Incidenti

Nella gestione di una flotta, gli incidenti sono inevitabili. Tracciare gli incidenti e fondamentale per comprendere i costi di manutenzione dei veicoli e identificare i conducenti piu sicuri.

L'applicazione Flotta di Laundry ERP offre diversi modi per tracciare gli incidenti. Di seguito sono riportate le istruzioni passo-passo per un possibile metodo di monitoraggio degli incidenti e dei costi di riparazione.

Struttura

Per questo caso d'uso, vai su Flotta > Flotta > Interventi. Nel modulo di intervento, vengono creati due tipi di intervento: Incidente - Colpa del Conducente e Incidente - Senza Colpa.

Questa configurazione registra le riparazioni associate agli incidenti e le organizza per responsabilita.

Quando si verifica un incidente, viene creato un record di intervento. Le riparazioni specifiche necessarie per l'incidente vengono registrate nella Descrizione del record di intervento, e i dettagli sull'incidente vengono registrati nella sezione Note.

Con questa struttura organizzativa, e possibile visualizzare tutti gli incidenti organizzati per responsabilita, veicolo, conducente o costo.

Registrare Incidenti e Riparazioni

Per registrare un incidente e avviare il processo di riparazione, il primo passo e creare un record di intervento che dettagli le riparazioni specifiche necessarie.

Vai su Flotta > Flotta > Interventi per visualizzare la dashboard principale Interventi. Clicca Nuovo nell'angolo in alto a sinistra: viene caricato un modulo di intervento vuoto.

Inserisci le seguenti informazioni nel modulo:

• Descrizione: inserisci la descrizione delle riparazioni necessarie per ripristinare completamente il veicolo, come Carrozzeria, Sostituzione Parabrezza o Sostituzione Paraurti, Pneumatici e Finestrini.
• Tipo di Intervento: per questo esempio, seleziona Incidente - Colpa del Conducente oppure Incidente - Senza Colpa, a seconda della situazione.
  Quando si inserisce uno di questi due Tipi di Intervento per la prima volta, digita il nuovo tipo di intervento, poi clicca Crea (nuovo tipo di intervento). Appare una finestra popup Crea Tipo di Intervento, con il nuovo tipo che popola il campo Nome. Nel campo Categoria, seleziona Servizio dal menu a tendina, poi clicca il pulsante Salva e Chiudi.
  Una volta aggiunto un tipo di intervento per incidente al database, sara disponibile per la selezione dal menu a tendina nel campo Tipo di Intervento.
• Data: utilizzando il selettore calendario, seleziona la data in cui si e verificato l'incidente.
• Costo: lascia questo campo vuoto, poiche il costo della riparazione non e ancora noto.
• Fornitore: seleziona il fornitore che eseguira le riparazioni utilizzando il menu a tendina. Se il fornitore non e ancora stato inserito nel sistema, digita il nome del fornitore e clicca Crea per aggiungerlo, oppure Crea e modifica... per aggiungere e configurare il fornitore.
• Veicolo: seleziona il veicolo coinvolto nell'incidente dal menu a tendina. Quando il veicolo viene selezionato, il campo Conducente viene compilato automaticamente e l'unita di misura del campo Valore Contachilometri appare.
• Conducente: il conducente attuale del veicolo selezionato viene compilato automaticamente. Se un conducente diverso era alla guida al momento dell'incidente, seleziona il conducente corretto dal menu a tendina.
• Valore Contachilometri: inserisci la lettura del contachilometri al momento dell'incidente. Le unita di misura sono in chilometri (km) o miglia (mi), a seconda della configurazione del veicolo selezionato.
• NOTE: inserisci i dettagli specifici dell'incidente nella parte inferiore del modulo di intervento, come Tamponamento a un incrocio da fermo oppure Urto in manovra nel parcheggio del cliente.

Laundry ERP consente di allegare documentazione importante, come preventivi di riparazione e rapporti della polizia, al record di intervento. Per farlo, clicca l'icona graffetta nel chatter del modulo: appare una finestra di esplorazione file. Naviga al file desiderato e clicca Apri per caricarlo.

Fasi dell'Intervento

Nell'applicazione Flotta di Laundry ERP, esistono quattro fasi predefinite per gli interventi:

Durante il processo di riparazione, modifica lo stato dell'intervento per riflettere la condizione attuale del veicolo in uno dei due modi seguenti: dal singolo record di intervento o dalla vista Kanban.

Modifica dal Record di Intervento

Apri la dashboard principale Interventi navigando su Flotta > Flotta > Interventi. Poi clicca sul singolo record di intervento per aprire il modulo dettagliato. Clicca sulla fase desiderata nell'angolo in alto a destra, sopra il modulo, per cambiare lo stato.

Modifica dalla Vista Kanban

Apri la dashboard principale Interventi navigando su Flotta > Flotta > Interventi. Clicca l'icona Kanban in alto a destra dello schermo, che organizza tutte le riparazioni per veicolo.

Successivamente, rimuovi il filtro predefinito Tipo di Intervento dalla barra di ricerca. Tutti gli interventi appaiono in una vista Kanban, organizzati per il rispettivo Stato.

Trascina e rilascia il record di intervento nella fase desiderata.

Reportistica Incidenti

Uno dei motivi principali per tracciare gli incidenti con il metodo descritto in questo documento e la possibilita di visualizzare il costo totale degli incidenti, determinare i conducenti piu sicuri e calcolare il costo totale effettivo per specifici veicoli.

La dashboard principale Interventi visualizza tutte le informazioni sugli incidenti, mentre la dashboard Reportistica mostra il costo totale per veicoli specifici.

Dashboard Interventi

Vai su Flotta > Flotta > Interventi per visualizzare la dashboard Interventi. Tutti i record di intervento sono visualizzati in una vista Elenco, raggruppati alfabeticamente per Tipo di Intervento.

I due tipi di intervento creati per il tracciamento degli incidenti appaiono nell'elenco: Incidente - Colpa del Conducente e Incidente - Senza Colpa.

Ogni raggruppamento mostra il numero di record all'interno di ciascun tipo ed elenca i singoli record sotto ogni titolo di raggruppamento.

Dashboard Reportistica

Vai su Flotta > Reportistica > Costi per visualizzare il report Analisi Costi. Questo report mostra un grafico a barre di tutti i costi di Contratti e Interventi per l'anno corrente, organizzati per mese, come impostazione predefinita. La Somma, rappresentata da una linea tratteggiata grigia, e il totale combinato dei costi di Contratti e Interventi.

Per visualizzare il costo totale per veicolo, clicca l'icona a tendina a destra della barra di ricerca per rivelare un menu a tendina. Clicca Veicolo nella colonna Raggruppa Per: i dati vengono organizzati per veicolo.

Questo mostra il costo reale per ogni veicolo, includendo sia il costo del contratto (come il costo mensile del leasing) che tutti i costi di intervento, inclusi tutti gli incidenti. Passa il mouse su una colonna per visualizzare una finestra popup con i dati, che mostra il nome del veicolo e il costo totale.

Per visualizzare i dettagli dei costi individuali sia per i costi contrattuali che per le riparazioni, clicca l'icona Tabella Pivot nell'angolo in alto a destra della dashboard Analisi Costi. Questo mostra ogni veicolo su una riga separata e visualizza il costo del Contratto, il costo dell'Intervento e il costo Totale.

Gestire le Riparazioni da Incidente

Per le aziende con molti dipendenti che gestiscono una flotta di grandi dimensioni, visualizzare solo i record di intervento nelle fasi Nuovo e In Corso puo far risparmiare tempo, se nella dashboard Interventi e presente un gran numero di record.

Vai su Flotta > Flotta > Interventi, dove tutte le richieste di intervento sono organizzate per Tipo di Intervento. Poi clicca l'icona a tendina a destra della barra di ricerca per rivelare un menu a tendina. Clicca Aggiungi Filtro Personalizzato nella colonna Filtri: appare una finestra popup Aggiungi Filtro Personalizzato.

Devono essere configurati tre campi a tendina nella finestra popup.

Questa modifica presenta solo gli interventi nelle fasi Nuovo e In Corso. Questo e un report utile per un'azienda che gestisce un numero elevato di riparazioni in qualsiasi momento.

Per far apparire questo report come predefinito all'apertura della dashboard Interventi, clicca l'icona a tendina a destra della barra di ricerca. Poi clicca Salva ricerca corrente sotto la colonna Preferiti, che rivela un'altra colonna sotto. Spunta la casella accanto a Filtro Predefinito, poi clicca Salva. Questa dashboard Interventi personalizzata apparira come predefinita ogni volta che si accede alla dashboard.