Elaborazioni Collettive

Le elaborazioni collettive vengono utilizzate per generare più cedolini contemporaneamente ed elaborarli in un gruppo, piuttosto che creare ed elaborare cedolini individuali. Questo metodo non solo aiuta il reparto buste paga a pagare i dipendenti in meno tempo, ma aiuta anche a mantenere organizzati i cedolini.

Tipicamente, il reparto buste paga di un'azienda crea una nuova elaborazione collettiva per ogni struttura retributiva, per ogni periodo di paga (di solito settimanale, quindicinale o mensile). Se desiderato, le elaborazioni collettive possono essere ulteriormente organizzate per reparto, posizione lavorativa, ecc.

Una volta creata un'elaborazione collettiva, i cedolini vengono aggiunti come parte della creazione dell'elaborazione collettiva, quindi l'elaborazione collettiva viene elaborata e i dipendenti vengono pagati.

Visualizzare Elaborazioni Collettive

Per visualizzare tutte le elaborazioni collettive nel database, vai su Buste Paga > Cedolini > Elaborazioni per visualizzare tutte le elaborazioni di cedolini che sono state create. Queste elaborazioni di cedolini vengono visualizzate in una vista elenco, raggruppate per Stato (sia Pronto, Completato o Pagato), per impostazione predefinita.

Ogni elaborazione collettiva mostra il nome, le date che include, il numero di cedolini e gli importi totali costo datore di lavoro, lordo e netto per tutti i cedolini.

Creare una Nuova Elaborazione Collettiva

Le nuove elaborazioni collettive possono essere create dalle dashboard Voci di Lavoro, Cedolini Dipendenti o Elaborazioni.

Dashboard Voci di Lavoro

Per creare un'elaborazione collettiva dalla dashboard voci di lavoro, vai su Buste Paga > Voci di Lavoro > Voci di Lavoro. Viene visualizzato il periodo di tempo corrente, con il giorno corrente evidenziato in giallo.

Tutti i dipendenti appaiono in una vista Gantt predefinita, con tutte le voci di lavoro visualizzate. Se necessario, naviga al periodo di tempo desiderato.

Una volta che tutte le voci di lavoro mancanti sono state aggiunte e tutti i conflitti sono stati risolti, clicca il pulsante Genera Elaborazione. L'elaborazione collettiva viene creata per tutti i dipendenti, con uno stato di Pronto.

Dashboard Cedolini Dipendenti

Per creare un'elaborazione collettiva dalla dashboard cedolini, vai su Buste Paga > Cedolini > Cedolini. Tutti i cedolini per tutti i dipendenti vengono visualizzati in una vista elenco predefinita, in ordine cronologico.

Clicca il pulsante Elaborazione e si carica una finestra pop-up Nuova Elaborazione. Seleziona la Struttura Retributiva utilizzando il menu a tendina. Se non viene selezionata alcuna Struttura Retributiva, l'elaborazione si applica a tutte le strutture retributive. Successivamente, seleziona il Programma Pagamento, che è con quale frequenza vengono pagati i dipendenti. Le opzioni predefinite sono anno, semestre, trimestre, 2 mesi, mese, metà mese, 2 settimane, settimana o giorno.

Infine, utilizzando il selettore calendario, imposta il primo giorno coperto dall'elaborazione nel primo campo Periodo vuoto. Il secondo campo viene popolato automaticamente in base alla selezione nel campo Programma Pagamento.

Quando la finestra pop-up Nuova Elaborazione è configurata, clicca Continua, e la finestra pop-up cambia in una finestra Seleziona Dipendenti. Tutti i dipendenti che corrispondono ai parametri impostati nella finestra pop-up Nuova Elaborazione appaiono nell'elenco. Seleziona i dipendenti desiderati da aggiungere all'elaborazione, o clicca la casella accanto a Dipendenti per selezionare tutti i dipendenti nell'elenco.

Una volta selezionati tutti i dipendenti desiderati, clicca Seleziona. La finestra pop-up si chiude e l'elaborazione appare sullo schermo.

Dashboard Elaborazioni

Per creare un'elaborazione collettiva dalla dashboard elaborazioni, vai su Buste Paga > Cedolini > Elaborazioni. Clicca il pulsante Nuovo e si carica una finestra pop-up Nuova Elaborazione.

Segui le stesse indicazioni come se si creasse un'elaborazione dalla dashboard cedolini.

Aggiungere Cedolini a un'Elaborazione

Una volta creata un'elaborazione collettiva, i cedolini vengono aggiunti come parte della creazione dell'elaborazione. Se necessario, cedolini aggiuntivi possono essere creati individualmente e aggiunti a un'elaborazione dopo che è stata creata.

Per aggiungere un nuovo cedolino, vai su Buste Paga > Cedolini > Cedolini. Clicca il pulsante Nuovo Fuori Ciclo e si carica un modulo Cedolini Dipendenti vuoto. Configura il modulo cedolino e assicurati che il campo Elaborazione sia popolato.

Una volta configurato il modulo, clicca Calcola Foglio per calcolare il cedolino e aggiungerlo all'elaborazione selezionata.

Elaborare un'Elaborazione Collettiva

Dopo che un'elaborazione collettiva è stata creata e tutti i cedolini richiesti sono stati aggiunti, l'elaborazione deve quindi essere elaborata e i dipendenti pagati.

Apri l'elaborazione desiderata andando su Buste Paga > Cedolini > Elaborazioni, e cliccando sull'elaborazione desiderata.

Affinché un'elaborazione possa essere elaborata, deve avere uno stato di Pronto. Ciò significa che l'elaborazione è stata creata e i cedolini sono stati aggiunti, ma i cedolini non sono stati elaborati.

Clicca il pulsante Crea Bozza Registrazione, quindi clicca OK nella finestra pop-up Conferma per confermare e creare una bozza di tutti i singoli cedolini nell'elaborazione. Dopo che ciò si verifica, lo stato dell'elaborazione cambia in Completato, e si sposta nel raggruppamento corrispondente sulla dashboard Elaborazioni.

Una volta che lo stato è cambiato in Completato, i pagamenti devono essere registrati nel database. Clicca il pulsante Report Pagamento, e si carica una finestra pop-up, dove vengono inseriti i dettagli del report di pagamento.

Utilizzando il menu a tendina, seleziona il Formato Esportazione per il report di pagamento. L'opzione universale è CSV, mentre tutte le altre opzioni disponibili dipendono dalla localizzazione buste paga installata.

Successivamente, seleziona la Data Pagamento utilizzando il selettore calendario. Questa è la data in cui vengono emessi gli stipendi.

Alcune localizzazioni buste paga causano la visualizzazione di un campo Giornale Bancario. Se visibile, seleziona il giornale in cui vengono registrati i cedolini, utilizzando il menu a tendina.

Una volta configurata la finestra pop-up, clicca il pulsante Genera. Il pulsante Report Pagamento cambia in un pulsante 📥 Scarica (tipo file). Per salvare una copia del report di pagamento, clicca il pulsante 📥 Scarica (tipo file), seleziona la posizione per il file, quindi clicca Salva.

Dopo che il report è stato creato, clicca il pulsante Segna come pagato per contrassegnare i cedolini come pagati nel database.