Richieste di Offerta

A volte le aziende potrebbero voler invitare i fornitori a presentare offerte per beni o servizi simili tutti insieme. Questo aiuta le aziende a selezionare i fornitori piu economici e veloci per le loro specifiche esigenze aziendali.

In Laundry ERP, questo puo essere fatto creando richieste di preventivo (RdP) alternative per fornitori diversi. Una volta ricevuta una risposta da ciascun fornitore, le righe prodotto di ogni RdP possono essere confrontate e si puo decidere quali prodotti acquistare da quali fornitori.

Configurazione

Per creare RdP alternative, la funzionalita Accordi di Acquisto deve essere abilitata nelle impostazioni dell'app Acquisti. Per abilitare la funzionalita, vai su Acquisti > Configurazione > Impostazioni. Nella sezione Ordini, clicca sulla casella per Accordi di Acquisto.

Quindi, clicca su Salva per applicare la modifica.

Creare una RdP {#purchase-manage-deals-create-rfq}

Per creare una nuova RdP, segui le istruzioni nella documentazione Richieste di Preventivo.

Creare RdP alternative {#purchase-manage-deals-create-alternatives}

Una volta creato un OdA e inviato a un fornitore, possono essere create RdP alternative per fornitori aggiuntivi per confrontare prezzi, tempi di consegna e altri fattori, per aiutare a prendere una decisione per l'ordine.

Per creare RdP alternative dall'originale, clicca sulla scheda Alternative. Quindi, clicca su Crea Alternativa. Quando cliccato, appare una finestra pop-up Crea alternativa.

Da questa finestra, seleziona un fornitore alternativo dal menu a tendina accanto al campo Fornitore, a cui il preventivo alternativo e assegnato.

Accanto a questo, c'e una casella Copia Prodotti che e selezionata per impostazione predefinita. Quando selezionata, le quantita di prodotto della RdP originale vengono copiate sull'alternativa. Per questo primo preventivo alternativo, lascia la casella selezionata. Una volta terminato, clicca su Crea Alternativa. Si apre un nuovo modulo RdP.

Poiche la casella Crea Alternativa e stata lasciata selezionata, il nuovo modulo e gia pre-popolato con gli stessi prodotti, quantita e altri dettagli della precedente RdP originale.

Quando sei pronto, crea un secondo preventivo alternativo cliccando sulla scheda Alternative, seguito da Crea Alternativa.

Si apre la finestra pop-up Crea alternativa. Ancora una volta, scegli un fornitore diverso dal menu a tendina accanto a Fornitore. Per questa particolare RdP, tuttavia, deseleziona la casella Copia Prodotti. Facendo cosi si rimuovono tutti i prodotti sulla nuova RdP alternativa, lasciandola vuota. I prodotti specifici che dovrebbero essere ordinati da questo particolare fornitore possono essere aggiunti secondo necessita.

Quando sei pronto, clicca su Crea Alternativa.

Questo crea una terza, nuova RdP. Ma, poiche le quantita di prodotto della RdP originale non sono state copiate, le righe prodotto sono vuote e nuovi prodotti possono essere aggiunti secondo necessita cliccando su Aggiungi un prodotto e selezionando i prodotti desiderati dal menu a tendina.

Una volta aggiunti i prodotti specifici desiderati, clicca su Invia per Email.

Si apre una finestra pop-up Componi Email, in cui il messaggio al fornitore puo essere personalizzato e possono essere aggiunti allegati, se necessario. Quando sei pronto, clicca su Invia.

Da questo modulo piu recente, clicca sulla scheda Alternative. Sotto questa scheda, tutte e tre le RdP possono essere viste nella colonna Riferimento. Inoltre, i fornitori sono elencati nella colonna Fornitore, e il Totale dell'ordine (e lo Stato) degli ordini sono nelle righe, pure.

La data nella colonna Arrivo Previsto viene calcolata per ogni fornitore, in base ai tempi di consegna preconfigurati nei moduli fornitore e prodotto.

Collegare nuova RdP a preventivi esistenti {#purchase-manage-deals-link-rfq}

Anche se un preventivo non viene creato direttamente dalla scheda Alternative di un'altra RdP, puo comunque essere collegato a RdP esistenti.

Per fare cio, inizia creando una nuova RdP. Vai su Acquisti > Nuovo. Compila la RdP secondo le istruzioni precedenti.

Quindi, quando sei pronto, clicca sulla scheda Alternative. Poiche questa nuova RdP e stata creata separatamente, non ci sono altri ordini collegati ancora.

Tuttavia, per collegare questa RdP con alternative esistenti, clicca su Collega a RdP Esistente sulla prima riga nella colonna Fornitore.

Si apre una finestra pop-up Aggiungi: OdA Alternativi. Seleziona le RdP create in precedenza desiderate e clicca su Seleziona. Tutti questi ordini sono ora copiati su questa RdP e possono essere trovati nella scheda Alternative.

Confrontare righe prodotto {#purchase-manage-deals-compare-product-lines}

Le RdP alternative possono essere confrontate fianco a fianco, per determinare quali fornitori offrono le migliori condizioni sui prodotti inclusi negli ordini.

Per confrontare le RdP alternative, vai all'app Acquisti e seleziona una delle RdP create in precedenza.

Quindi, clicca sulla scheda Alternative per vedere tutte le RdP collegate. Successivamente, sotto l'opzione Crea Alternativa, clicca su Confronta Righe Prodotto. Questo porta alla pagina Confronta Righe Ordine.

La pagina Confronta Righe Ordine, per impostazione predefinita, raggruppa per Prodotto. Ogni prodotto incluso in qualsiasi delle RdP viene visualizzato nella propria lista a tendina annidata e presenta tutti i numeri OdA nella colonna Riferimento.

Una volta identificate le migliori offerte, i singoli prodotti possono essere selezionati cliccando sul pulsante Scegli alla fine di ogni riga corrispondente.

Una volta scelti tutti i prodotti desiderati, clicca su Richieste di Preventivo (nei breadcrumb, in cima alla pagina) per tornare a una panoramica di tutte le RdP.

Annullare (o mantenere) le alternative {#purchase-manage-deals-cancel-keep-alternatives}

Una volta scelti i prodotti desiderati dalla pagina Confronta Righe Ordine, le RdP rimanenti, da cui non sono stati scelti prodotti, possono essere annullate.

Il costo nella colonna Totale per ogni prodotto che non e stato scelto viene automaticamente impostato a 0, indicato all'estrema destra di ogni riga corrispondente.

Sebbene non siano ancora stati annullati, questo indica che ciascuno di quegli ordini puo essere annullato senza avere un effetto sugli altri ordini attivi, una volta che quegli ordini sono stati confermati.

Per confermare una RdP per cui sono stati selezionati prodotti, clicca su una RdP e clicca su Conferma Ordine.

Questo causa l'apparizione di una finestra pop-up Cosa fare con le Richieste di Preventivo alternative?.

Per visualizzare un modulo dettagliato di una delle RdP elencate, clicca sulla riga di quel preventivo. Si apre una finestra pop-up Apri: OdA Alternativi, da cui possono essere visualizzati tutti i dettagli di quella particolare RdP.

Quando sei pronto, clicca su Chiudi per chiudere la finestra pop-up.

Nella finestra pop-up Cosa fare con le Richieste di Preventivo alternative?, vengono presentate due opzioni: Annulla Alternative e Mantieni Alternative.

Se questo OdA non dovrebbe essere confermato, clicca su Annulla.

Selezionando Annulla Alternative si annullano automaticamente le RdP alternative. Selezionando Mantieni Alternative si mantengono le RdP alternative aperte, cosi possono ancora essere accessibili se eventuali quantita di prodotto aggiuntive devono essere ordinate in seguito.

Una volta ordinati tutti i prodotti, seleziona Annulla Alternative da qualsiasi OdA sia aperto in quel momento.

Infine, usando i breadcrumb in cima alla pagina, clicca su Richieste di Preventivo per tornare a una panoramica di tutte le RdP.

Gli ordini annullati possono essere visti, in grigio e elencati con uno stato Annullato, nella colonna Stato all'estrema destra delle rispettive righe.

Ora che tutte le quantita di prodotto sono state ordinate, il processo di acquisto puo essere completato e i prodotti possono essere ricevuti in magazzino.

Esempio pratico lavanderia

Gara fornitori prodotti chimici

Scenario: Rinnovo contratto annuale detergenti industriali. Obiettivo: ottenere le migliori condizioni da fornitori qualificati.

Passaggio 1 - Creare RdP principale:

• Fornitore: ChemClean Italia (fornitore attuale)
• Prodotti: Detergenti, ammorbidenti, additivi per l'anno

Passaggio 2 - Creare alternative:

• Fornitore alternativo 1: Bio Detergenti Srl
• Fornitore alternativo 2: Industrial Clean SpA
• Fornitore alternativo 3: EcoWash Chemicals

Passaggio 3 - Inviare RdP: Invia contemporaneamente a tutti i fornitori con scadenza risposta 10 giorni.

Passaggio 4 - Confrontare offerte:

Passaggio 5 - Selezionare: Usa Confronta Righe Prodotto per selezionare:

• Detergente da Industrial Clean (prezzo migliore)
• Ammorbidente da Bio Detergenti (prezzo migliore)
• Additivo da Bio Detergenti (prezzo migliore)

Gara ricambi macchinari

Per acquisti tecnici come ricambi:

1. Crea RdP con specifiche tecniche dettagliate
2. Richiedi preventivi da:
   • Produttore originale (OEM)
   • Distributori autorizzati
   • Fornitori ricambi compatibili
3. Confronta non solo prezzi ma anche:
   • Garanzia offerta
   • Certificazioni di conformita
   • Tempo di consegna (critico per fermi macchina)

Best practices gare d'appalto

1. Specifiche chiare: Descrivi dettagliatamente i prodotti/servizi richiesti
2. Criteri di valutazione: Definisci in anticipo come valuterai le offerte
3. Tempistiche realistiche: Dai tempo sufficiente ai fornitori per rispondere
4. Documentazione: Mantieni traccia di tutte le comunicazioni nel chatter
5. Trasparenza: Comunica i criteri di selezione ai partecipanti

Analisi post-gara

Dopo aver completato la selezione:

1. Documenta i motivi della scelta nel chatter dell'OdA selezionato
2. Invia comunicazione formale ai fornitori non selezionati
3. Conserva le RdP alternative per riferimento futuro
4. Monitora le performance del fornitore selezionato