Segreterie telefoniche e messaggi audio

La gestione della segreteria telefonica è una parte importante di qualsiasi attività commerciale. Un'azienda deve accedere ai propri messaggi con facilità e rimanere aggiornata su eventuali chiamate perse. Registrare messaggi audio, come ringraziare un chiamante per aver contattato l'azienda o indirizzarlo all'estensione giusta, è anche un ottimo modo per personalizzare l'interazione aziendale e impostare il tono con il cliente.

Questo documento copre la configurazione sia della segreteria telefonica che dei messaggi audio nel portale amministrativo Axivox.

Impostare la lingua globale

Per iniziare a utilizzare le segreterie telefoniche e i messaggi audio con Axivox, è necessario impostare la lingua globale nelle impostazioni del portale amministrativo Axivox. Per farlo, navigare su manage.axivox.com. Dopo aver effettuato l'accesso al portale, andare su Impostazioni → Lingua globale (es: messaggi segreteria telefonica,...).

Da qui, impostare la lingua su: Francais, English, Espanol o Deutsch.

Quindi, fare clic su Salva, seguito da Applica modifiche nell'angolo in alto a destra della pagina Impostazioni generali per implementare la modifica in produzione.

Attivare la segreteria telefonica

Affinché un utente possa utilizzare la segreteria telefonica in Axivox, la funzionalità della segreteria telefonica deve essere attivata nel portale amministrativo Axivox. Per iniziare a utilizzare la segreteria telefonica con un utente, navigare su manage.axivox.com. Quindi, accedere con le credenziali amministrative appropriate.

Nel menu a sinistra del pannello amministrativo Axivox, fare clic su Utenti.

Quindi, fare clic sull'utente specifico per il quale la segreteria telefonica deve essere attivata. Nella sezione contrassegnata Segreteria telefonica, aprire il menu a tendina e fare clic su Sì.

Infine, Salvare la modifica, quindi fare clic su Applica modifiche nell'angolo in alto a destra dello schermo.

Segreteria telefonica

Il passaggio successivo è configurare le singole caselle di segreteria telefonica nel portale amministrativo Axivox. Per accedere al portale, visitare manage.axivox.com e accedere. Quindi, navigare su Segreterie telefoniche, situato nel menu a sinistra.

Se l'opzione segreteria telefonica è stata attivata nel profilo utente utilizzando il processo sopra descritto, una segreteria telefonica viene creata automaticamente nella pagina Segreterie telefoniche.

Creare manualmente una segreteria telefonica

Per creare manualmente una nuova casella di segreteria telefonica, fare clic su Aggiungi una segreteria telefonica nella pagina Segreterie telefoniche. Oppure, modificare una casella di segreteria telefonica esistente facendo clic su Modifica all'estrema destra di una casella di segreteria telefonica esistente nella pagina Segreterie telefoniche.

La nuova casella di segreteria telefonica creata manualmente deve essere collegata a un numero in entrata per poter ricevere messaggi. Per farlo, navigare su Numeri in entrata, situato nel menu a sinistra. Quindi, fare clic su Modifica all'estrema destra del numero specifico a cui la segreteria telefonica deve essere collegata.

Nel campo Tipo di destinazione per chiamata vocale, fare clic sul menu a tendina e selezionare Segreteria telefonica. Quindi, aprire il menu a tendina sulla riga successiva etichettata Segreteria telefonica e selezionare la casella di segreteria telefonica creata manualmente.

Quindi, se applicabile, nel campo etichettato Indirizzo email di destinazione per SMS in entrata, inserire un'email a cui i messaggi di testo in entrata inviati al numero in entrata possono essere ricevuti. Alcuni numeri in entrata (US +1) in Axivox sono in grado di ricevere messaggi di testo da individui e numeri automatizzati.

Se questo campo viene lasciato vuoto, viene utilizzato l'indirizzo di destinazione predefinito (come precedentemente impostato all'inizio del processo per creare manualmente una segreteria telefonica).

Una volta completate tutte le configurazioni desiderate, fare clic su Salva, quindi su Applica modifiche nell'angolo in alto a destra dello schermo per implementare la modifica in produzione.

Notifiche

Ora, ogni volta che viene ricevuto un messaggio vocale su una delle caselle di segreteria telefonica preconfigurate automaticamente o collegate manualmente, viene inviata un'email all'indirizzo email dell'utente, come elencato nella pagina Segreterie telefoniche o nel profilo utente Axivox.

Queste informazioni sono accessibili navigando su Utenti nel menu a sinistra e facendo clic su Modifica accanto all'utente specifico in questione.

Inoltro alla segreteria telefonica

In Axivox ci sono anche numerose impostazioni di inoltro per un utente. Per accedere a queste impostazioni di inoltro, andare su manage.axivox.com e accedere.

Successivamente, navigare su Utenti, situato nel menu a sinistra.

Da lì, fare clic sull'utente specifico a cui l'inoltro deve essere aggiunto. Quindi, aprire la scheda Inoltri.

Se l'utente è occupato in un'altra chiamata o lontano dal telefono, è presente un'opzione in questa scheda per Invia alla segreteria telefonica come ultima risorsa, situata nei campi Inoltro su non risposta e Inoltro su occupato.

Se la casella Invia alla segreteria telefonica come ultima risorsa è spuntata, quando le azioni di inoltro indicate in ciascuna sezione non hanno successo, il chiamante viene indirizzato alla segreteria telefonica impostata per l'utente specifico.

Quando tutte le configurazioni desiderate sono complete, fare clic su Salva, quindi su Applica modifiche nell'angolo in alto a destra dello schermo per implementare la modifica.

Messaggi audio

È possibile aggiungere messaggi audio prima ancora che la chiamata di un cliente venga ricevuta, per informarli sui tempi di attesa per le consegne, sulla disponibilità di un prodotto o su qualsiasi altro importante messaggio promozionale.

Per registrare un messaggio audio in Axivox, navigare su manage.axivox.com e accedere.

Successivamente, fare clic su Messaggi audio nel menu a sinistra. Dalla pagina Messaggi audio, fare clic su Aggiungi un messaggio.

Digitare un Nome e fare clic su Salva.

Dopo aver fatto clic su Salva, il browser reindirizza alla pagina principale Messaggi audio, dove il messaggio appena creato può essere trovato nell'elenco.

Ci sono due modi diversi per creare il messaggio audio. L'utente può registrare il messaggio tramite telefono oppure digitare il messaggio (in testo) e selezionare un parlante generato dal computer per leggere il messaggio.

Registrare un messaggio audio

Per registrare un messaggio audio tramite telefono, fare clic sul pulsante arancione etichettato Registra/Ascolta, situato a destra del messaggio desiderato da registrare nell'elenco, nella pagina Messaggi audio.

Quando si fa clic, appare una finestra pop-up Registra / ascolta un messaggio. Da qui, il messaggio viene quindi registrato tramite una delle estensioni associate all'utente. Nel campo Estensione da utilizzare per la gestione del messaggio, fare clic sul menu a tendina e selezionare l'estensione dove Axivox deve chiamare per registrare il messaggio.

Quindi, fare clic su OK per iniziare la chiamata.

Dopo essersi collegati alla linea di gestione del registratore audio Axivox, un operatore automatico registrato in lingua francese fornisce le seguenti opzioni:

1. Premere 1 per registrare un messaggio.
2. Premere 2 per ascoltare il messaggio corrente.

Premere 1 o 2, a seconda che ci sia già un messaggio presente nel sistema per questo particolare messaggio audio che richiede una revisione, prima di registrarne uno nuovo.

Registrare il nuovo messaggio audio dopo aver premuto 1, quindi premere # per terminare la registrazione.

L'operatore in lingua francese torna in linea presentando nuovamente il primo set di domande:

1. Premere 1 per registrare un messaggio.
2. Premere 2 per ascoltare il messaggio corrente.

Premere # per terminare la chiamata.

Scrivere un messaggio audio

Per digitare il messaggio e selezionare un parlante computerizzato per dire il testo, navigare su Messaggi audio nel menu a sinistra.

Dalla pagina Messaggi audio, selezionare il pulsante blu etichettato Messaggio di testo, accanto al Nome del messaggio audio corrispondente a cui il messaggio deve essere allegato.

Facendo ciò viene visualizzata una finestra pop-up Converti testo in messaggio.

Dalla finestra pop-up Converti testo in messaggio, fare clic sul menu a tendina accanto al campo etichettato Voce e selezionare un'opzione per la lettura del Testo.

Dopo aver effettuato la selezione Voce e dopo aver scritto il messaggio nel campo Testo, fare clic su Genera per elaborare il file audio.

Il testo viene letto nella stessa lingua in cui è scritto nel campo Testo. Se la lingua nel campo Voce differisce, il parlante computerizzato utilizzerà un accento.

Infine, quando questi passaggi sono completi, fare clic su Salva per salvare il messaggio audio.

Per implementare le modifiche, fare clic su Applica modifiche nell'angolo in alto a destra dello schermo.

Musica in attesa

Axivox ha l'opzione di aggiungere musica in attesa personalizzata alla chiamata ogni volta che un chiamante è in attesa che la chiamata venga risposta. Per aggiungere musica in attesa al portale amministrativo Axivox, navigare su manage.axivox.com e accedere.

Quindi, fare clic su Musica in attesa dal menu a sinistra e appare una finestra pop-up Cambia la musica in attesa.

Nella finestra pop-up Cambia la musica in attesa, fare clic sul pulsante Scegli file per selezionare un file MP3 (MPEG Audio Layer 3) o WAV (Waveform Audio File Format) da caricare.

Una volta selezionato il file, la barra di Avanzamento mostra lo stato di caricamento. Quando questa attività è completata, la finestra può essere chiusa facendo clic su Chiudi.

Quando le modifiche desiderate sono complete, fare clic su Applica modifiche nell'angolo in alto a destra dello schermo.