Cedolini

I cedolini sono registrazioni individuali di pagamento, contenenti tutti i dettagli di come è stata calcolata la paga (ore, trattenute, altri input, ecc.), e generati dai responsabili delle buste paga tramite l'applicazione Buste Paga. I cedolini possono essere creati ed elaborati individualmente, oppure più cedolini possono essere elaborati contemporaneamente, in un singolo lotto.

Creare un Cedolino

Un nuovo cedolino può essere creato dalla pagina Cedolini da Pagare o dalla pagina Tutti i Cedolini.

Vai su Buste Paga > Cedolini, e clicca su Da Pagare o Tutti i Cedolini. Clicca il pulsante Nuovo nell'angolo in alto a sinistra, e si carica un modulo cedolino vuoto.

Modulo Cedolino

Compila le seguenti informazioni sul modulo cedolino:

• Dipendente: Utilizzando il menu a tendina, seleziona il dipendente in questo campo. Questo campo è obbligatorio. Una volta effettuata una selezione, altri campi potrebbero auto-popolarsi secondo la scheda dipendente.

• Contratto: Il contratto corrente per il dipendente selezionato popola questo campo. Questo campo è obbligatorio.

• Lotto: Utilizzando il menu a tendina, seleziona il lotto di cedolini a cui questo nuovo cedolino dovrebbe essere aggiunto, se applicabile.
• Struttura: La struttura collegata al contratto del dipendente auto-popola questo campo per impostazione predefinita. Se desiderato, utilizza il menu a tendina per selezionare una struttura diversa.
• Periodo: Il primo giorno all'ultimo giorno del mese corrente auto-popola i campi Periodo per impostazione predefinita. Le date possono essere modificate, se desiderato.
  Per modificare la data di inizio, clicca sulla prima data nel campo Periodo per rivelare un calendario pop-up. Naviga al mese desiderato e clicca sul giorno desiderato per selezionare quella data specifica.
  Ripeti questo processo per modificare la data di fine del cedolino. Questi campi sono obbligatori.

Scheda Giorni Lavorati & Input

La scheda Giorni Lavorati & Input dettaglia il numero di giorni e ore che il dipendente ha lavorato durante il Periodo di tempo specificato nella parte superiore del modulo cedolino, ed è calcolato in base ai campi Contratto e Struttura selezionati.

La sezione Giorni Lavorati viene popolata automaticamente ed elenca tutti i singoli record di presenza per il periodo di tempo, inclusi sia il tempo lavorato che eventuali ferie prese.

Ogni singola voce elenca il Tipo, Descrizione, Numero di Giorni, Numero di Ore e l'Importo totale.

Non possono essere creati record aggiuntivi per i Giorni Lavorati & Input poiché viene auto-popolato in base ai record di presenza del dipendente o all'orario di lavoro sulla sua scheda dipendente.

La sezione Altri Input è dove vengono elencati input aggiuntivi, come trattenute, rimborsi e spese.

Ogni singolo elemento elenca il Tipo, Descrizione e Conteggio. Per aggiungere un nuovo input, clicca Aggiungi una riga, e utilizzando il menu a tendina, seleziona il Tipo. Successivamente, inserisci una breve Descrizione, e infine, inserisci il Conteggio.

Scheda Calcolo Stipendio

La scheda Calcolo Stipendio è dove vengono elencate e calcolate tutte le singole regole retributive, incluso tutto dallo stipendio del dipendente, a tutte le trattenute e indennità, come tasse, spese, contributi ai benefit e qualsiasi altro elemento associato alla localizzazione buste paga installata.

Quando il cedolino viene creato per la prima volta, questa scheda rimane vuota. Clicca il pulsante Calcola Foglio nell'angolo in alto a sinistra, e la scheda Calcolo Stipendio viene popolata.

Scheda Altre Info

La scheda Altre Info contiene informazioni che sono richieste, ma non associate ad alcun input o calcolo, come fanno le altre schede.

Il Nome Cedolino viene auto-popolato secondo il nome del dipendente e il periodo di tempo per cui è il cedolino. Apporta eventuali modifiche desiderate al nome in questo campo. Questo campo è obbligatorio.

Il campo Azienda viene anche popolato automaticamente secondo la scheda del dipendente e non può essere modificato.

La data di fine selezionata nel campo Periodo nella metà superiore del modulo popola sia i campi Data Chiusura che Data Contabilità, per impostazione predefinita. La Data Chiusura è la data in cui il pagamento viene emesso al dipendente, mentre la Data Contabilità è la data di fine che copre il cedolino. Modifica le date, se necessario.

Il campo Giornale Stipendio viene popolato per impostazione predefinita e non può essere modificato. Questo è il giornale contabile in cui viene registrato lo stipendio.

Se ci sono note o informazioni aggiuntive necessarie per il cedolino, aggiungile al campo Aggiungi una Nota Interna....

Elaborare un Cedolino

Quando tutte le informazioni necessarie sul cedolino sono state inserite, il cedolino può essere elaborato. Innanzitutto, viene creata una bozza della registrazione contabile, seguita da un report di pagamento, e infine, il dipendente viene pagato.

Crea Bozza Registrazione

Una volta che tutto sul modulo cedolino è corretto, clicca il pulsante Crea Bozza Registrazione per creare il cedolino. Appare una finestra pop-up Conferma, chiedendo Sei sicuro di voler procedere? Clicca OK per confermare.

Una volta creata la bozza del cedolino, lo stato cambia in Completato, appare un pulsante smart Registrazione Contabile (Bozza) in alto, e appaiono pulsanti aggiuntivi nell'angolo in alto a sinistra.

Clicca il pulsante smart Registrazione Contabile (Bozza) per visualizzare la registrazione contabile dettagliata. Clicca Registra per registrare la voce. Utilizzando il menu breadcrumb, torna al cedolino.

Dopo che la registrazione contabile è stata registrata, il pulsante smart in alto cambia in Registrazione Contabile (Registrata).

Crea Report Pagamento

Una volta che lo stato del cedolino è cambiato in Completato, deve essere creato un report di pagamento. Un report di pagamento è un documento che contiene tutte le informazioni necessarie per trasferire i guadagni del dipendente dal conto bancario dell'azienda al loro. Questi vengono inviati dal reparto buste paga all'istituzione appropriata.

Clicca Crea Report Pagamento e si carica una finestra pop-up. Utilizzando il menu a tendina, seleziona il Formato Esportazione per il report di pagamento. Le due opzioni predefinite disponibili sono NACHA e CSV. NACHA sta per National Automated Clearing House Association (NACHA), e questa selezione crea un file ACH compatibile che viene inviato alla banca dell'azienda.

Successivamente, seleziona il Giornale Bancario desiderato in cui viene registrato lo stipendio. Infine, utilizzando il selettore calendario, imposta la data in cui viene emesso lo stipendio nel campo Data Effettiva.

Una volta configurata la finestra pop-up, clicca il pulsante Genera, e il file appare sul modulo cedolino, in un nuovo campo Report Pagamento.

Paga Dipendente

Successivamente, il pagamento deve essere inviato al dipendente. Per fare questo, clicca il pulsante Paga nell'angolo in alto a sinistra. Ciò rivela un modulo pop-up Paga.

Tutte le informazioni necessarie sono pre-popolate sul modulo secondo la configurazione del cedolino, ma possono essere apportate modifiche, se necessario, a qualsiasi campo tranne l'Importo. Questo viene popolato secondo i calcoli del cedolino e non può essere modificato.

• Giornale: Il giornale contabile in cui viene registrato il cedolino.
• Metodo di Pagamento: Utilizzando il menu a tendina, seleziona come viene pagato il dipendente. Le opzioni predefinite sono:
  • Pagamento Manuale: Seleziona questo se si paga il dipendente in un metodo diverso da Assegno o NACHA.
  • Assegno: Seleziona questo quando si emette un assegno direttamente al dipendente.
  • NACHA: Seleziona questo se si utilizza la National Automated Clearing House Association (NACHA) per trasferire il pagamento al dipendente, tramite bonifico diretto.
• Raggruppa Pagamenti: Se il dipendente ha più cedolini per lo stesso periodo di tempo (ad esempio, buste paga, rimborso e assegni provvigioni), spunta la casella per raggruppare tutti i pagamenti in un unico pagamento.
• Data Pagamento: Utilizzando il selettore calendario, seleziona la data in cui il dipendente deve essere pagato.

Una volta completato il modulo pop-up Paga, clicca il pulsante Crea Pagamenti, e il pagamento viene elaborato.

Dopo che il pagamento è stato elaborato, e c'è conferma che gli assegni sono stati emessi, o che i fondi sono stati depositati direttamente sul conto bancario del dipendente, clicca il pulsante Segna come pagato per contrassegnare il cedolino come pagato.

Rimborsare un Cedolino

Quando si rimborsa un pagamento, il rimborso viene ottenuto creando un cedolino per un importo negativo del cedolino originale.

Se è necessario rimborsare un pagamento, vai al singolo cedolino che viene rimborsato e clicca il pulsante Rimborsa, situato in alto a sinistra dello schermo. Si carica la dashboard Rimborsa Cedolino, con tutti i cedolini di rimborso che appaiono in una vista elenco.

Per impostazione predefinita, il cedolino di rimborso ha uno stato di In Attesa. Questo cedolino di rimborso viene elaborato allo stesso modo in cui viene elaborato un cedolino regolare.

Stampare un Cedolino

Per stampare un cedolino, clicca il pulsante Stampa nell'angolo in alto a sinistra della scheda cedolino individuale. Viene scaricato un file PDF, e il cedolino appare nel chatter, e il file viene allegato alla scheda cedolino.

Visualizzare Tutti i Cedolini

Per visualizzare tutti i cedolini, indipendentemente dallo stato, vai su Buste Paga > Cedolini > Tutti i Cedolini. Si carica la pagina Cedolini Dipendenti, visualizzando tutti i cedolini, organizzati per lotto, in una vista elenco annidata predefinita.

Clicca la ▶ (freccia destra) accanto al nome di un singolo lotto per espandere l'elenco e visualizzare tutti i cedolini in quel particolare lotto, insieme a tutti i dettagli del cedolino.

Il numero di cedolini nel lotto è scritto tra parentesi dopo il nome del lotto. Lo Stato per ogni singolo cedolino appare sul lato destro, indicando una delle seguenti opzioni di stato:

• Bozza: il cedolino è creato, e c'è ancora tempo per apportare modifiche, poiché gli importi non sono calcolati.
• In Attesa: il cedolino è stato calcolato, e i dettagli dello stipendio possono essere trovati nella scheda Calcolo Stipendio.
• Completato: il cedolino è calcolato e pronto per essere pagato.
• Pagato: il dipendente è stato pagato.

Clicca su un singolo cedolino per visualizzare i dettagli per quel cedolino su una pagina separata. Utilizzando il menu breadcrumb, clicca Cedolini Dipendenti per tornare alla vista elenco di tutti i cedolini.

Un nuovo cedolino può essere creato dalla pagina Cedolini Dipendenti, cliccando il pulsante Nuovo nell'angolo in alto a sinistra. Ciò rivela una pagina modulo cedolino vuoto separata. Su quella pagina modulo cedolino vuoto, inserisci tutte le informazioni necessarie.

I cedolini possono anche essere esportati in un foglio di calcolo Excel. Per esportare tutti i cedolini, clicca sull'icona ⚙ (ingranaggio) alla fine delle parole Cedolini Dipendenti nell'angolo in alto a sinistra. Questo rivela un menu a tendina. Clicca 📤 Esporta Tutto per esportare tutti i cedolini in un foglio di calcolo.

Per esportare solo cedolini selezionati, seleziona prima i cedolini da esportare dall'elenco. Quindi, clicca la casella di controllo a sinistra di ogni singolo cedolino per selezionarlo. Man mano che i cedolini vengono selezionati, appare un pulsante smart nella parte superiore centrale della pagina, indicando il numero di cedolini selezionati. Quindi, clicca l'icona ⚙ Azioni nella parte superiore centrale della pagina e clicca 📤 Esporta.

Visualizzare Cedolini da Pagare

Per visualizzare solo i cedolini in attesa di essere elaborati, vai su Buste Paga > Cedolini > Da Pagare.

Ogni cedolino elenca il numero Riferimento per il singolo cedolino, il nome Dipendente, il Nome Lotto, l'Azienda, la Retribuzione Base, Retribuzione Lorda, Retribuzione Netta e lo Stato del cedolino.

Clicca su una singola voce cedolino per visualizzare i dettagli per quel singolo cedolino.

Elabora i cedolini allo stesso modo in cui viene elaborato un cedolino regolare, o in un lotto.