Calendario

Laundry ERP Calendario e un'app di pianificazione che consente agli utenti di integrare il flusso di lavoro aziendale in un'unica piattaforma di gestione. Grazie all'integrazione con le altre app dell'ecosistema Laundry ERP, Calendario consente di pianificare e organizzare riunioni, programmare eventi, pianificare valutazioni dei dipendenti, coordinare progetti e molto altro, tutto dalla stessa piattaforma.

Aprendo l'app Calendario, gli utenti hanno una panoramica delle riunioni in corso. L'opzione di visualizzazione selezionata appare come menu a discesa Giorno, Settimana, Mese o Anno. Sotto il menu a discesa delle opzioni di visualizzazione, gli utenti possono anche abilitare o disabilitare Mostra fine settimana.

Sincronizzazione calendari di terze parti

Gli utenti possono sincronizzare Laundry ERP con calendari Outlook e/o Google esistenti, andando su Calendario > Configurazione > Impostazioni. Da qui, inserire l'ID Client e il Segreto Client. C'e anche un'opzione per mettere in pausa la sincronizzazione spuntando la casella, o automatizzarla lasciandola vuota.

Una volta completate le configurazioni desiderate, assicurati di cliccare Salva prima di procedere.

Gli eventi creati nei calendari sincronizzati appaiono automaticamente su tutte le piattaforme integrate.

Creare attivita dal chatter

Crea istantaneamente nuove riunioni ovunque in Laundry ERP tramite il chatter di un singolo record, come in un'opportunita CRM o un'attivita nell'app Progetti.

Dal chatter, clicca sul pulsante Attivita. Nella finestra popup Pianifica Attivita, seleziona il Tipo di Attivita desiderato, che popola un set di pulsanti, a seconda dell'attivita.

Le attivita che coinvolgono altri calendari, come Riunione o Chiamata per Demo, si collegano all'app Calendario. Seleziona una di queste attivita per collegarti all'app Calendario, quindi clicca Apri Calendario per tornare all'app. In alternativa, e anche possibile cliccare Pianifica e Segna come Fatto per chiudere l'attivita, oppure selezionare Fatto e Pianifica Successivo per mantenere aperta la finestra Pianifica Attivita e crearne un'altra.

Pianificare un evento

Per inserire un evento nel calendario, apri l'app Calendario e clicca sulla data desiderata. Nella finestra popup Nuovo Evento che appare, inizia aggiungendo il titolo dell'evento.

La data selezionata viene inserita automaticamente nel campo Inizio. Questo puo essere modificato cliccando nella sezione della data e selezionando una data dal calendario. Per eventi su piu giorni, seleziona la data di fine nel secondo campo, quindi clicca Applica.

Spunta la casella Tutto il giorno se non c'e un orario di inizio o fine specifico.

Per eventi con orari di inizio e fine specifici, assicurati che la casella Tutto il giorno sia deselezionata per abilitare la selezione dell'orario. Con la casella Tutto il giorno deselezionata, le selezioni degli orari appaiono nel campo Inizio.

L'utente connesso viene inserito automaticamente come primo partecipante. Ulteriori Partecipanti possono essere aggiunti o creati da qui.

Per riunioni virtuali, copia e incolla l'URL nello spazio fornito nel campo URL Videochiamata. Oppure, clicca Riunione Laundry ERP per creare un link.

Quindi, crea l'evento cliccando Salva e Chiudi, oppure seleziona Altre Opzioni per configurare ulteriormente l'evento.

Il campo Descrizione consente agli utenti di aggiungere informazioni e dettagli aggiuntivi sulla riunione.

Clicca Altre Opzioni per navigare al modulo della riunione, che fornisce configurazioni aggiuntive per l'evento:

• Durata: Definisci la durata della riunione in ore, oppure attiva l'interruttore Tutto il giorno.
• Ricorrente: Spunta la casella per creare una riunione ricorrente. Una volta selezionata, si aprono nuovi campi:
  • Fuso orario: Seleziona il fuso orario per cui e specificato l'orario della riunione.
  • Ripeti: Seleziona il periodo di ricorrenza della riunione. A seconda del tipo di ricorrenza selezionato, appare un campo successivo in cui gli utenti indicano quando la riunione deve ripetersi. Ad esempio, se si seleziona Mensile come opzione Ripeti, appare un nuovo campo in cui l'utente decide in quale Giorno del Mese la riunione deve ripetersi.
  • Fino a: Seleziona il Numero di ripetizioni limitato, la Data di fine in cui le ricorrenze devono terminare, o se le riunioni devono ripetersi Per sempre.
• Tag: Aggiungi tag all'evento, come Riunione Cliente o Riunione Interna. Questi possono essere cercati e filtrati nell'app Calendario quando si organizzano piu eventi.
• Appuntamento: Collega appuntamenti esistenti o nuovi. Questi possono essere configurati tramite il pulsante Condividi Disponibilita dalla dashboard principale del Calendario.
• Privacy: Alterna tra le opzioni di visibilita per controllare chi puo visualizzare l'evento.
• Organizzatore: Per impostazione predefinita e l'utente Laundry ERP corrente. Seleziona un nuovo utente tra quelli esistenti, oppure crea e modifica un nuovo utente.
• Descrizione: Aggiungi informazioni o dettagli aggiuntivi sulla riunione.
• Promemoria: Seleziona le opzioni di notifica da inviare ai partecipanti. Scegli una notifica predefinita o configura nuovi promemoria.

Coordinamento con la disponibilita dei team

Quando si pianifica un evento per piu utenti, nella dashboard dell'app Calendario, spunta la casella accanto a Partecipanti per visualizzare la disponibilita dei membri del team. Spunta (o deseleziona) la casella accanto agli utenti elencati per mostrare (o nascondere) i singoli calendari.

Condivisione delle disponibilita

Nella dashboard principale dell'app Calendario, clicca il pulsante Condividi Disponibilita in cima alla pagina. Quindi, clicca e trascina per selezionare gli orari e le date disponibili sul calendario per aggiungerli come opzioni nell'invito.

Una volta selezionata la disponibilita, clicca il pulsante Apri per navigare all'appuntamento associato.

Sul modulo dell'appuntamento sono disponibili diverse opzioni di configurazione:

Nel campo Pianificazione, imposta una finestra minima di ore per garantire che gli appuntamenti siano confermati con un certo anticipo. Ad esempio, imposta 01:00 per richiedere ai partecipanti di confermare almeno un'ora prima dell'orario dell'appuntamento.

Nel campo Consenti Cancellazione, imposta una finestra massima di ore prima dell'appuntamento entro cui i partecipanti possono annullare.

Il campo Disponibilita su consente ai partecipanti di prenotare Utenti o Risorse, come sale riunioni o tavoli. Dopo aver selezionato Utenti o Risorse, digita l'utente o la risorsa desiderata nello spazio sottostante.

Il campo Visualizzazione Frontend viene utilizzato per scegliere Nessuna Immagine o Mostra Immagini relative all'utente o alla risorsa selezionata nella pagina dell'appuntamento.

Se Risorse e stato selezionato nel campo Disponibilita su, gli utenti hanno l'opzione di Gestire le Capacita.

Spunta la casella per limitare il numero massimo di persone che possono utilizzare la risorsa contemporaneamente.

Il campo Metodo di Assegnazione abilita l'ordine in cui i partecipanti prenotano il loro orario e utente/risorsa:

• Scegli Utente/Risorsa poi Orario
• Seleziona Orario poi Utente/Risorsa

Se Risorse e stato selezionato nel campo Disponibilita su, e disponibile una terza opzione, Seleziona Orario poi auto-assegna.

Facoltativamente, configura le seguenti schede:

• Scheda Pianificazione
• Scheda Opzioni
• Scheda Domande
• Scheda Messaggi

Clicca il pulsante Anteprima per vedere come appare il link dell'appuntamento per i partecipanti.

Una volta terminate le configurazioni, clicca il pulsante Condividi per generare un link da inviare direttamente, oppure clicca Pubblica per pubblicare la selezione dell'appuntamento sul sito web Laundry ERP collegato.

Scheda Pianificazione

Nella scheda Pianificazione del modulo dell'appuntamento, gli slot temporali possono essere gestiti. La data e l'orario selezionati vengono inseriti come primi slot temporali.

Per aggiungere un nuovo slot temporale, clicca Aggiungi una riga. Clicca nel nuovo spazio vuoto sotto il campo Da, quindi seleziona e inserisci la nuova data e ora di inizio. Ripeti sotto il nuovo spazio vuoto sotto A per selezionare e inserire la nuova data e ora di fine.

Scheda Opzioni

La scheda Opzioni fornisce configurazioni aggiuntive:

• Sito web: Specifica su quale sito web l'invito alla riunione sara pubblicato.
• Fuso orario: Per impostazione predefinita e il fuso orario dell'azienda selezionato nell'app Impostazioni. Per cambiare il fuso orario, seleziona l'opzione desiderata dal menu a discesa.
• Posizione: Seleziona o crea nuove posizioni dal menu a discesa. Se questo campo viene lasciato vuoto, la riunione e considerata online.
• Link Videoconferenza: Seleziona tra Laundry ERP Discuss o Google Meet per includere un link di videoconferenza nell'invito alla riunione, oppure lascia vuoto per non generare un URL di riunione.
• Conferma Manuale: Mostrata solo se Risorse e stato selezionato nel campo Disponibilita su. Spunta la casella e inserisci una percentuale massima della capacita totale delle risorse selezionate per creare un requisito di conferma manuale per finalizzare la riunione.
• Pagamento Anticipato: Spunta la casella per richiedere agli utenti di pagare prima di confermare la prenotazione. Una volta spuntata, appare un link per Configurare i Provider di Pagamento, che abilita i pagamenti online.
• Limita alle Ore Lavorative: Se Utenti e stato selezionato nel campo Disponibilita su, spunta la casella per limitare gli slot temporali delle riunioni alle ore lavorative degli utenti selezionati.
• Crea Opportunita: Quando selezionato, ogni appuntamento pianificato crea una nuova opportunita CRM.
• Promemoria: Aggiungi o elimina promemoria di notifica in questo campo. Seleziona lo spazio vuoto per opzioni aggiuntive.
• Email di Conferma: Spunta la casella per inviare automaticamente un'email di conferma ai partecipanti una volta che la riunione e confermata. Seleziona tra i modelli email o clicca Cerca altro..., poi Nuovo per creare un modello personalizzato.
• Email di Cancellazione: Spunta la casella per inviare automaticamente un'email di cancellazione ai partecipanti se la riunione viene annullata. Seleziona tra i modelli email o clicca Cerca altro..., poi Nuovo per creare un modello personalizzato.
• CC a: Aggiungi contatti da notificare sugli aggiornamenti della riunione in questo campo, indipendentemente dal fatto che partecipino alla riunione.
• Consenti Ospiti: Spunta la casella per consentire ai partecipanti di invitare ospiti.

Scheda Domande

Nella scheda Domande, aggiungi domande a cui il partecipante deve rispondere quando conferma la riunione. Clicca Aggiungi una riga per configurare una Domanda. Quindi seleziona un Tipo di Domanda, facoltativamente aggiungi un Segnaposto di risposta e scegli se e una Risposta Obbligatoria.

Scheda Messaggi

Nel campo Messaggio di Introduzione della scheda Messaggi, aggiungi informazioni aggiuntive sulla riunione che appaiono nell'invito.

Le informazioni aggiunte nel campo Messaggio Extra alla Conferma appaiono una volta che la riunione e confermata.

Approfondimenti