Riconciliazione Bancaria

La riconciliazione bancaria e il processo di validazione delle transazioni bancarie. Molte di queste transazioni vengono abbinate a contropartite relative a documenti aziendali come fatture clienti, fatture fornitori e pagamenti, mentre altre che potrebbero non avere una contropartita corrispondente (come le commissioni bancarie) possono essere registrate manualmente o con i modelli di riconciliazione. La riconciliazione bancaria non e solo obbligatoria per la maggior parte delle aziende, ma offre anche diversi vantaggi, come la riduzione del rischio di errori nei report finanziari, l'individuazione di attivita fraudolente e il miglioramento della gestione del flusso di cassa.

Grazie alle regole di abbinamento predefinite e ai modelli di riconciliazione personalizzabili, Laundry ERP seleziona automaticamente gli elementi corrispondenti quando possibile.

Vista riconciliazione bancaria

Per accedere alla vista Abbinamento Bancario di un giornale, andare alla Dashboard di Contabilita e:

• fare clic sul nome del giornale (ad esempio, Banca) o sul suo pulsante Transazioni per visualizzare tutte le transazioni, comprese quelle gia riconciliate, oppure
• fare clic sul pulsante x da riconciliare per visualizzare solo le transazioni non riconciliate. Per includere le transazioni gia riconciliate, rimuovere il filtro Non Abbinate dalla barra di ricerca.

La vista Abbinamento Bancario e composta da righe per ogni transazione del giornale, con le piu recenti visualizzate per prime. Ogni transazione ha una data, un'etichetta, un partner (se impostato), pulsanti di azione e l'importo della transazione. Ogni riga puo essere espansa per mostrare informazioni e pulsanti aggiuntivi.

Transazioni

Ogni transazione e collegata a una registrazione contabile che addebita/accredita il conto principale del giornale e il suo conto sospeso fino a quando non viene completamente riconciliata. A quel punto, il conto sospeso viene sostituito con il conto della contropartita o, nel caso di abbinamento manuale, con il conto selezionato.

Pulsanti di azione disponibili

Sono disponibili fino a due pulsanti di azione suggeriti come pulsanti principali, ma tutti i pulsanti di azione disponibili vengono visualizzati quando la transazione viene espansa. I seguenti pulsanti di azione sono disponibili a seconda dei dettagli della transazione:

• Imposta Partner: Apre una vista di ricerca per aggiungere un partner alla transazione.
• Imposta Conto: Apre una vista di ricerca per selezionare manualmente un conto su cui registrare l'intero importo della transazione. Se necessario, modificare la riga per cambiare l'importo.
• Crediti: Registra la transazione sul conto crediti del partner.
• Vendite: Apre una vista elenco degli ordini di vendita appartenenti al Partner della transazione (o procede direttamente alla vista del modulo se esiste un solo ordine di vendita pertinente). Selezionare gli ordini di vendita rilevanti e fare clic su Crea Fatture, quindi tornare alla vista Abbinamento Bancario e abbinare le fatture utilizzando il pulsante di azione Riconcilia.
• Debiti: Registra la transazione sul conto debiti del partner.
• Riconcilia: Apre una vista di ricerca degli elementi esistenti provenienti da documenti come fatture clienti, fatture fornitori e pagamenti. Selezionare uno o piu elementi per aggiungere contropartite con i conti corrispondenti di tali elementi.
• Lotti: Apre un breve elenco dei pagamenti in lotto. Per visualizzare tutti i pagamenti in lotto, fare clic su Cerca Altro.... Selezionare un pagamento in lotto per aggiungere una contropartita per ogni pagamento del lotto con il conto corrispondente di ciascun pagamento.
• Modelli di riconciliazione: Ogni modello di riconciliazione manuale applicabile alla transazione viene visualizzato. Fare clic sul pulsante di azione del modello di riconciliazione per generare le contropartite definite nel modello.

Fare clic sul pulsante a freccia verso il basso accanto ai pulsanti di azione disponibili di una riga espansa per visualizzare eventuali pulsanti di azione nascosti per motivi di spazio, nonche i seguenti:

• Carica fatture: Caricare una o piu fatture da digitalizzare. Dopo la digitalizzazione, le fatture sono disponibili per l'abbinamento tramite il pulsante di azione Riconcilia.
• Gestisci Modelli: Apre la vista elenco dei modelli di riconciliazione.
• Apri Registrazione Contabile: Apre la registrazione contabile di questa transazione.
• Elimina Transazione: Elimina questa transazione.

Riconciliare le transazioni

Quando possibile, Laundry ERP riconcilia automaticamente le transazioni in base ai loro campi.

Se nessun partner e impostato sulla transazione, l'Etichetta della transazione viene confrontata con il Numero, il Riferimento Cliente, il Riferimento Fattura e il Riferimento Pagamento delle fatture, bollette e pagamenti esistenti.

Se un partner e impostato sulla transazione, questa viene invece abbinata alle fatture e ai pagamenti del partner in base all'Importo. Le seguenti regole vengono utilizzate in ordine sequenziale per identificare e applicare un abbinamento:

• Corrispondenza esatta
• Corrispondenza con sconto: per termini di pagamento con sconti per pagamenti anticipati
• Corrispondenza con tolleranza: entro il 3% per tenere conto di commissioni del commerciante, differenze di arrotondamento ed errori dell'utente
• Corrispondenza valutaria: quando la transazione e in una valuta diversa dalla fattura o dal pagamento (con una tolleranza del 3% per differenze di cambio)
• Importo nell'etichetta: se l'Importo della fattura si trova nell'Etichetta della transazione

Oltre a utilizzare queste regole di abbinamento fisse, le transazioni possono essere abbinate automaticamente con l'uso dei modelli di riconciliazione. In alternativa, riconciliare manualmente le transazioni seguendo questi passaggi:

1. Espandere la riga desiderata tra le transazioni bancarie non abbinate per visualizzare tutti i pulsanti di azione disponibili.
2. Definire la contropartita. Esistono diverse opzioni per definire una contropartita, tra cui l'abbinamento con elementi esistenti, l'impostazione manuale del conto, l'abbinamento con pagamenti in lotto e l'uso dei pulsanti dei modelli di riconciliazione.
3. Se la registrazione risultante non e completamente bilanciata, aggiungere un'altra contropartita esistente o registrarla impostando il conto dell'importo rimanente.

Elementi esistenti

Per riconciliare le transazioni con elementi esistenti relativi a documenti come fatture clienti, fatture fornitori e pagamenti, fare clic sul pulsante di azione Riconcilia, selezionare gli elementi contabili corrispondenti nell'elenco e fare clic su Seleziona.

Se l'importo di una transazione e inferiore alla fattura con cui viene riconciliata, la transazione viene completamente riconciliata, ma la differenza rimane aperta sulla contropartita. L'importo rimanente puo essere lasciato aperto per essere riconciliato in seguito oppure la fattura puo essere contrassegnata come completamente pagata. Per contrassegnare la fattura come completamente pagata, modificare la riga, fare clic su completamente pagata e Salva. Per annullare questa operazione, modificare nuovamente la riga, fare clic su pagamento parziale e Salva.

Se l'importo di una transazione e superiore alla fattura con cui viene riconciliata, la transazione viene riconciliata solo parzialmente. Il saldo rimanente puo essere riconciliato come qualsiasi altro importo di transazione.

Imposta conto

Se nessun elemento esistente corrisponde alla transazione selezionata, e comunque possibile registrare manualmente la transazione: fare clic su Imposta Conto, quindi scegliere il conto appropriato. Per registrare solo una parte della transazione, modificare la riga per riflettere il valore corretto e riconciliare l'importo rimanente come desiderato.

Modelli di riconciliazione

Utilizzare i modelli di riconciliazione per creare regole personalizzate che possono essere applicate automaticamente o manualmente tramite pulsanti personalizzati per operazioni ripetute frequentemente. Questi pulsanti personalizzati consentono di riconciliare rapidamente le transazioni bancarie manualmente e possono essere combinati con altri modelli di riconciliazione e con contropartite durante la riconciliazione delle transazioni.

Modifica righe e annullamento riconciliazione

Per modificare una contropartita, espandere la riga, fare clic sull'icona di modifica (matita) e modificare i campi necessari nella finestra Modifica Riga.

Se una transazione e parzialmente abbinata con una contropartita, utilizzare il collegamento per contrassegnare la fattura come completamente pagata o per tornare a un pagamento parziale.

Per annullare la riconciliazione di una transazione, eliminare tutte le contropartite associate alla transazione facendo clic sull'icona del cestino.

Compensazione (Netting)

La compensazione (nota anche come offsetting AP/AR) e il processo di bilanciamento dei debiti in entrata e dei debiti in uscita verso lo stesso partner. La riconciliazione dei debiti in entrata e in uscita crea una nuova registrazione contabile che bilancia i debiti. Esistono due scenari principali:

• Una transazione bancaria bilancia (totalmente o parzialmente) i debiti in entrata e in uscita.
• Nessuna transazione bancaria bilancia i debiti in entrata e in uscita. Questa situazione puo verificarsi quando i debiti si bilanciano completamente tra loro o quando i debiti rimangono sbilanciati.

Compensazione con transazioni bancarie

Quando una transazione bancaria bilancia (totalmente o parzialmente) i debiti in entrata e in uscita, riconciliare la transazione bancaria dalla vista Abbinamento Bancario come qualsiasi altro elemento esistente:

1. Fare clic su Riconcilia sulla transazione.
2. Selezionare tutte le contropartite rilevanti sia sul lato debiti che sul lato crediti.
3. Fare clic su Seleziona.
4. Se rimane un saldo, a seconda dei dettagli, sono possibili le seguenti situazioni:
   • Una fattura o un altro elemento non e completamente riconciliato e il saldo rimanente puo essere riconciliato con altre transazioni bancarie.
   • La transazione bancaria stessa non e completamente riconciliata e il saldo rimanente puo essere riconciliato come in qualsiasi altra situazione.

Compensazione senza transazioni bancarie

Quando nessuna transazione bancaria bilancia i debiti in entrata e in uscita, non c'e nulla da riconciliare dalla vista Abbinamento Bancario. Tuttavia, l'importo del debito e visibile sia nel conto crediti che nel conto debiti. Per bilanciare questi debiti in modo che non appaiano piu nel libro mastro del partner, seguire questi passaggi:

1. Andare su Contabilita > Contabilita > Riconcilia.
2. Selezionare gli elementi contabili che addebitano o accreditano il conto crediti e il conto debiti e che rappresentano i debiti da compensare.
3. Fare clic su Riconcilia.
4. Se i debiti non si bilanciano perfettamente, appare una finestra popup Registrazione di Storno che consente di decidere come risolvere il saldo rimanente:
   • Selezionare Consenti parziali per riconciliare solo parzialmente il conto crediti e il conto debiti e lasciare il saldo rimanente aperto.
   • Utilizzare un pulsante del modello di riconciliazione per registrare il saldo.
   • Scegliere manualmente un Conto e, opzionalmente, modificare i campi Imposta, Giornale, Etichetta, Data e Da Verificare.

Gli elementi vengono quindi abbinati e il loro saldo viene rimosso dal libro mastro del partner, indicando che non e dovuto alcun pagamento per questi debiti.