Produttività
Documenti
Archivia, visualizza e gestisci i file all'interno di Laundry ERP con l'app Documenti.
Documenti
Laundry ERP Documenti consente di archiviare, visualizzare e gestire i file all'interno di Laundry ERP.
Le cartelle e i documenti sono organizzati in sezioni accessibili dall'albero a sinistra. Le seguenti sezioni sono disponibili:
- Tutti: mostra tutte le cartelle e i file a cui l'utente ha accesso.
- Azienda: contiene cartelle e file condivisi in tutta l'azienda. L'accesso e determinato dai diritti di accesso definiti per la cartella e il file.
- Il mio Drive: lo spazio di lavoro personale dell'utente per organizzare e accedere a file e cartelle di sua proprieta o da lui caricati.
- Condivisi con me: include file che sono stati condivisi con l'utente ma che non fanno parte di alcuna cartella principale a cui ha accesso.
- Recenti: mostra i file modificati di recente a cui l'utente ha il permesso di visualizzare o modificare.
- Cestino: contiene i file e le cartelle eliminati.
Clicca su una sezione nell'albero per visualizzarne il contenuto. Seleziona una cartella per aprirla, gestirla e accedere ai suoi file.
Clicca su un file per aprirlo e eseguire le azioni disponibili. Per chiudere il file, premi Esc o clicca l'icona di chiusura. Puoi anche trascinare un file o una cartella per spostarla in un'altra cartella o sezione.
- Usa la barra di ricerca per trovare rapidamente elementi specifici.
- Il chatter tiene traccia delle modifiche a cartelle e file e consente la comunicazione con utenti interni e contatti esterni. Apri il pannello Dettagli per accedervi. ::
Configurazione
Ritardo di eliminazione
Per impostazione predefinita, gli elementi spostati nel cestino rimangono li per 30 giorni prima di essere eliminati definitivamente. Per modificare questo ritardo, vai su Documenti > Configurazione > Impostazioni e modifica il campo Ritardo di eliminazione (giorni).Centralizzazione file
La centralizzazione dei file consente di organizzare automaticamente tutti i file associati a un'app specifica in cartelle dedicate. E abilitata per impostazione predefinita per ogni app al momento dell'installazione. Per disabilitare la centralizzazione dei file, modificare la cartella predefinita o configurare i tag da aggiungere ai file specifici dell'app, vai su Documenti > Configurazione > Impostazioni e modifica le impostazioni nella sezione Centralizzazione File.- La centralizzazione dei file non puo essere disabilitata per i documenti di Contabilita. Una sotto-cartella viene creata automaticamente per ogni tipo di giornale (ad es. Vendite, Acquisti, Banca, ecc.) e il nome del giornale viene aggiunto come tag su ogni documento. Clicca Giornali per modificare l'elenco dei giornali da sincronizzare e definire le cartelle e i tag corrispondenti.
- Per i file delle Risorse Umane, una sotto-cartella viene creata automaticamente per ogni dipendente e tag specifici vengono aggiunti ai file in base al tipo di documento (ad es. Contratti, Buste paga, ecc.). Puoi anche creare ulteriori Sotto-cartelle dipendente automaticamente inserendo i nomi delle cartelle desiderate, separati da virgole. ::
- La modifica della cartella o dei tag influisce solo sui nuovi file; i file esistenti rimangono invariati.
- Quando la centralizzazione dei file e abilitata per un'app, l'eliminazione di un record in quell'app sposta i suoi allegati nel cestino dell'app Documenti. ::
Cartelle
Puoi organizzare i file in cartelle disponibili nelle sezioni Azienda o Il mio Drive.Per creare una cartella, seleziona la sezione desiderata nell'albero, clicca Nuovo e seleziona Cartella. Nella finestra popup, inserisci il Nome della cartella e clicca Salva. Per creare una sotto-cartella, seleziona prima la cartella principale, quindi segui gli stessi passaggi.Alcune cartelle e sotto-cartelle vengono create automaticamente in base alle impostazioni di centralizzazione dei file.
- Scarica: Scarica la cartella come file .zip, inclusi i suoi file e sotto-cartelle.
- Rinomina: Modifica il nome della cartella.
- Condividi: Condividi la cartella e gestisci i suoi diritti di accesso.
- Aggiungi stella: Segna una cartella come preferita per un accesso piu rapido. Questa impostazione e specifica dell'utente e non influisce sugli spazi di lavoro degli altri utenti. Puoi poi usare il filtro Preferiti per navigare rapidamente alle cartelle preferite.
- Info e Tag: Visualizza i dettagli e il chatter della cartella.
- Sposta nel cestino: Sposta la cartella e il suo contenuto nel cestino.
- Azioni sulla selezione: Definisci le azioni server disponibili (come pulsanti) per i file nella cartella. Clicca un'azione per aggiungerla o rimuoverla. Clicca Aggiungi Azione Personalizzata per crearne una nuova.
- Automazioni: Crea regole di automazione.
La configurazione delle regole di automazione richiede l'attivazione di Studio, che potrebbe influire sul piano tariffario.
Passa alla vista elenco per:
- gestire piu cartelle contemporaneamente.
- Esportare o Inserire in foglio di calcolo una o piu cartelle.
- eseguire rapidamente azioni come Condividi, Scarica, Rinomina, ecc. Passa il mouse su una riga della cartella e clicca l'icona corrispondente alla fine della riga per eseguire l'azione desiderata. ::
File
Per caricare un file, seleziona la cartella desiderata nell'albero, clicca Nuovo e seleziona Carica.- Su database Laundry ERP Online, ogni file caricato non deve superare i 64MB.
- Puoi anche trascinare un file dal tuo computer nella cartella desiderata all'interno dell'app Documenti. ::
Link URL
Per aggiungere un collegamento a un URL (ad es. un video) e renderlo accessibile da una cartella, clicca Nuovo e seleziona Link. Inserisci l'URL, aggiungi un Nome e seleziona la Cartella appropriata.Fogli di calcolo
Per creare un foglio di calcolo, clicca Nuovo e seleziona Foglio di calcolo.Gestione dei file
Diversi pulsanti sono disponibili nella barra superiore quando si apre un file:- il menu Azioni, che include le opzioni descritte di seguito
- Condividi: per condividere il file e gestire i suoi diritti di accesso
- Scarica
- eventuali pulsanti definiti per la cartella
- Duplica: Crea una copia del file. Nella finestra popup, seleziona o crea la cartella di destinazione, quindi clicca Duplica in nome della cartella di destinazione.
- Sposta nel Cestino: Sposta il file nel cestino.
- Rinomina
- Info e tag: Visualizza i dettagli e il chatter del file.
- Sposta: Sposta il file in un'altra cartella. Nella finestra popup, seleziona o crea la cartella di destinazione, quindi clicca Sposta in nome della cartella di destinazione.
- Crea collegamento: Un collegamento e un puntatore a un file, che consente l'accesso da piu cartelle senza duplicare il file. Nella finestra popup, seleziona o crea la cartella di destinazione, quindi clicca Crea un collegamento in nome della cartella di destinazione.
- Gestisci versioni: Visualizza tutte le versioni del file in ordine di caricamento, scarica una versione specifica o caricane una nuova se necessario.
- Blocca: Proteggi il file da qualsiasi modifica.
- Copia link: Copia l'URL del file per la condivisione. L'accesso e controllato in base ai diritti di accesso del file.
- Dividi PDF: Dividi un file PDF.
- Puoi utilizzare alias email specifici per cartella per salvare automaticamente i file inviati all'alias nella cartella corrispondente.
- Passa alla vista elenco per:
- gestire piu file contemporaneamente.
- Esportare o Inserire in foglio di calcolo uno o piu file.
- eseguire rapidamente azioni come Condividi, Scarica, Rinomina, ecc. Passa il mouse su una riga del file e clicca l'icona corrispondente alla fine della riga per eseguire l'azione desiderata. ::
Divisione e unione di PDF
Per dividere un PDF in singole pagine o gruppi di pagine, apri il PDF, clicca il pulsante Azioni e seleziona Dividi PDF. Clicca l'icona delle forbici tra le pagine per rimuovere una divisione se necessario, quindi clicca Dividi per confermare.Per unire file PDF, segui questi passaggi:- Naviga alla cartella contenente i file che vuoi unire.
- Tieni premuto Ctrl e clicca sui file desiderati.
- Clicca il pulsante Azioni e seleziona Unisci PDF.
- Se necessario, clicca Aggiungi file per sfogliare e selezionare un file PDF dal tuo computer.
- Clicca l'icona delle forbici tra i file.
- Clicca Dividi per unirli.
I PDF originali vengono sostituiti dalla versione unita.
- Premi Shift + S per aggiungere o rimuovere tutte le divisioni tra le pagine.
- Per eliminare una pagina specifica, selezionala e clicca Elimina. ::
Richiesta di file
Richiedi file agli utenti come promemoria per caricare file specifici. Per farlo, segui questi passaggi:- Clicca Nuovo e seleziona Richiesta.
- Inserisci un Nome documento e seleziona la persona a cui stai richiedendo il file nel campo Richiesta a.
- Se necessario, imposta una Scadenza tra, modifica la Cartella dove il file deve essere aggiunto, aggiungi Tag e scrivi un Messaggio.
- Clicca Richiesta.
Puoi anche richiedere un documento dall'elenco delle attivita pianificate.
Per visualizzare l'elenco di tutti i file richiesti, passa alla vista Attivita dell'app Documenti e vai alla colonna Documento Richiesto. Clicca la data di un file richiesto per visualizzarne i dettagli. Puoi quindi:- Caricare un file usando il pulsante di caricamento;
- Modificare l'attivita usando il pulsante di modifica;
- Annullare l'attivita usando il pulsante di annullamento;
- Inviare un'email di promemoria. Clicca Anteprima per visualizzare il contenuto dell'email di promemoria se necessario, poi Invia ora.
Pannello dettagli
Per visualizzare le informazioni e i tag di una cartella o di un file, seleziona la cartella o il file, quindi clicca l'icona Azioni (per le cartelle) o il pulsante Azioni (per i file) e seleziona Info e Tag.In alternativa, per le cartelle, puoi anche cliccare il pulsante Info e Tag nell'angolo in alto a destra accanto alle icone di visualizzazione.
Il pannello dettagli consente le seguenti operazioni:- Cambiare la cartella del file o il nome della cartella.
- Visualizzare la dimensione del file o della cartella e il conteggio degli elementi della cartella.
- Cambiare il proprietario e il contatto del file o della cartella. Per impostazione predefinita, la persona che crea un file o una cartella viene impostata come proprietario e le vengono concessi pieni diritti di accesso. Per cambiarlo, seleziona l'utente richiesto dall'elenco a discesa. Il contatto e una persona che ha solo diritti di accesso Visualizzatore al file o alla cartella, ad es. un fornitore esistente nel database.
- Accedere al chatter.
Per visualizzare un file dal proprio profilo utente, un utente deve essere impostato come contatto e avere almeno l'accesso Visualizzatore.
Alias email
Puoi utilizzare un alias email per salvare automaticamente i file inviati all'alias in una cartella specifica. Per configurare un alias email per una cartella, segui questi passaggi:- Assicurati che un dominio alias personalizzato sia configurato nelle Impostazioni Generali.
- Seleziona la cartella dove i file devono essere salvati.
- Clicca Info e Tag nell'angolo in alto a destra accanto alle icone di visualizzazione.
- Nel pannello dettagli, inserisci l'alias email desiderato.
- Facoltativamente, specifica un Tipo di attivita e un assegnatario per creare un'attivita quando un file viene ricevuto tramite l'alias.
- Facoltativamente, seleziona i Tag da applicare automaticamente ai file creati tramite l'alias.
Le email inviate all'alias senza allegati vengono convertite in file, utilizzando l'oggetto dell'email come nome del file.
Tag
I tag aiutano a organizzare e categorizzare i file, rendendo piu facile la ricerca e il filtraggio. Per configurare i tag per i file, vai su Documenti > Configurazione > Tag. Clicca Nuovo per creare un nuovo tag. Inserisci il Nome del Tag, seleziona un Colore e facoltativamente aggiungi un Suggerimento che appare quando si passa il mouse sul tag.Per aggiungere tag a un file, apri il file, clicca Azioni, seleziona Info e Tag e poi, nel pannello dettagli, seleziona un tag dal menu a discesa Tag (identificabile dal suo segnaposto Aggiungi tag).I tag alias possono anche essere usati per applicare automaticamente tag ai file creati tramite l'alias.
Record collegati
Per collegare il file a un record specifico, seleziona il modello appropriato dal menu a discesa Collegato a (identificabile dal suo segnaposto Nessun modello collegato), quindi seleziona il record desiderato.Se la centralizzazione dei file e abilitata per un'app specifica, l'aggiunta di un file all'app Documenti tramite il caricamento di un allegato aggiunge automaticamente il record corrispondente nel campo Collegato a del file.
Condivisione e diritti di accesso
Puoi condividere cartelle e file e modificare i loro diritti di accesso solo se disponi dei diritti di modifica.
I diritti di accesso possono essere impostati su:- Cartelle: Seleziona la cartella, clicca l'icona dell'ingranaggio e seleziona Condividi.
- File: Apri il file e clicca Condividi nella barra superiore.
Passa alla vista elenco per condividere o gestire i diritti di accesso di piu file o cartelle contemporaneamente.
Per concedere l'accesso a utenti o contatti specifici, segui questi passaggi:- Nel campo Invita persone, seleziona gli utenti o i contatti a cui vuoi concedere l'accesso dal menu a discesa o inserisci il loro indirizzo email.
L'Accesso tramite link deve essere abilitato prima di concedere l'accesso a contatti esterni.
- Imposta il campo Ruolo su Visualizzatore o Editor.
- Se desiderato, disattiva l'interruttore Notifica per evitare l'invio di un'email di notifica.
- Clicca Condividi per concedere l'accesso (con o senza notifica) oppure Copia link per copiare il link di condivisione negli appunti.
Per rimuovere un permesso o impostare una data di scadenza, passa il mouse sul contatto pertinente e clicca il pulsante di rimozione o il pulsante del calendario, rispettivamente.
Per configurare l'Accesso generale per Utenti interni o Accesso tramite link, seleziona Visualizzatore, Editor o Nessuno (per limitare completamente l'accesso). Per Accesso tramite link, puoi anche specificare se la cartella o il file devono essere Individuabili (cioe accessibili tramite navigazione). Clicca Salva per applicare le modifiche, poi Copia link per copiare il link di condivisione negli appunti.- Ogni URL di cartella e file include i diritti di accesso assegnati. Quando condividi un link a una cartella, i destinatari vengono indirizzati a un portale dedicato dove possono visualizzare i file in quella cartella, escludendo quelli con accesso limitato.
- Gli utenti del portale possono accedere alle cartelle e ai file per cui hanno il permesso di visualizzare o modificare attraverso il portale clienti cliccando la scheda Documenti. ::
Gestione dei file tra le app
Puoi salvare file o allegare file esistenti nell'app Documenti da qualsiasi record.- Per salvare un allegato nell'app Documenti, passa il mouse su un allegato nel chatter del record e clicca l'icona Aggiungi ai Documenti.
- Per allegare un file a un record dal chatter del record, clicca l'icona Aggiungi da Documenti, seleziona il file desiderato e clicca Aggiungi da Documenti per aggiungere il file originale, oppure Incolla Link per inserire un collegamento al file (e preservare i diritti di accesso del documento).
- Per inserire un file da Documenti nell'editor di testo avanzato, digita
/file, quindi seleziona il file desiderato e clicca Aggiungi da Documenti per aggiungere il file originale, oppure Incolla Link per inserire un collegamento al file (e preservare i diritti di accesso del documento).