Voci di Lavoro

Una voce di lavoro è una registrazione individuale sul foglio presenze di un dipendente. Le voci di lavoro possono essere configurate per tenere conto di tutti i tipi di lavoro e permessi, come Presenza, Ferie per Malattia, Formazione o Festività.

L'app Buste Paga crea automaticamente voci di lavoro in base al tipo di struttura retributiva del dipendente e dalle applicazioni Pianificazione, Presenze e Ferie. Quando necessario, le voci di lavoro possono anche essere create manualmente.

Le voci di lavoro forniscono all'app Buste Paga le ore lavorate utilizzate per calcolare gli stipendi dei dipendenti, se lo stipendio del dipendente è basato sulle voci di lavoro, rispetto a una posizione stipendiata.

Dashboard Voci di Lavoro

La dashboard Voci di Lavoro dell'app Buste Paga fornisce una panoramica visiva delle singole voci di lavoro per ogni dipendente.

Per aprire la dashboard, vai su Buste Paga > Voci di Lavoro > Voci di Lavoro.

Sulla dashboard Voci di Lavoro, le voci di lavoro appaiono in ordine alfabetico, in base al nome dei dipendenti. Viene visualizzato l'intero mese, con il giorno corrente evidenziato in giallo pallido.

La dashboard Voci di Lavoro ha un filtro predefinito In Conflitto, che visualizza solo voci di lavoro con conflitti da risolvere.

Aggiungere una Nuova Voce di Lavoro

Se manca una voce di lavoro, come ferie per malattia, o se un dipendente ha dimenticato di timbrare entrata e uscita per un turno, deve essere creata una nuova voce di lavoro per il turno mancante.

Clicca Nuovo sulla dashboard voci di lavoro, e appare un modulo pop-up Crea voce di lavoro vuoto. Inserisci le seguenti informazioni sul modulo:

• Descrizione: Inserisci una breve descrizione per la voce di lavoro, come Ferie Malattia. La voce predefinita è Presenza: (Dipendente).
• Dipendente: Seleziona il dipendente per cui è la voce di lavoro, utilizzando il menu a tendina.
• Tipo Voce di Lavoro: Seleziona il Tipo Voce di Lavoro utilizzando il menu a tendina.
• Da e A: Inserisci le date e ore di inizio (Da) e fine (A) per la voce di lavoro.
  Innanzitutto, clicca sulla riga Da o A per rivelare una finestra pop-up calendario. Seleziona la data navigando al mese corretto, quindi clicca sul giorno specifico per selezionarlo.
  Successivamente, seleziona l'ora, cliccando sui campi ora o minuto nella parte inferiore del calendario, e imposta l'ora desiderata.
  Quando la data e l'ora per la voce sono corrette, clicca il pulsante Applica.
• Durata: Questo campo visualizza le ore in base alle voci A e Da. La modifica di questo campo modifica il campo A (il campo Da non cambia).

Una volta inserite le informazioni desiderate, clicca Salva e Chiudi per salvare la voce e chiudere il modulo pop-up.

Conflitti

Un conflitto si verifica quando una richiesta non è stata approvata, come ferie per malattia o ferie, o se ci sono errori sulla voce di lavoro. I conflitti che coprono il periodo di paga corrente in elaborazione devono essere risolti prima che i cedolini possano essere generati.

Qualsiasi voce di lavoro che ha un conflitto da risolvere è indicata sulla dashboard principale Voci di Lavoro, accessibile andando su Buste Paga > Voci di Lavoro > Voci di Lavoro. Solo i conflitti che necessitano di risoluzione vengono mostrati per impostazione predefinita.

I conflitti sono indicati con un triangolo arancione nell'angolo in alto a sinistra di ogni singola voce di lavoro. Clicca su una singola voce di lavoro per vedere la data e l'ora per la voce di lavoro specifica, quindi clicca Modifica per visualizzare i dettagli del conflitto in una finestra pop-up.

Il conflitto è brevemente spiegato in una casella di testo arancione nella finestra pop-up Apri che appare.

La Descrizione, Dipendente e Tipo Voce di Lavoro sono elencati sul lato sinistro della finestra pop-up. L'intervallo di data e ora Da e A, così come il tempo totale (in ore) nel campo Durata, appare sul lato destro.

Conflitti Ferie

I conflitti di voci di lavoro più comuni sono per le richieste di ferie. Laundry ERP genera automaticamente voci di lavoro per periodi di tempo specifici. Quando le ferie vengono richieste dopo che queste voci di lavoro sono state generate, si verifica la duplicazione di voci di lavoro per quel dipendente (una per ferie e un'altra per lavoro regolare).

Se c'è un conflitto perché una richiesta di ferie è nel sistema per lo stesso tempo in cui esiste già una voce di lavoro regolare, la richiesta di ferie viene inserita in un campo Ferie.

I conflitti possono essere risolti direttamente sulla voce di lavoro o nel modulo dettagliato della richiesta di ferie.

Risolvi su Voce di Lavoro

Se non sono necessari dettagli aggiuntivi per determinare se una richiesta di ferie dovrebbe essere approvata o rifiutata, il conflitto di ferie può essere risolto direttamente dalla finestra pop-up della voce di lavoro.

Clicca i pulsanti Rifiuta Ferie o Approva Ferie per rifiutare o approvare la richiesta di ferie, quindi i due pulsanti scompaiono. Clicca il pulsante Salva e Chiudi per chiudere la finestra pop-up.

Il conflitto scompare dalla dashboard Voci di Lavoro, poiché il conflitto è ora risolto.

Risolvi su Richiesta Ferie

Se sono necessari più dettagli per prendere una decisione sulla richiesta di ferie, passa con il mouse sulla voce nel campo Ferie, e clicca l'icona 🔗 (Link Interno) che appare alla fine della riga. Ciò fa caricare una finestra pop-up Apri: Ferie, con tutti i dettagli della richiesta di ferie. Clicca i pulsanti Approva o Rifiuta per approvare o rifiutare la richiesta.

Per risolvere il conflitto di ferie sulla finestra pop-up dettagliata della richiesta di ferie, clicca il pulsante Link Interno alla fine della riga della voce Ferie, e i dettagli della richiesta di ferie appaiono in una nuova finestra pop-up. La richiesta può essere modificata, se necessario.

Clicca il pulsante Approva per approvare la richiesta, quindi clicca il pulsante Salva e Chiudi per salvare le modifiche e tornare alla finestra pop-up del conflitto della voce di lavoro.

Ora, il pulsante Approva Ferie è nascosto, solo il pulsante Rifiuta Ferie è visibile.

Se l'approvazione è stata un errore, la richiesta può essere rifiutata qui, cliccando il pulsante Rifiuta Ferie.

Poiché le ferie sono state approvate nella finestra ferie, clicca la X nell'angolo in alto a destra per chiudere la finestra. Il conflitto scompare dalla dashboard Voci di Lavoro, poiché è stato risolto.

Rigenerare Voci di Lavoro

Dopo che i conflitti sono stati risolti, le voci di lavoro interessate devono essere rigenerate. Questo ricrea le voci di lavoro specificate e sovrascrive le voci di lavoro precedentemente in conflitto.

Sebbene i conflitti possano essere risolti individualmente, se i conflitti sono causati da un'altra applicazione, come Pianificazione o Presenze, è buona pratica correggere la registrazione nell'applicazione che causa il conflitto. Il motivo per cui questo metodo è raccomandato è perché, se il problema nell'applicazione correlata non viene risolto, quando le voci di lavoro vengono rigenerate, i conflitti riappaiono.

Innanzitutto, assicurati che i problemi siano risolti nelle applicazioni specifiche che hanno causato i conflitti delle voci di lavoro. Una volta che i conflitti sono stati risolti nelle app corrispondenti, apri la dashboard voci di lavoro andando su Buste Paga > Voci di Lavoro > Voci di Lavoro.

Clicca il pulsante Rigenera Voci di Lavoro nella parte superiore della dashboard Voci di Lavoro, e appare una finestra pop-up Rigenerazione Voci di Lavoro.

Seleziona i Dipendenti per cui rigenerare le voci di lavoro, utilizzando il menu a tendina. Regola i campi Da e A, in modo che venga visualizzato l'intervallo di date corretto.

Clicca il pulsante Rigenera Voci di Lavoro, e le voci di lavoro vengono ricreate. Una volta terminato, la finestra pop-up si chiude.

Tipi di Voce di Lavoro

Quando si crea una voce di lavoro nell'applicazione Buste Paga, o quando viene creato un nuovo tipo di ferie nell'applicazione Ferie, deve essere selezionato un tipo di voce di lavoro.

L'app Buste Paga viene fornita con nove tipi di voce di lavoro preconfigurati, e a seconda della localizzazione buste paga installata, potrebbero essere configurate voci di lavoro aggiuntive specifiche per paese. Se c'è bisogno di tipi di voce di lavoro aggiuntivi, possono essere creati.

Per visualizzare i tipi di voce di lavoro attualmente disponibili, vai su Buste Paga > Configurazione > Voci di Lavoro > Tipi di Voce di Lavoro.

Ogni tipo di voce di lavoro ha un codice per aiutare nella creazione dei cedolini e per garantire che tutte le tasse e le tariffe siano inserite correttamente.

Nuovo Tipo di Voce di Lavoro

Per creare un nuovo tipo di voce di lavoro, vai su Buste Paga > Configurazione > Voci di Lavoro > Tipi di Voce di Lavoro e clicca Nuovo. Quindi, inserisci le informazioni per le seguenti sezioni sul modulo.

Sezione Informazioni Generali

• Nome Tipo Voce di Lavoro: Inserisci un nome per il tipo di voce di lavoro. Dovrebbe essere breve e descrittivo, come Ferie Malattia o Formazione.
• Codice Buste Paga: Inserisci un codice per il tipo di voce di lavoro. Questo codice appare con il tipo di voce di lavoro sui fogli presenze e sui cedolini. Poiché il codice viene utilizzato in combinazione con l'applicazione Contabilità, si consiglia di verificare con il reparto contabilità per un codice da utilizzare.
• Codice Esterno: Inserisci un codice da utilizzare per esportare dati a un servizio buste paga di terze parti. Verifica con la terza parte utilizzata per determinare il Codice Esterno da inserire per il nuovo tipo di voce di lavoro.
• Colore: Seleziona un colore per il particolare tipo di voce di lavoro. Questo colore appare sulla dashboard voci di lavoro per aiutare a identificare i tipi di voce di lavoro.

Sezione Visualizzazione nel Cedolino

• Arrotondamento: Seleziona come deve essere arrotondato il tempo inserito per la voce di lavoro. Il metodo di arrotondamento selezionato determina come vengono calcolati i tempi lavorati sulle voci del foglio presenze. Le opzioni sono:
  • Nessun Arrotondamento: Le voci di lavoro non vengono modificate.
  • Mezza Giornata: Le voci di lavoro vengono arrotondate all'importo di mezza giornata più vicino.
  • Giornata: Le voci di lavoro vengono arrotondate all'importo di giornata intera più vicino.
• Tipo Arrotondamento: Se viene selezionato Mezza Giornata o Giornata nel campo Arrotondamento, appare questo campo. Seleziona Su o Giù per determinare come viene gestito l'arrotondamento.

Sezione Non Pagato

• Non Pagato nei Tipi di Struttura: Se il tipo di voce di lavoro è per lavoro che non è pagato, specifica a quale struttura di paga si applica il tipo di voce di lavoro non pagato, utilizzando il menu a tendina. Alcune situazioni in cui il lavoro viene registrato su un cedolino, ma non viene data compensazione, come stage non retribuiti, formazione non retribuita o volontariato.

Sezione Opzioni Ferie

• Ferie: Spunta questa casella se il tipo di voce di lavoro può essere selezionato per una richiesta di ferie o una voce di ferie, nell'applicazione Ferie.
  Se Ferie è attivo, appare un campo Tipo Ferie. Questo campo ha un menu a tendina per selezionare i tipi specifici di ferie, come Ferie Retribuite, Ferie Malattia o Ore Extra. Seleziona il Tipo Ferie associato al tipo di voce di lavoro.
• Mantieni Diritto Ferie: Spunta questa casella se il tipo di voce di lavoro associato al tipo di ferie selezionato consente di trasferire le ferie non utilizzate all'anno successivo.

Sezione Reporting

• Assenza Imprevista: Spunta questa casella se il tipo di voce di lavoro dovrebbe essere visibile sul report delle assenze impreviste.