Ordini Quadro

Gli ordini quadro sono accordi di acquisto a lungo termine tra un'azienda e un fornitore per consegnare prodotti su base ricorrente con prezzi predeterminati.

Gli ordini quadro sono utili quando i prodotti vengono acquistati costantemente dallo stesso fornitore, ma in quantita diverse e in momenti diversi.

Semplificando il processo di ordinazione, gli ordini quadro non solo risparmiano tempo, ma risparmiano anche denaro, poiche possono essere vantaggiosi nella negoziazione di prezzi all'ingrosso con i fornitori.

Creare un nuovo ordine quadro

Per creare ordini quadro, abilita la funzionalita Accordi di Acquisto dalle impostazioni dell'app Acquisti. Vai su Acquisti > Configurazione > Impostazioni e nella sezione Ordini, clicca sulla casella per Accordi di Acquisto. Quindi clicca su Salva per applicare le modifiche.

Per creare un ordine quadro, vai su Acquisti > Ordini > Accordi di Acquisto e clicca su Nuovo. Si apre un nuovo modulo accordo di acquisto.

Configura i seguenti campi nel nuovo modulo accordo di acquisto per stabilire regole predeterminate per l'accordo ricorrente a lungo termine:

• Fornitore: il fornitore a cui questo accordo e legato, una volta o su base ricorrente. Il fornitore puo essere selezionato direttamente dal menu a tendina accanto a questo campo.
• Acquirente: l'utente assegnato a questo specifico ordine quadro. Per impostazione predefinita, questo e l'utente che ha creato l'accordo; l'utente puo essere cambiato direttamente dal menu a tendina accanto a questo campo.
• Tipo di Accordo: il tipo di accordo di acquisto con cui questo ordine quadro e classificato. Usa il menu a tendina per scegliere Ordine Quadro se non gia selezionato.
• Valuta: la valuta concordata da utilizzare per questo scambio. Se sono state attivate piu valute nel database, la valuta puo essere cambiata dal menu a tendina accanto a questo campo.
• Validita Accordo: l'intervallo di date per cui questo accordo dovrebbe essere valido. Se questo ordine quadro non dovrebbe scadere, lascia questo campo vuoto.
• Riferimento: l'ordine di acquisto (OdA) di origine a cui questo ordine quadro e legato. Se questo ordine quadro non dovrebbe essere legato a nessun OdA esistente, lascia questo campo vuoto.
• Tipo di Operazione: il tipo di operazione che dovrebbe essere applicato a questo ordine una volta consegnato.
• Azienda: l'azienda assegnata a questo specifico ordine quadro. Per impostazione predefinita, questa e l'azienda sotto cui e elencato l'utente che crea l'ordine quadro. Se il database non e un database multi-azienda, questo campo non puo essere cambiato e viene impostato sull'unica azienda elencata nel database.

Una volta compilati tutti i campi pertinenti, clicca su Aggiungi una riga per aggiungere prodotti nella colonna Prodotto. Quindi, nella colonna Quantita, cambia la quantita di ogni prodotto e imposta un prezzo nella colonna Prezzo Unitario.

Clicca su Conferma per salvare questo nuovo accordo di acquisto.

Una volta confermato, la fase dell'ordine quadro cambia da Bozza a Confermato, il che significa che questo accordo puo essere selezionato e utilizzato quando si creano nuove RdP.

Creare una nuova RdP dall'ordine quadro

Dopo aver confermato un ordine quadro, nuovi preventivi possono essere creati direttamente dal modulo ordine quadro. Le RdP che utilizzano questo modulo sono pre-popolate con informazioni basate sulle regole impostate nel modulo. Le quantita totali di prodotti ordinati attraverso RdP collegate vengono automaticamente aggiornate nel campo Ordinato sull'accordo.

Inoltre, i nuovi preventivi vengono automaticamente collegati a questo modulo ordine quadro, tramite il pulsante smart RdP/Ordini in alto a destra del modulo.

Per creare un nuovo preventivo dal modulo ordine quadro, clicca sul pulsante Nuovo Preventivo. Si apre una nuova RdP, pre-popolata con le informazioni corrette, a seconda delle impostazioni configurate sul modulo ordine quadro.

Dal nuovo modulo RdP, clicca su Invia per Email per comporre e inviare un'email al fornitore elencato. Clicca su Stampa RdP per generare un PDF stampabile del preventivo; oppure, quando sei pronto, clicca su Conferma Ordine per confermare l'OdA.

Una volta confermato l'OdA, clicca indietro al modulo ordine quadro (tramite i breadcrumb, in cima alla pagina). Dal modulo ordine quadro, ora c'e una RdP elencata nel pulsante smart RdP/Ordini in alto a destra del modulo. Clicca sul pulsante smart RdP/Ordini per vedere l'OdA che e stato appena creato.

Rifornimento

Una volta confermato un ordine quadro, viene aggiunta una nuova riga fornitore nella scheda Acquisto dei prodotti inclusi nell'ordine.

Questo rende gli ordini quadro utili con il rifornimento automatizzato, perche le informazioni su Fornitore, Prezzo e Accordo vengono referenziate sulla riga fornitore. Queste informazioni determinano quando, dove e a quale prezzo il prodotto dovrebbe essere rifornito.

Esempio pratico lavanderia

Ordine quadro detergenti industriali

Scenario: Contratto annuale con ChemClean Italia per fornitura detergenti.

Configurazione accordo:

• Fornitore: ChemClean Italia
• Tipo di Accordo: Ordine Quadro
• Validita Accordo: 01/01/2024 - 31/12/2024
• Acquirente: Responsabile Acquisti

Prodotti inclusi:

Ordine quadro biancheria

Per il rinnovo periodico della biancheria:

• Fornitore: Tessili Professionali SpA
• Validita: 2 anni (ciclo vita media biancheria)
• Prodotti: Lenzuola, federe, asciugamani, tovaglie
• Condizioni: Prezzi bloccati per l'intero periodo, consegne programmate mensili

Vantaggi per la lavanderia

1. Prezzi stabili: Protezione da aumenti improvvisi delle materie prime
2. Priorita consegne: Fornitore garantisce disponibilita e tempi
3. Semplificazione ordini: Basta cliccare "Nuovo Preventivo" per ogni rifornimento
4. Tracciabilita: Storico completo ordini vs quantita concordate
5. Rifornimento automatico: Integrazione con regole minime di stock

Monitoraggio ordine quadro

Verifica periodicamente:

• Quantita ordinate vs quantita previste nell'accordo
• Rispetto dei prezzi concordati
• Tempi di consegna effettivi vs promessi
• Qualita prodotti ricevuti

Rinnovo e rinegoziazione

Prima della scadenza dell'accordo (suggerito 2-3 mesi prima):

1. Analizza i dati di consumo dal pulsante smart RdP/Ordini
2. Valuta la performance del fornitore (puntualita, qualita, servizio)
3. Richiedi preventivi alternativi per confronto
4. Negozia nuove condizioni basate sullo storico