Offboarding

Quando un dipendente lascia l'azienda, è importante avere un piano di offboarding per garantire che tutti i passaggi necessari siano seguiti, come la restituzione dell'attrezzatura, la revoca dell'accesso ai sistemi aziendali, la compilazione di moduli HR, un colloquio di uscita e altro ancora. A seconda dell'azienda, potrebbero esserci diversi piani di offboarding, configurati per reparti o divisioni specifici, che hanno requisiti e passaggi diversi dal piano di offboarding principale.

Oltre a un piano di offboarding, il record del dipendente deve essere aggiornato per riflettere la loro partenza, registrare il motivo per cui hanno lasciato, chiudere eventuali attività aperte associate al dipendente e fornire loro eventuali documenti importanti.

Visualizza piano di offboarding

Prima che l'offboarding possa iniziare, si consiglia di verificare il piano di offboarding predefinito che viene preconfigurato con l'app Dipendenti. Per visualizzare il piano predefinito corrente, navigare in App Dipendenti > Configurazione > Piano Attività. Fare clic su Offboarding per visualizzare il modulo dettagliato del piano di offboarding.

Passaggi del piano di offboarding

Il piano Offboarding predefinito è minimale, con due passaggi predefiniti (tre se l'app Flotta è installata). Tutti i passaggi sono attività Da Fare e sono programmati per il giorno in cui viene avviato il piano di offboarding (0 giorni Prima della Data Piano).

• Organizza trasferimento conoscenze all'interno del team: Il manager deve garantire che tutte le conoscenze che il dipendente ha relative alla loro posizione lavorativa siano documentate o condivise con i colleghi in modo che non ci sia un gap di conoscenza.
• Recupera Flotta: Il manager della flotta garantisce che tutti i veicoli assegnati al dipendente siano disassegnati (disponibili per altri dipendenti) o che il prossimo conducente sia assegnato. Questo passaggio appare solo se l'app Flotta è installata.
• Recupera Materiali HR: Il manager deve ottenere eventuali documenti e materiali che il reparto HR richiede. Si consiglia di verificare con il reparto HR per assicurarsi che tutto il necessario per questo passaggio sia completato.

Modifica piano di offboarding

Il piano di offboarding predefinito è minimale, in modo che possano essere apportate modifiche per soddisfare le esigenze di offboarding di qualsiasi azienda. Ogni azienda ha requisiti diversi, pertanto è necessario aggiungere i passaggi richiesti al piano di offboarding.

Se il piano di offboarding è universale, aggiungere o modificare il piano di offboarding predefinito. Se il piano di offboarding necessario è solo per un reparto specifico, allora dovrebbe essere creato un nuovo piano, specificamente per quel reparto.

Per modificare il piano predefinito, prima navigare in App Dipendenti > Configurazione > Piano Attività, quindi fare clic su Offboarding.

Per modificare un passaggio, fare clic sul passaggio e appare una finestra pop-up Apri: Attività. Apportare le modifiche desiderate al passaggio, quindi fare clic su Salva per accettare le modifiche e chiudere la finestra pop-up.

Per aggiungere un nuovo passaggio, fare clic su Aggiungi una riga in fondo alle attività elencate nella scheda Attività da Creare e appare una finestra pop-up Crea Attività vuota. Inserire tutte le informazioni nella finestra pop-up, quindi fare clic su Salva e Chiudi se non ci sono altri passaggi da aggiungere, oppure fare clic su Salva e Nuovo se sono necessari più passaggi.

Configurare tutti i passaggi desiderati per il piano di offboarding.

Crea piano di offboarding

Per alcune aziende, potrebbero essere necessari piani di offboarding specifici per alcuni reparti. Per questi casi, potrebbe essere necessario un nuovo piano di offboarding specifico per reparto.

Per creare un nuovo piano di offboarding, prima navigare in App Dipendenti > Configurazione > Piano Attività. Fare clic sul pulsante Nuovo nell'angolo in alto a sinistra e si carica un modulo piano vuoto.

Inserire le seguenti informazioni sul modulo:

• Nome Piano: il nome specifico per il piano.
• Modello: Questo campo specifica dove questo piano può essere utilizzato. In questo caso, nell'app Dipendenti. Questo campo non può essere modificato.
• Reparto: se lasciato vuoto (l'impostazione predefinita) il piano è disponibile per tutti i reparti. Per rendere il piano specifico per reparto, selezionare un reparto utilizzando il menu a tendina.

Successivamente, aggiungere i vari passaggi per il piano facendo clic su Aggiungi una riga in fondo alle attività elencate nella scheda Attività da Creare e appare una finestra pop-up Crea Attività vuota.

Inserire le seguenti informazioni nella finestra pop-up:

• Tipo Attività: Utilizzando il menu a tendina, selezionare l'attività specifica da pianificare. Le opzioni predefinite sono Email, Chiamata, Riunione, Da Fare o Carica Documento. Se l'app Firma è installata, è disponibile un'opzione Richiedi Firma.
• Riepilogo: Inserire una breve descrizione per il passaggio.
• Assegnazione: Utilizzando il menu a tendina, selezionare la persona assegnata a eseguire l'attività. Le opzioni predefinite sono: Chiedi al lancio, Utente predefinito, Coach, Manager e Dipendente. Se l'app Flotta è installata, è disponibile un'opzione Manager Flotta.

• Intervallo: Configurare i campi in questa riga per determinare la data di scadenza dell'attività. Inserire un numero nel primo campo, quindi, utilizzando i menu a tendina nei due campi seguenti, configurare quando dovrebbe essere creata la data di scadenza; (#) di giorni, settimane o mesi, Prima della Data Piano o Dopo la Data Piano.

Quando il modulo Crea Attività è completato, fare clic su Salva e Chiudi se non ci sono altri passaggi da aggiungere, oppure fare clic su Salva e Nuovo per aggiungere più passaggi, come necessario.

Avvia piano di offboarding

Dopo che un dipendente ha dato il preavviso (tipicamente due settimane) o una volta che l'azienda ha deciso di terminare il rapporto di lavoro con il dipendente, il piano di offboarding dovrebbe essere avviato. Navigare nell'App Dipendenti e fare clic sul profilo del dipendente in partenza. Fare clic sul pulsante Avvia Piano e si carica una finestra pop-up Avvia Piano vuota.

Utilizzando il menu a tendina, selezionare il piano di offboarding desiderato nel campo Piano. Quindi, utilizzando il selettore di calendario, impostare una data nel campo Data Piano. Questo è tipicamente il giorno in cui il dipendente ha dato il preavviso, ma è possibile selezionare qualsiasi data.

Il lato destro della finestra pop-up Avvia Piano visualizza tutti i passaggi nel piano selezionato, raggruppati per ciò che è stato selezionato nei campi Assegnazione per i vari passaggi del piano.

Una volta configurati i campi Piano e Data Piano, fare clic sul pulsante Pianifica e Laundry ERP pianifica tutto nel piano, secondo le rispettive date di scadenza. Tutte le attività pianificate appaiono nel chatter del profilo del dipendente.

Archivia un dipendente

In Laundry ERP, quando un dipendente lascia l'azienda deve essere archiviato. Questo passaggio dovrebbe essere fatto dopo che il dipendente è stato completamente offboardato. Per archiviare un dipendente, prima navigare nell'App Dipendenti. Da qui, individuare il dipendente che sta lasciando l'azienda e fare clic sulla loro scheda dipendente.

Si carica il modulo dipendente, visualizzando tutte le loro informazioni. Fare clic sull'icona ingranaggio nell'angolo in alto a sinistra e appare un menu a tendina. Fare clic su Archivia e appare una finestra pop-up Cessazione Dipendente.

Compilare i seguenti campi sul modulo:

• Motivo Partenza: Selezionare un motivo per cui il dipendente sta lasciando dal menu a tendina. Le opzioni predefinite sono:
  • Licenziato: Selezionare questa opzione quando un dipendente viene lasciato andare e l'azienda ha dato il preavviso.
  • Dimesso: Selezionare questa opzione quando il dipendente non desidera più essere impiegato e il dipendente ha dato il preavviso.
  • Dimesso: Pensionato: Selezionare questa opzione quando il dipendente si sta ritirando.
  • Diventato Freelance: Selezionare questa opzione quando il dipendente non lavora più per l'azienda, ma sta diventando un lavoratore freelance invece.
  • Accordo Reciproco: Selezionare questa opzione quando entrambe le parti hanno concordato di terminare il loro rapporto di lavoro.
• Data Fine Contratto: Utilizzando il selettore di calendario, selezionare l'ultimo giorno in cui il dipendente sta lavorando per l'azienda.
• Motivo Dettagliato: Inserire una breve descrizione per la partenza del dipendente in questo campo.
• Chiudi Attività: Spuntare la casella di controllo accanto a ciascun tipo di attività per chiudere o eliminare eventuali attività aperte associate ad essa. Si consiglia di spuntare tutte le caselle di controllo applicabili. Le opzioni disponibili sono:
  • Valutazioni: annulla tutte le valutazioni programmate dopo la data di fine contratto.
  • Contratto: applica una data di fine per il contratto corrente.
  • Auto Aziendale: rimuove il dipendente come conducente per la loro auto aziendale corrente e assegna il prossimo conducente, se applicabile.
  • Attrezzatura: disassegna il dipendente da qualsiasi attrezzatura assegnata.
• Informazioni HR: Spuntare la casella di controllo accanto a Invia Link di Accesso per inviare un link di download all'indirizzo email personale del dipendente, contenente tutti i loro file HR personali.
• Email Privata: Questo campo appare se la casella di controllo Informazioni HR è spuntata. Se c'è un'email privata elencata sul profilo del dipendente, questo campo viene popolato automaticamente. Se non c'è un indirizzo email privato sul loro record, inserire l'indirizzo email privato per il dipendente.

Quando il modulo è completo, fare clic su Applica. Il record del dipendente viene archiviato, un'email con un link di download ai loro documenti personali viene inviata all'indirizzo email privato del dipendente (se selezionato) e appare un banner rosso Archiviato nell'angolo in alto a destra del modulo dipendente. Il chatter registra la Data Partenza e il Motivo Partenza e se un link di accesso è stato inviato via email.

Invia link di accesso ai documenti HR

Se il link di accesso non è stato inviato quando si archivia per la prima volta il dipendente sul modulo Cessazione Dipendente, può essere inviato dopo che il dipendente è archiviato in qualsiasi momento.

Dopo che un dipendente è archiviato, non è più visibile nella dashboard principale dell'app Dipendenti. Per visualizzare i dipendenti archiviati, navigare nella dashboard dell'App Dipendenti e fare clic sulla freccia giù nella barra di ricerca per rivelare un menu a tendina. Selezionare Archiviato, verso il fondo della colonna Filtri, quindi fare clic lontano dalla finestra a tendina per chiuderla.

Ora, solo i dipendenti archiviati appaiono nella dashboard. Fare clic sul dipendente desiderato per aprire il loro modulo dipendente. Su questo modulo, fare clic sull'icona ingranaggio nell'angolo in alto a sinistra, quindi fare clic su Invia Link di Accesso ai Documenti HR dal menu a tendina risultante. Il chatter registra che il link è stato inviato.