Fatture Fornitori
Digitalizzazione Documenti
Digitalizzazione delle fatture fornitori con OCR e intelligenza artificiale in Laundry ERP Contabilità.
La digitalizzazione dei documenti è il processo di conversione di documenti cartacei o digitali in registrazioni nel database. Utilizzando le tecnologie OCR (riconoscimento ottico dei caratteri) e l'intelligenza artificiale, Laundry ERP legge il contenuto e crea e compila automaticamente i dettagli della registrazione. Questo processo viene utilizzato principalmente per le fatture fornitori (o note di credito).
Sebbene meno comune, questo processo di digitalizzazione può essere applicato anche alle fatture clienti e alle note di credito. Le impostazioni devono essere adattate di conseguenza.
Configurazione
Andare in Contabilità > Configurazione > Impostazioni e navigare alla sezione Digitalizzazione. Abilitare l'opzione Digitalizzazione Documenti e scegliere se le Fatture Fornitori devono essere elaborate automaticamente o su richiesta.
Se l'opzione Riga Singola Fattura Per Imposta è abilitata, viene creata una sola riga per imposta nella nuova fattura fornitore, indipendentemente dal numero di righe presenti nel documento.
Caricamento fatture fornitori
Le fatture fornitori possono essere caricate manualmente o inviate a un alias email dedicato per essere digitalizzate. Possono anche essere confermate automaticamente per fornitori selezionati.
Una volta caricata la fattura, l'anteprima del documento appare sul lato destro dello schermo.
Vedi anche:Fatture fornitori
Caricamento manuale
Nella dashboard di Contabilità, trascinare e rilasciare le fatture fornitori nel giornale acquisti desiderato oppure cliccare Carica sul giornale acquisti.
Caricamento tramite alias email
Le fatture fornitori possono essere caricate tramite un alias email associato al giornale pertinente in due modi:
- scansionate da uno scanner collegato configurato per inviare email all'alias email;
- inviate direttamente all'alias email.
Ogni PDF allegato all'email viene automaticamente convertito in una nuova fattura fornitore in bozza.
- Solo i formati PDF e XML vengono elaborati tramite un alias email associato a un giornale.
- I file JPEG devono essere elaborati tramite alias email nell'app Documenti. ::
- Assicurarsi che un dominio alias sia stato configurato.
- L'alias email predefinito
vendor-bills@seguito dal dominio alias viene creato automaticamente ed è disponibile nella scheda Impostazioni Avanzate del giornale Fatture Fornitori. - Per modificare un alias email predefinito, andare in Contabilità > Configurazione > Giornali, selezionare il giornale corrispondente e modificare l'Alias Email nella scheda Impostazioni Avanzate.
- Configurare lo scanner collegato per inviare i documenti scansionati all'alias email, se necessario.
In alternativa, è possibile utilizzare un alias email nell'app Documenti per inviare automaticamente le fatture fornitori alla cartella Finanza (ad esempio,
inbox-financial@esempio.laundryerp.com).Conferma automatica fatture fornitori
Per utilizzare l'opzione Conferma automatica fatture, l'impostazione Digitalizza automaticamente nella sezione Digitalizzazione Documenti deve essere abilitata per le fatture fornitori.
Per confermare automaticamente le fatture fornitori digitalizzate per fornitori specifici, andare in Contabilità > Fornitori > Fornitori e cliccare sul fornitore desiderato. Nella scheda Contabilità del modulo contatto, selezionare un'opzione Conferma automatica fatture nella sezione Automazione:- Sempre
- Chiedi dopo 3 validazioni senza modifiche: Quando la terza fattura caricata viene confermata senza alcuna modifica, appare una finestra Conferma Automatica Fatture. Possono essere scelte le seguenti opzioni: Attiva auto-validazione, Chiedimelo dopo o Mai per questo fornitore.
- Mai
Poiché l'automazione si attiva dopo tre fatture validate senza modifiche, il nome del contatto deve già esistere nel database e ogni fattura fornitore caricata deve includere una data fattura.
Digitalizzazione e riconoscimento dati con IA
A seconda delle impostazioni, i documenti vengono digitalizzati automaticamente oppure richiedono l'elaborazione manuale se la digitalizzazione è impostata solo su richiesta.Per digitalizzare manualmente un documento caricato, cliccare Digitalizza documento.Una volta che il documento è stato digitalizzato, appare un banner blu; cliccare Aggiorna. Rivedere e correggere eventuali informazioni caricate durante la digitalizzazione: cliccare sui campi correlati per modificarli, oppure cliccare Ricarica dati IA per aggiornare i dati.Quindi, cliccare Conferma per registrare il documento.Una volta che un documento è stato digitalizzato, il campo Fornitore rimane vuoto se il fornitore non esiste nel database. Per aggiungerlo, cliccare la freccia giù nel campo Fornitore; il nome del fornitore appare evidenziato nell'anteprima del documento a destra. Cliccare per aprire un nuovo modulo fornitore con il nome precompilato.
I seguenti campi delle fatture fornitori vengono riconosciuti dall'OCR:
- Fornitore, Riferimento Fattura, Data Fattura, Riferimento Pagamento (solo nel formato belga +++xxx/xxxx/xxxxx+++), Banca Destinatario, Data Scadenza e la valuta (in un ambiente multi-valuta e se la valuta è attivata).
- Dalla scheda Righe Fattura: descrizione/etichetta del Prodotto, Quantità, Prezzo unitario, Imposte (se l'imposta è attivata; questo campo non è riconosciuto dall'OCR per la localizzazione indiana), Importo Non Tassato e Totale. ::
Abbinamento ordini di acquisto
Quando una fattura fornitore digitalizzata viene riconosciuta dall'OCR, Laundry ERP cerca nel database un ordine di acquisto corrispondente. Se trovato, la fattura fornitore può essere abbinata manualmente alle righe dell'ordine di acquisto aperto esistente.Una volta che una fattura fornitore è stata caricata e digitalizzata, cliccare il pulsante smart Abbinamento Acquisti per accedere alla vista elenco Abbinamento Acquisti, che mostra tutte le righe degli ordini di acquisto collegate al fornitore assegnato alla fattura fornitore. Quindi, selezionare le righe dell'ordine di acquisto pertinenti e la fattura fornitore in bozza (mostrata in grigio), e cliccare Abbina.Nella vista elenco Abbinamento Acquisti, aggiornare la Quantità e il Prezzo nelle righe dell'ordine di acquisto, se necessario.
Se non esiste un ordine di acquisto correlato al fornitore della fattura caricata, è possibile crearne uno direttamente dalle righe della fattura fornitore. Per farlo, seguire questi passaggi:
- Una volta caricata la fattura fornitore, assicurarsi che il campo Fornitore sia compilato con il fornitore corretto.
- Cliccare il pulsante smart Abbinamento Acquisti, selezionare la fattura fornitore in bozza nell'elenco (mostrata in grigio) e cliccare Aggiungi a OdA.
- Nella finestra Aggiungi a Ordine di Acquisto, iniziare a digitare nel campo Ordine di Acquisto e selezionare Crea e modifica.
- Nella finestra Crea Ordine di Acquisto, selezionare il fornitore assegnato alla fattura fornitore, quindi completare tutti i campi obbligatori e cliccare Conferma.
- Nella vista elenco Abbinamento Acquisti, selezionare le righe dell'ordine di acquisto pertinenti e la fattura fornitore in bozza (mostrata in grigio), e cliccare Abbina.
Se mancano informazioni necessarie per i campi dell'ordine di acquisto, cliccare Salva e Chiudi nella finestra Crea Ordine di Acquisto. Quindi, aprire l'app Acquisti per compilare i campi e confermare l'ordine di acquisto.
- Le fatture fornitori elettroniche con XML incorporato garantiscono un'elaborazione più accurata ed efficiente.
- In alternativa, la funzionalità Autocompletamento può trasferire le informazioni dall'ordine di acquisto alla fattura fornitore, senza richiedere l'OCR. ::
Tariffazione
La funzionalità di digitalizzazione documenti è un servizio di Acquisto In-App (IAP) che richiede crediti prepagati. La digitalizzazione di un documento utilizza un credito.Per acquistare crediti, andare in Contabilità > Configurazione > Impostazioni, navigare alla sezione Digitalizzazione e cliccare Acquista crediti.- Gli utenti Laundry ERP Enterprise con un abbonamento valido ricevono crediti gratuiti per testare le funzionalità IAP prima di acquistare ulteriori crediti per il database. Questo include database demo/formazione, database educativi e database con un'app gratuita.
- I file XML non richiedono crediti OCR perché contengono dati strutturati che possono essere elaborati direttamente, senza OCR. ::