Visitatori

Nell'applicazione Reception di Laundry ERP, un visitatore si riferisce a qualsiasi persona non dipendente (es. tecnico di manutenzione, candidato a un colloquio, revisore dei conti, fornitore, ecc.). Gli arrivi e le partenze dei visitatori possono essere registrati per motivi di sicurezza, garantendo un registro accurato di chi si trova nello stabilimento.

Elenco Visitatori

Per accedere a un elenco completo dei visitatori registrati, vai su Reception > Visitatori.

Tutti i visitatori sono presentati in una vista elenco, con i seguenti dettagli inseriti al momento del check-in:

• Nome: il nome dell'ospite.
• Azienda Visitatore: l'azienda che l'ospite rappresenta.
• Telefono: il numero di telefono dell'ospite.
• Bevande*: la bevanda richiesta dall'ospite.
• Ospitante: la persona che l'ospite sta attendendo di incontrare.
• Check-In: la data e l'ora in cui l'ospite ha effettuato il check-in.
• Check-Out*: la data e l'ora in cui l'ospite ha effettuato il check-out. Nella vista predefinita, sono visibili solo gli ospiti con stato Registrato o Pianificato. Gli ospiti con orari di check-out sono visibili solo se il filtro Oggi viene rimosso.
• Durata: il tempo trascorso da quando l'ospite ha effettuato il check-in.
• Postazione: la postazione in cui l'ospite si e registrato.
• Stato: lo stato dell'ospite. Le opzioni sono Registrato, Pianificato, Uscito o Annullato.
• Email*: l'indirizzo email dell'ospite.
• Azienda*: l'azienda che l'ospite sta visitando. Questo campo e disponibile solo in un database multi-azienda.

* Questi campi non sono visibili nell'elenco Visitatori predefinito. Devono essere abilitati utilizzando l'icona Regola impostazioni nell'angolo in alto a destra dell'elenco.

All'estrema destra delle colonne titolate nella pagina Visitatori, c'e una colonna senza titolo, dove lo stato di un ospite puo essere aggiornato.

Quando un ospite se ne va, clicca il pulsante Check-Out disponibile per aggiornare il record dell'ospite, e registrare la data e l'ora di uscita.

Se un ospite pianificato arriva, e non ha effettuato il check-in utilizzando un chiosco Reception, puo essere registrato da questo elenco, cliccando il pulsante Check-In disponibile per registrare la data e l'ora di arrivo.

Accanto alla colonna stato senza titolo, appare un pulsante Bevanda Servita, ma solo se quel particolare visitatore ha richiesto una bevanda. Quando la bevanda e stata servita, clicca il pulsante Bevanda Servita per indicare che la bevanda e stata consegnata all'ospite. Una volta cliccato, quel pulsante scompare.

All'estrema destra della riga, appare un pulsante Stampa Badge solo per i visitatori pianificati. Clicca questo pulsante per scaricare un file PDF del badge del visitatore. Il badge visualizza la data e l'ora del check-in del visitatore, il nome e l'azienda del visitatore, chi sta visitando, e il logo dell'azienda che sta visitando.

Se una colonna non e visibile, o se si preferisce nascondere una colonna visibile, clicca l'icona Regola impostazioni, situata alla fine della riga superiore. Cio rivela un menu a tendina di opzioni colonna da abilitare o disabilitare. Un'icona di spunta indica che la colonna e visibile.

Visitatori Pianificati

Quando si attendono ospiti, come candidati a un colloquio, funzionari pubblici o nuovi fornitori, puo essere utile inserire le informazioni del visitatore in anticipo. Quando i visitatori arrivano, possono utilizzare l'opzione Check-In Rapido sul chiosco, anziche inserire tutte le informazioni manualmente al momento dell'arrivo.

Inserisci le informazioni degli ospiti attesi in anticipo creando un ospite pianificato nell'applicazione Reception.

Per creare un ospite pianificato, vai su Reception > Visitatori, e clicca Nuovo. Poi, inserisci le stesse informazioni di qualsiasi altro visitatore sul modulo ospite che appare. Gli unici campi obbligatori sono il Nome del visitatore e la Postazione in cui ci si aspetta che arrivi.

Flusso Visitatori

Check-In Visitatori

Quando un visitatore arriva allo stabilimento, si reca a un chiosco Reception, e clicca Check-In. Le informazioni richieste al visitatore sono quelle configurate per quella specifica postazione Reception. Se un'informazione e obbligatoria, il campo visualizza un asterisco rosso (*). Il visitatore deve inserire le informazioni obbligatorie per poter effettuare il check-in.

Una volta inserite tutte le informazioni, il visitatore tocca il pulsante Check-In.

Check-In Visitatore Pianificato

Quando un visitatore pianificato arriva allo stabilimento, si reca per prima cosa a un chiosco Reception. Se ci sono visitatori pianificati per quel giorno, appare un pannello Check-In Rapido sul lato destro del chiosco, con la domanda Sei una di queste persone? Sotto la domanda c'e un elenco di tutti i visitatori previsti per quel giorno.

Clicca sul nome corrispondente nell'elenco per effettuare il check-in.

Bevande

Se le bevande sono state configurate per la postazione, dopo aver toccato Check-In, si carica una schermata di conferma registrazione, insieme alla domanda: Desideri qualcosa da bere?

Il visitatore puo toccare Si, grazie oppure No, grazie.

Se seleziona Si, grazie, appare una schermata di selezione bevande, e vengono elencate le opzioni preconfigurate. Il visitatore tocca la selezione desiderata, oppure, se non desidera nulla, puo toccare il pulsante Niente, grazie nella parte inferiore dello schermo.

Se e stata effettuata una selezione bevanda, appare un messaggio Grazie per la registrazione! La tua bevanda e in arrivo.

Notifiche

Una volta che il visitatore ha effettuato il check-in, la persona che sta visitando, e qualsiasi altro utente configurato per essere notificato quando si verificano check-in al chiosco, viene avvisato. La notifica avviene tramite email, messaggio SMS, una chat Discuss, o qualsiasi combinazione di queste tre opzioni.

Se il visitatore ha richiesto una bevanda, gli utenti configurati come Persone da Notificare sul modulo bevanda vengono avvisati, tramite l'applicazione Discuss. Il messaggio che appare e: (Nome Visitatore) si e appena registrato. Ha richiesto (Nome Bevanda).

Una volta che la bevanda e stata consegnata all'ospite, la persona che ha consegnato la bevanda e responsabile di segnare la bevanda come consegnata.

Per segnare una bevanda come consegnata, vai su Reception > Postazioni, e scegli la scheda della postazione desiderata che visualizza (#) Bevande da servire.

Questo apre un elenco di tutti i visitatori registrati a quella postazione, che stanno attendendo una bevanda. Clicca il pulsante Bevanda Servita alla fine della riga del visitatore che e stato servito. Una volta segnata la bevanda come servita, il visitatore scompare dall'elenco.

Check-Out

Una volta che il visitatore ha completato i suoi impegni ed e lasciato lo stabilimento, e importante effettuare il check-out per una registrazione accurata.

Per effettuare il check-out dei visitatori correttamente, vai su Reception > Postazioni, e scegli la scheda della postazione desiderata. Questo apre un elenco di tutti i visitatori attualmente registrati in quella postazione.

Clicca il pulsante Check-Out vicino alla fine della riga del visitatore che e uscito. Una volta segnato come uscito, il visitatore scompare dall'elenco.