Reception

L'applicazione Reception di Laundry ERP offre un sistema per consentire ai visitatori di registrarsi all'ingresso di un edificio o stabilimento, e avvisare la persona con cui hanno appuntamento del loro arrivo. Inoltre, i visitatori possono richiedere una bevanda preconfigurata mentre attendono.

Questa applicazione e ideale per stabilimenti che non hanno una persona dedicata alla reception, o sedi senza un'area di attesa designata disponibile per ospiti e visitatori.

Configurazione

Il primo elemento da configurare nell'applicazione Reception e la postazione, seguita da eventuali bevande da offrire.

Postazioni

Nell'applicazione Reception di Laundry ERP, una Postazione puo essere pensata come qualsiasi luogo in cui una persona puo registrarsi e attendere un dipendente. Tipicamente si tratta di una sala d'attesa, come un ingresso o una hall. Ogni postazione dispone di un chiosco dove i visitatori effettuano il check-in.

Quando si configura l'applicazione Reception, e necessario configurare almeno una postazione, ma non c'e limite al numero di postazioni che possono essere create e configurate.

Per creare una postazione, vai su Reception > Configurazione > Postazioni, e clicca Nuovo. Apparira un modulo reception vuoto.

Inserisci le seguenti informazioni sul modulo:

• Nome Reception: inserisci un nome per la specifica postazione reception. Dovrebbe essere breve e identificabile, come Reception Ingresso o Hall Principale. Questo campo e obbligatorio per creare una postazione.
• Responsabili: seleziona la persona (o le persone) che vengono avvisate quando un visitatore effettua il check-in utilizzando questa specifica postazione. Possono essere inserite selezioni multiple. Questo campo e obbligatorio per creare una postazione.
• URL Chiosco: questo campo si popola automaticamente una volta salvato il modulo, con almeno i campi Nome Reception e Responsabili compilati. Per salvare manualmente, clicca l'icona Salva manualmente situata nella parte superiore del modulo.
  Una volta salvato, un URL viene generato nel campo URL Chiosco. Questo URL e uno dei modi per accedere al chiosco della reception.
  Per accedere al chiosco, clicca il pulsante Copia alla fine dell'URL, e naviga a quell'URL in un browser web. Questo URL apre la pagina di accesso della specifica postazione reception.

Scheda Opzioni

• Selezione Ospitante: se il visitatore partecipa a un incontro, questa opzione consente al visitatore di selezionare l'ospitante da un elenco presentato, e di notificare quella persona. Quando abilitata, appaiono campi aggiuntivi, come dettagliato di seguito.
• Autenticazione Ospite: se sono necessarie informazioni aggiuntive quando un ospite effettua il check-in, abilita questa opzione, e seleziona quali delle seguenti informazioni sono richieste:
  • Email: seleziona se l'indirizzo email dell'ospite e Obbligatorio, Opzionale, oppure se l'informazione non viene richiesta affatto (Nessuno).
  • Telefono: seleziona se il numero di telefono dell'ospite e Obbligatorio, Opzionale, oppure se l'informazione non viene richiesta affatto (Nessuno).
  • Organizzazione: seleziona se l'organizzazione dell'ospite e Obbligatoria, Opzionale, oppure se l'informazione non viene richiesta affatto (Nessuno).
• Tema: seleziona la modalita colore del chiosco. Scegli tra Chiaro o Scuro. La selezione Chiaro visualizza uno sfondo grigio chiaro sul chiosco, mentre la selezione Scuro visualizza uno sfondo grigio scuro e nero.
• Self Check-In: abilita questa opzione per presentare un codice QR di check-in sul chiosco. Il codice QR consente agli ospiti di registrarsi utilizzando il proprio dispositivo mobile, invece di utilizzare il chiosco. Questa opzione e raccomandata per un chiosco con molti ospiti che si registrano contemporaneamente.
• Offri Bevande: abilita questa opzione per offrire agli ospiti una bevanda al momento del check-in. Se questa opzione e abilitata, e necessario configurare le bevande offerte, tramite il link Configura Bevande che appare quando l'opzione e abilitata. Una volta configurate tutte le opzioni bevanda, seleziona ciascuna bevanda da offrire utilizzando il menu a tendina.

• Notifica via Email: abilita questa opzione per inviare un'email alla persona che l'ospite sta visitando al momento del check-in. Quando abilitata, appare un campo Modello Email sotto, con il modello predefinito Modello Email Reception selezionato.
  Per cambiare il modello email predefinito, clicca il menu a tendina nel campo Modello Email, poi seleziona un altro modello email.
• Notifica via SMS: abilita questa opzione per inviare un messaggio SMS (testo) alla persona che l'ospite sta visitando al momento del check-in. Quando abilitata, appare un campo Modello SMS sotto, con il modello predefinito Modello SMS Reception selezionato.
  Per cambiare il modello SMS predefinito, clicca il menu a tendina nel campo Modello SMS, e seleziona un altro modello SMS.
• Notifica via Discuss: questa opzione e abilitata per impostazione predefinita quando l'opzione Selezione Ospitante e abilitata. Questa opzione apre una finestra messaggio dell'applicazione Discuss con la persona che l'ospite sta visitando al momento del check-in.

Scheda Messaggio Laterale

Inserisci qualsiasi testo desiderato da far apparire sul chiosco della postazione dopo che un ospite ha effettuato il check-in, come un messaggio di benvenuto o istruzioni necessarie. Il testo appare nella pagina di conferma, sul lato destro dello schermo dopo che un ospite ha completato il processo di check-in.

Bevande

Dopo aver creato una postazione, il passaggio successivo e configurare le bevande da offrire ai visitatori, se desiderato.

Per aggiungere un'opzione bevanda, vai su Reception > Configurazione > Bevande, e clicca Nuovo. Apparira un modulo bevanda vuoto da configurare.

Inserisci le seguenti informazioni sul modulo bevanda:

• Nome Bevanda: digita il nome dell'opzione bevanda in questo campo. Questo campo e obbligatorio.
• Persone da Notificare: utilizza il menu a tendina in questo campo per selezionare chi viene notificato quando la bevanda viene selezionata. Possono essere inserite piu persone in questo campo. Questo campo e obbligatorio.
• Sequenza: inserisci un valore numerico in questo campo per indicare la posizione nell'elenco delle opzioni bevanda in cui appare questa specifica opzione. Piu basso e il numero, piu in alto nell'elenco appare la bevanda.

Dashboard Postazioni

La dashboard principale dell'applicazione Reception mostra tutte le postazioni configurate sotto forma di schede. Ogni scheda visualizza il nome della postazione e un pulsante Apri Postazione per accedere al chiosco.

Configurazione Chiosco

Configura ogni chiosco per l'utilizzo dopo aver configurato le varie postazioni. Si raccomanda di utilizzare un dispositivo dedicato per ogni chiosco reception, come un tablet.

Naviga al chiosco in uno dei due modi seguenti:

• Vai alla dashboard principale dell'applicazione Reception, e clicca il pulsante Apri Postazione sulla scheda della postazione desiderata. Il chiosco si carica in una nuova scheda del browser.
• Vai su Reception > Configurazione > Postazioni, e clicca sulla postazione desiderata. Poi, clicca il pulsante Copia alla fine della riga URL Chiosco, e incolla l'URL in una nuova scheda o finestra del browser.

Reportistica

L'applicazione Reception dispone di due report disponibili: Visitatori e Bevande.

Per accedere a uno di questi report, vai su Reception > Reportistica per visualizzare un menu a tendina contenente le opzioni: Visitatori e Bevande.

Il report Visitatori visualizza il numero di visitatori per mese, per l'anno corrente. Il report Bevande mostra quante richieste totali sono state effettuate per ciascuna bevanda.

Come per tutti i report in Laundry ERP, i filtri e i raggruppamenti possono essere modificati per mostrare anche altre metriche.