Aggiunta Veicoli

L'applicazione Flotta di Laundry ERP gestisce tutti i veicoli aziendali e la documentazione associata, inclusa la manutenzione e i registri dei conducenti.

All'apertura dell'applicazione Flotta, tutti i veicoli sono organizzati nella dashboard Veicoli, che rappresenta la vista predefinita. Ogni veicolo viene visualizzato nella corrispondente colonna Kanban, in base al suo stato. Le fasi predefinite sono Nuova Richiesta, Da Ordinare, Registrato e Declassato.

Impostazioni

Prima di registrare qualsiasi veicolo, e opportuno verificare due impostazioni della Flotta che influenzano direttamente le operazioni quotidiane e i benefit per i dipendenti:

• Avviso Scadenza Contratto: invia un'email al Responsabile del contratto un determinato numero di giorni prima della scadenza dell'accordo sul veicolo, in modo da non perdere rinnovi o restituzioni.
• Richiesta Nuovo Veicolo: impedisce ai dipendenti di richiedere una nuova auto aziendale tramite il configuratore retributivo, quando i veicoli disponibili superano il limite definito, contribuendo al controllo dei costi dei benefit.

Per accedere al menu impostazioni, vai su Flotta > Configurazione > Impostazioni.

Avviso Scadenza Contratto

Il campo Avviso Scadenza Contratto indica quanti giorni prima della fine di un contratto veicolo deve essere inviato un avviso. I responsabili designati ricevono un'email che li informa che il contratto di un veicolo sta per scadere entro il numero di giorni definito in questo campo.

Parti Responsabili

Per determinare la persona responsabile di un contratto, apri il singolo contratto. La persona indicata come Responsabile nella sezione Informazioni Contratto riceve l'avviso.

Per aprire un contratto dall'elenco di tutti i contratti, vai su Flotta > Flotta > Contratti: tutti i contratti appaiono nell'elenco. Clicca su un Contratto per aprirlo. Nella sezione Informazioni del contratto, cerca la voce Responsabile per vedere chi riceve gli avvisi di scadenza.

Un singolo contratto puo anche essere aperto da un veicolo specifico navigando su Flotta > Flotta > Flotta e cliccando su un veicolo. Nel modulo del veicolo, clicca il pulsante smart Contratti nella parte superiore della pagina. Appaiono solo i contratti associati a quel veicolo. Clicca su un singolo contratto per aprirlo. La persona Responsabile e indicata nel contratto.

Richiesta Nuovo Veicolo

Inserisci la dimensione massima della flotta raggiungibile tramite il flusso del configuratore retributivo. Quando il numero totale di veicoli disponibili (veicoli senza conducente assegnato) e uguale o inferiore a questo limite, i dipendenti possono richiedere una nuova auto aziendale. Una volta che i veicoli disponibili superano il limite, l'opzione di richiesta viene nascosta.

Aggiungere un Veicolo

Per aggiungere un nuovo veicolo alla flotta dalla dashboard Veicoli, clicca il pulsante Nuovo nell'angolo in alto a sinistra: viene caricato un modulo veicolo vuoto. Procedi quindi a inserire le informazioni del veicolo nel modulo.

Campi del Modulo Veicolo

• Modello: utilizzando il menu a tendina, seleziona il modello del veicolo. Una volta selezionato un modello, possono apparire campi aggiuntivi nel modulo. Se il modello non e presente nell'elenco, digita il nome del modello e clicca Crea "modello" oppure Crea e modifica... per creare un nuovo modello e modificarne i dettagli.
• Targa: inserisci il numero di targa del veicolo.
• Tag: seleziona eventuali tag dal menu a tendina, oppure digita un nuovo tag. Non c'e limite al numero di tag selezionabili.

Conducente

Questa sezione del modulo veicolo riguarda la persona che attualmente guida il veicolo, nonche eventuali piani per un cambio di conducente in futuro.

• Conducente: utilizzando il menu a tendina, seleziona il conducente del veicolo. Se il conducente non e presente nell'elenco, crea il nuovo conducente e modificane i dettagli.
  Un conducente non deve essere necessariamente un dipendente. Quando si crea un nuovo conducente, questo viene aggiunto all'applicazione Flotta e all'applicazione Contatti (se installata), non nell'applicazione Dipendenti.
• Carta Mobilita: se il conducente selezionato ha una carta mobilita (ad esempio una carta carburante) registrata nel suo record dipendente nell'applicazione Dipendenti, il numero della carta mobilita appare automaticamente in questo campo. Se non e presente alcuna carta mobilita e ne deve essere aggiunta una, modifica il record dipendente nell'applicazione Dipendenti.
• Futuro Conducente: se il prossimo conducente del veicolo e noto, selezionalo dal menu a tendina. Oppure, digita il nome del prossimo conducente e clicca Crea "futuro conducente" oppure Crea e modifica... per creare un nuovo futuro conducente.
  Se questo campo e compilato, appare un pulsante Applica Nuovo Conducente nel modulo veicolo. Clicca il pulsante Applica Nuovo Conducente per aggiornare le informazioni del conducente.
• Data Assegnazione: utilizzando il selettore calendario, seleziona la data in cui il veicolo sara disponibile per un altro conducente. Se questo campo viene lasciato vuoto, indica che il veicolo e attualmente disponibile e puo essere assegnato a un altro conducente. Se e compilato, il veicolo non e disponibile per un altro conducente fino alla data selezionata.
• Azienda: seleziona l'azienda dal menu a tendina. Questo campo appare solo in un database multi-azienda.

Creare un Nuovo Conducente

Se un conducente non e gia presente nel sistema, deve essere prima configurato e aggiunto al database. Un nuovo conducente puo essere aggiunto dai campi Conducente o Futuro Conducente del modulo veicolo.

Per prima cosa, digita il nome del nuovo conducente nel campo Conducente o Futuro Conducente, poi clicca Crea e modifica.... Appare un modulo Crea Conducente o Crea Futuro Conducente, a seconda del campo che ha avviato il modulo.

Entrambi i moduli Crea Conducente e Crea Futuro Conducente sono identici e vengono salvati nell'applicazione Contatti. Configura il nuovo contatto, poi clicca Salva.

Veicolo

Questa sezione acquisisce i dettagli fisici principali di un veicolo. La selezione di un Modello esistente puo compilare automaticamente alcuni campi.

Compila i seguenti campi nel modulo:

• Categoria: utilizzando il menu a tendina, seleziona la categoria del veicolo tra le opzioni disponibili.
• Data Ordine: utilizzando il selettore calendario, seleziona la data in cui il veicolo e stato ordinato. Tenere traccia della durata di permanenza dei veicoli nella flotta puo essere utile per decidere su riparazioni costose o quando dismettere un veicolo.
• Data Immatricolazione: utilizzando il selettore calendario, seleziona la data in cui il veicolo e stato immatricolato. Molte giurisdizioni richiedono un'immatricolazione regolare, quindi tenere traccia delle date di immatricolazione e importante.
• Data Cancellazione: utilizzando il selettore calendario, seleziona la data di scadenza del leasing del veicolo, o la data in cui il veicolo non fa piu parte della flotta (ad es. venduto, targhe restituite).
• Numero di Telaio: inserisci il numero di telaio nel campo. Questo e noto anche come numero VIN (Vehicle Identification Number). Ogni veicolo ha un numero univoco, quindi in caso di furto o incidente, il veicolo puo essere identificato con questo numero.
• Ultimo Contachilometri: inserisci l'ultima lettura nota del contachilometri nel campo numerico. Utilizzando il menu a tendina accanto al campo numerico, seleziona se la lettura e in chilometri (km) o miglia (mi). Tenere traccia del chilometraggio di un veicolo e fondamentale per determinarne il valore sia ai fini fiscali che per la rivendita.
• Responsabile Flotta: seleziona il responsabile della flotta dal menu a tendina, oppure digita un nuovo responsabile e clicca Crea o Crea e modifica....
• Posizione: digita la posizione specifica in cui il veicolo si trova abitualmente. L'inserimento deve indicare chiaramente dove il veicolo puo essere trovato, ad esempio Garage Principale o Parcheggio Stabilimento 2. Questa informazione e fondamentale per le aziende con piu sedi dove i veicoli sono custoditi.
• Rendi Veicolo Disponibile: seleziona la casella se il veicolo puo essere scelto quando un dipendente compila il configuratore retributivo.

Scheda Informazioni Fiscali

A seconda delle impostazioni di localizzazione del database e delle applicazioni aggiuntive installate, possono essere presenti altri campi nel modulo.

Le sezioni seguenti sono predefinite e appaiono per tutti i veicoli, indipendentemente dalle altre applicazioni installate o dalle impostazioni di localizzazione.

Fiscalita

• Tassazione Cavalli Fiscali: inserisci l'importo tassato in base alla potenza del motore del veicolo. Questo valore e determinato dalle tasse e normative locali e varia a seconda della giurisdizione. Si raccomanda di verificare con il reparto contabilita per assicurarsi che il valore sia corretto.
• Percentuali di Deducibilita: configura le date e le percentuali dei costi relativi al veicolo (carburante, manutenzione, ammortamento, ecc.) deducibili dal reddito imponibile dell'azienda. Il campo Data Inizio indica quando inizia la deduzione, e il campo Deducibilita (%) indica la percentuale da dedurre.

Contratto

• Data Primo Contratto: seleziona la data di inizio del primo contratto del veicolo utilizzando il selettore calendario. Tipicamente e il giorno in cui il veicolo viene acquistato o preso in leasing.
• Valore di Catalogo (IVA Incl.): inserisci il prezzo di listino del veicolo al momento dell'acquisto o del leasing.
• Valore di Acquisto: inserisci il prezzo di acquisto o il valore originale del leasing per il veicolo.
• Valore Residuo: inserisci il valore attuale del veicolo.

Scheda Modello

Se il modello del nuovo veicolo e gia configurato nel database, le sezioni Modello e Motore vengono popolate con le informazioni corrispondenti. Se il modello non e gia nel database e la scheda Modello necessita di configurazione, configura il nuovo modello di veicolo.

Verifica le informazioni nella scheda Modello per assicurarti che siano accurate. Ad esempio, il colore del veicolo o la presenza di un gancio traino sono informazioni comuni che potrebbero necessitare di aggiornamento.

Scheda Note

Inserisci eventuali note per il veicolo in questa sezione.