è configurato con la data corrente e l'ora è impostata sull'orario di fine dell'azienda.
• Orario di lavoro: se la festività deve applicarsi solo ai dipendenti con un orario di lavoro specifico, selezionalo dal menu a tendina. Se lasciato vuoto, la festività si applica a tutti i dipendenti.
• Tipo di voce di lavoro: se si utilizza l'app Buste Paga, questo campo definisce come le voci di lavoro per la festività appaiono. Seleziona il tipo di voce di lavoro dal menu a tendina.

Giorni obbligatori

Alcune aziende hanno giorni speciali in cui specifici reparti, o l'intero personale, devono essere presenti e non sono consentite ferie in quei giorni specifici.

Questi tipi di giorni sono chiamati giorni obbligatori in Laundry ERP. Possono essere configurati a livello aziendale o specifici per reparto. Quando configurati, i dipendenti del reparto o dell'azienda specificati non possono inviare richieste di ferie per questi giorni obbligatori.

Creare giorni obbligatori

Non sono configurati giorni obbligatori per impostazione predefinita. Per creare un giorno obbligatorio, vai su Ferie e Permessi > Configurazione > Giorni obbligatori.

Clicca il pulsante Nuovo nell'angolo in alto a sinistra e apparirà una riga vuota nell'elenco.

Inserisci le seguenti informazioni nella nuova riga:

• Nome: inserisci il nome del giorno obbligatorio.
• Azienda: in un database multi-azienda, questo campo è visibile e l'azienda corrente viene inserita per impostazione predefinita. Utilizzando il menu a tendina, seleziona l'azienda per cui è previsto il giorno obbligatorio.
• Reparti: questa colonna è nascosta per impostazione predefinita. Per visualizzarla, clicca l'icona delle opzioni aggiuntive nell'angolo in alto a destra, accanto a Colore, quindi seleziona la casella accanto a Reparti. Poi seleziona i reparti desiderati dal menu a tendina. Si possono selezionare più reparti senza limiti. Se il campo viene lasciato vuoto, il giorno obbligatorio si applica all'intera azienda.
• Data inizio: utilizzando il selettore calendario, seleziona la data di inizio del giorno obbligatorio.
• Data fine: utilizzando il selettore calendario, seleziona la data di fine del giorno obbligatorio. Per un singolo giorno obbligatorio, la data di fine deve essere uguale alla data di inizio.
• Colore: se desiderato, seleziona un colore tra le opzioni disponibili. Il colore selezionato appare nella dashboard principale dell'app Ferie e Permessi, sia nel calendario che nella legenda.

Panoramica

Per visualizzare un calendario codificato per colore delle ferie dell'utente e/o del team gestito, vai su Ferie e Permessi > Panoramica. Viene presentato un calendario con il filtro predefinito Il mio team, in una vista trimestrale (tre mesi).

Per modificare il periodo di tempo visualizzato, clicca il pulsante del periodo di tempo per aprire un menu a tendina. Quindi seleziona Oggi, Questa settimana, Questo mese, Quest'anno o un periodo personalizzato.

Per navigare avanti o indietro nel tempo, nell'incremento selezionato (Mese, Settimana, ecc.), clicca le frecce sinistra o destra per spostarti avanti o indietro della quantità di tempo specificata.

I membri del team sono elencati in ordine alfabetico su righe individuali, e le loro ferie richieste, indipendentemente dallo stato (validato o da approvare), sono visibili nel calendario.

Ogni dipendente è codificato con un colore. Il colore viene selezionato casualmente e non corrisponde al tipo di assenza richiesta.

Lo stato delle ferie è rappresentato dal dettaglio del colore della richiesta: appare pieno (validato) o a strisce (da approvare).

Il numero di giorni o ore richieste è scritto sulla richiesta (se c'è spazio sufficiente).

In fondo al calendario, nella riga Totale, un grafico a barre mostra quante persone sono previste assenti in un dato giorno. Il numero su ogni barra rappresenta il numero di dipendenti assenti per quei giorni evidenziati.

Clicca su una voce di ferie per visualizzare i dettagli della specifica richiesta. Sono elencati il numero totale di ore o giorni, insieme alla data e ora di inizio e fine. Per visualizzare i dettagli della richiesta in una finestra modale, clicca il pulsante Visualizza.

Approfondimenti

Per informazioni dettagliate su come utilizzare e gestire l'applicazione Ferie e Permessi, consulta i seguenti articoli:

• Assegnazioni: come assegnare ferie ai dipendenti della lavanderia, sia immediatamente che tramite piani di maturazione.
• Gestione: come gestire e approvare le richieste di ferie e assegnazioni.
• Le mie ferie: come visualizzare e gestire le proprie ferie, saldi e assegnazioni.
• Reporting: come generare e analizzare report sulle ferie e permessi.
• Richiedere ferie: come i dipendenti possono richiedere ferie e permessi.