Richiedere una firma

Tramite l'app Firma di Laundry ERP o direttamente da un record, puoi:

• Richiedere la firma di uno o più firmatari su un documento singolo o su una busta di più documenti
• Utilizzare modelli per richiedere la firma su documenti utilizzati frequentemente

Una volta che un documento o una busta di documenti è stata completamente firmata, cioè completata e firmata da tutti i firmatari, il/i documento/i firmato/i e il certificato di completamento vengono inviati via email al richiedente e a eventuali contatti aggiunti in CC durante la configurazione della richiesta.

Documenti singoli

Dall'app Firma

Per richiedere la firma di un documento singolo o di una busta di documenti dall'app Firma:

1. Vai su Firma → Documenti → I miei documenti o → Tutti i documenti, clicca Carica PDF, poi seleziona e apri il/i documento/i .pdf pertinente/i. Se il documento deve essere importato dall'app Documenti, clicca l'icona Azioni accanto al nome della vista, poi Importa da Documenti.

2. Prepara il/i documento/i per la firma aggiungendo i campi pertinenti; aggiungi firmatari aggiuntivi e/o documenti, se necessario.
3. Clicca Invia.
4. Compila i campi della finestra Nuova richiesta di firma.
5. Se sei:
   • uno dei firmatari e sei pronto a firmare direttamente, clicca Firma ora e completa la firma.
   • non uno dei firmatari o è stato definito un ordine di firma e devi firmare dopo altri firmatari, clicca Invia.

Da un record Laundry ERP

Per richiedere la firma da un record Laundry ERP:

1. Con il record pertinente aperto, clicca l'icona Azioni nell'angolo in alto a sinistra, poi Richiedi firma.
2. Nella finestra Nuova richiesta di firma, clicca Carica PDF, seleziona il/i documento/i .pdf e clicca Apri.
3. Prepara il/i documento/i aggiungendo i campi pertinenti.
4. Clicca Invia.
5. Completa i campi della finestra di richiesta.

Modelli

Quando lo stesso documento o busta di documenti deve essere utilizzato regolarmente, creare e utilizzare un modello può risparmiare tempo e snellire il flusso di lavoro.

Creare un modello

Per creare un modello:

1. Vai su Firma → Modelli.
2. Clicca Carica PDF, poi seleziona e apri il/i documento/i .pdf pertinente/i.

Modificare un modello

Un modello può essere modificato in qualsiasi momento, a condizione che non sia ancora stato utilizzato per inviare una richiesta di firma.

Per modificare un modello, vai su Firma → Modelli e clicca sul modello pertinente per aprirlo. In alternativa, passa il mouse sul modello, clicca l'icona menu nell'angolo in alto a destra, poi clicca Modifica.

Opzioni di modifica del modello:

• Prepara il/i documento/i per la firma aggiungendo o modificando campi.
• Definisci impostazioni per firmatari specifici (autenticazione, delega, firmatario fisso).
• Configura le impostazioni generali del modello cliccando l'icona ingranaggio:
  • Nome del modello: per impostazione predefinita è il nome del documento caricato.
  • Tag: aggiungi tag per categorizzare il modello.
  • Modello: seleziona il modello Laundry ERP a cui collegare il template.
  • Link di reindirizzamento: URL a cui l'utente viene reindirizzato dopo la firma.
  • Cartella Documenti: definisci la cartella nell'app Documenti dove salvare i documenti firmati.
  • Tag Documenti: tag da assegnare ai documenti firmati.
  • Utenti autorizzati: utenti specifici autorizzati a visualizzare e utilizzare questo modello.
  • Valido per: numero di giorni dopo cui le richieste di firma scadono; 0 per nessuna scadenza.

Utilizzare i modelli

I modelli possono essere utilizzati dall'app Firma o direttamente da un record Laundry ERP.

Dall'app Firma

Ci sono due modi per inviare una richiesta di firma usando un modello:

• Via email diretta a uno o più firmatari specifici.
• Via link condivisibile, se il documento ha un solo firmatario. Utile quando più persone devono firmare una copia personale di un documento che richiede una singola firma, ad esempio un accordo di riservatezza.

Per inviare una richiesta:

1. Vai su Firma → Modelli.
2. Clicca Invia sulla riga del modello pertinente.
3. Completa i campi della finestra Nuova richiesta di firma.

Per copiare un link:

1. Vai su Firma → Modelli.
2. Clicca Condividi sulla riga del modello pertinente.
3. Opzionalmente, aggiorna la data Valido fino a.
4. Clicca l'icona copia per copiare il link.

Da un record Laundry ERP

1. Con il record aperto, clicca l'icona Azioni, poi Richiedi firma.
2. Nella finestra Nuova richiesta di firma, seleziona il Modello dal menu a discesa.
3. Completa i campi e invia.

Gestire i modelli

Gestisci i modelli andando su Firma → Modelli. Per ogni modello vengono mostrate le seguenti informazioni:

• Nome del modello
• Mese e anno di creazione
• Avatar dell'utente Responsabile
• Tag assegnati
• Numero di documenti con richiesta In corso
• Numero di documenti completamente Firmati

Preparare un documento per la firma

Aggiungere campi a un documento

Per aggiungere un campo a un documento, trascinalo dal pannello sinistro e rilascialo nella posizione appropriata nel documento.

I seguenti tipi di campo richiedono configurazione aggiuntiva quando vengono aggiunti:

• Iniziale: su documenti multipagina, viene chiesto se aggiungere il campo a tutte le pagine o solo alla pagina corrente.
• Radio: per impostazione predefinita vengono aggiunti due pulsanti radio; devono esserci sempre almeno due opzioni.
• Selezione: definisci le opzioni digitando ciascuna su una nuova riga nella casella Opzioni.
• Barrato: posiziona il campo sopra il testo pertinente per permettere ai firmatari di rifiutare determinate frasi.

Buste di documenti

Una busta di documenti permette di firmare più documenti contemporaneamente o inviarli in un'unica richiesta di firma.

Per creare una busta durante il caricamento iniziale, seleziona più documenti .pdf dopo aver cliccato Carica PDF.

Per aggiungere documenti dopo il caricamento iniziale:

1. Apri il documento o la busta, poi clicca Aggiungi nella sezione Documenti.
2. Seleziona il/i documento/i .pdf e clicca Apri.

Aggiungere e configurare firmatari

Per aggiungere firmatari aggiuntivi:

1. Apri il documento, poi clicca Aggiungi nella sezione Firmatari.
2. Opzionalmente, modifica il nome del firmatario passando il mouse sul nome e cliccando l'icona matita.

Impostazioni firmatario

Per definire configurazioni aggiuntive per i firmatari, clicca l'icona menu sulla riga del firmatario:

• Autenticazione: richiedi al firmatario di autenticarsi con un metodo specifico.
• Può delegare: abilita per permettere al firmatario di delegare la firma a un'altra persona.
• Assegna a: assegna un contatto specifico come firmatario.

Configurare la richiesta di firma

Dopo aver preparato il documento, clicca Invia e configura la richiesta nella finestra Nuova richiesta di firma.

Per ogni firmatario, seleziona un contatto o digita un indirizzo email. Opzionalmente abilita l'Ordine di firma per controllare l'ordine in cui il documento viene firmato.

Altre opzioni disponibili:

• Valido fino a: data dopo la quale la richiesta scade.
• Promemoria: intervallo in giorni per l'invio automatico di promemoria.
• Aggiungi certificato su ogni pagina: aggiunge il riferimento del certificato di completamento.
• CC: parti da notificare quando il documento è completamente firmato.
• Allegati: file aggiuntivi da allegare tramite l'icona graffetta.

Ordine di firma

Quando un documento deve essere firmato da più parti e l'ordine è importante:

1. Nella finestra Nuova richiesta di firma, abilita Ordine di firma.
2. Modifica il numero accanto a ogni firmatario per definire l'ordine.

Il firmatario in posizione 1 riceve la richiesta per primo, e ogni destinatario successivo riceve la richiesta solo dopo che il precedente ha firmato.

Date di validità e promemoria

Per documenti che devono essere firmati entro un certo termine, usa il campo Valido fino a. Dopo questa data, il documento non è più accessibile tramite il link nell'email.

Per impostare promemoria automatici, abilita Promemoria e definisci l'intervallo in giorni.

Gestire le richieste di firma

Tutte le richieste inviate sono visibili in Firma → Documenti → Tutti i documenti.

Nella vista elenco:

• Visualizza lo Stato complessivo della richiesta (Da firmare, Firmato, Annullato).
• Reinvia una richiesta manualmente.
• Firma un documento.
• Scarica i documenti firmati.

Nella vista Kanban:

• Visualizza lo stato dei singoli firmatari per ogni richiesta.
• Visualizza i tag assegnati.
• Pianifica attività correlate.
• Visualizza i Dettagli, Annulla o Archivia una richiesta.

Aggiornare i tag di un documento

Per aggiungere o rimuovere tag da un documento per cui è già stata inviata una richiesta:

1. Vai su Firma → Documenti → Tutti i documenti, poi passa alla vista Kanban.
2. Passa il mouse sulla scheda, clicca l'icona menu, poi Dettagli.
3. Accanto al campo Tag, aggiungi nuovi tag o rimuovi quelli esistenti.