Appuntamenti
Appuntamenti
L'app Appuntamenti di Laundry ERP è un'applicazione di pianificazione self-service che semplifica il processo di prenotazione di riunioni, consulenze o servizi. Integrata con la suite di app aziendali di Laundry ERP, consente alle aziende di automatizzare la pianificazione degli appuntamenti, ridurre il coordinamento manuale e offrire un'esperienza fluida ai clienti. Gli appuntamenti possono essere collegati a calendari, opportunità CRM, programmi dei dipendenti e molto altro, rendendola uno strumento ideale per le lavanderie industriali che cercano efficienza e organizzazione nella gestione di ritiri, consegne e consulenze commerciali.
Configurazione
L'app Appuntamenti consente di pianificare nuovi appuntamenti in base alla disponibilità degli utenti o alla disponibilità delle risorse, come sale riunioni, aree di ricevimento o zone di carico/scarico. Per creare una nuova risorsa o gestire quelle esistenti, naviga su Appuntamenti → Configurazione → Risorse. Si apre un elenco delle risorse disponibili nel database, insieme alla loro capacità individuale.
Risorse
Clicca Nuovo per creare una nuova risorsa. Nel record vuoto, inserisci un Nome per la nuova risorsa. Nel campo Capacità, inserisci il numero massimo di persone che la risorsa può accogliere. Quindi, conferma il Fuso orario per questa risorsa.
Se desiderato, seleziona una o più Risorse collegate dal menu a discesa. Questa opzione designa una o più risorse che possono essere utilizzate in combinazione per gestire una domanda maggiore.
Infine, aggiungi una Descrizione per questa risorsa. Il contenuto della scheda Descrizione è visibile ai clienti quando prenotano un appuntamento online.
Capacità delle risorse
Quando si prenota un appuntamento basato sulla disponibilità delle risorse, il sito web visualizza una capacità massima di 12. Questo accade anche se la risorsa ha una capacità superiore. Per evitare questo, è necessario aggiungere un nuovo Parametro di sistema al database.
Innanzitutto, assicurati che la modalità sviluppatore sia abilitata. Quindi, naviga su App Impostazioni → Tecnico → Parametri → Parametri di sistema. Clicca Nuovo per aggiungere un nuovo parametro.
Nel campo Chiave, inserisci appointment.resource_max_capacity_allowed. Nel campo Valore, inserisci la capacità massima che dovrebbe essere consentita. Clicca Salva manualmente al termine.
Configurazione tipo di appuntamento
Prima di poter pianificare o prenotare appuntamenti, è necessario creare un tipo di appuntamento. Naviga sulla dashboard dell'app Appuntamenti e clicca Nuovo. Nel nuovo record vuoto, inserisci un Titolo appuntamento, quindi imposta una Durata per questo tipo di appuntamento.
Successivamente, imposta un Tempo di pre-prenotazione. Questo è il tempo minimo tra il momento in cui un appuntamento può essere prenotato e l'inizio dell'appuntamento. Se il Tempo di pre-prenotazione è 1 ora, gli appuntamenti devono essere prenotati con almeno 1 ora di anticipo.
Seleziona una Finestra di pianificazione:
- Seleziona Disponibile ora per consentire ai clienti di prenotare un appuntamento immediatamente. Usa il campo Fino a X giorni nel futuro per definire con quanto anticipo i clienti possono pianificare gli appuntamenti. Ad esempio, se si inserisce
14, i clienti non possono prenotare nulla oltre 14 giorni dalla data corrente. - Seleziona Entro un intervallo di date per limitare le prenotazioni a un intervallo specifico di date. Dopo aver selezionato questa opzione, clicca sui campi Da e a e usa la finestra popup del calendario per personalizzare l'intervallo di date e orari.
Aggiorna il campo Consenti cancellazione per limitare il tempo prima di un appuntamento entro cui un cliente può annullare. Se questa impostazione è abilitata, i clienti non possono annullare entro il periodo di tempo designato.
Successivamente, designa se questo tipo di appuntamento è basato su Utenti o Risorse, selezionando il pulsante radio appropriato. Se è basato su utenti, seleziona uno o più Utenti nel menu a discesa. Se è basato su risorse, seleziona una o più Risorse nel menu a discesa.
Selezionando Risorse nel campo Disponibilità su si rivela l'opzione Gestisci capacità. Se selezionata, l'appuntamento limita il numero di partecipanti in base alla capacità delle risorse selezionate.
Scegli un Metodo di assegnazione selezionando il pulsante radio appropriato:
- Scegli Utente/Risorsa poi Orario: i clienti selezionano da un elenco di utenti/risorse disponibili, quindi selezionano uno slot orario libero.
- Seleziona Orario poi Utente/Risorsa: i clienti scelgono una data e un orario, quindi selezionano dall'elenco di utenti/risorse disponibili.
- Seleziona Orario poi auto-assegna: i clienti selezionano uno slot orario e vengono automaticamente assegnati a un utente/risorsa.
Scheda Pianificazione
La scheda Pianificazione viene utilizzata per definire quando questo tipo di appuntamento deve essere reso disponibile. Le impostazioni definiscono gli slot orari mostrati nella pagina di prenotazione.
Clicca Aggiungi una riga per creare un nuovo intervallo di tempo. Seleziona un giorno della settimana dal menu a discesa Ogni, quindi aggiorna gli orari nei campi Da e A. Clicca l'icona del cestino per eliminare una voce. Possono essere incluse più voci per un singolo giorno.
Scheda Opzioni
La scheda Opzioni viene utilizzata per personalizzare le opzioni di visualizzazione per questo appuntamento, nonché le impostazioni di notifica per clienti e utenti.
Il campo Visualizzazione frontend determina come l'appuntamento viene presentato sul sito web ai clienti. Seleziona il pulsante radio Mostra immagini per pubblicare le immagini predefinite dell'utente o delle risorse per questo appuntamento sul sito web.
I campi Fuso orario e Posizione vengono compilati automaticamente per gli appuntamenti basati su risorse, in base a dove si trova la risorsa. Per gli appuntamenti basati su utenti, il campo Posizione predefinita è una Riunione Online, con un Link videoconferenza generato automaticamente. Se non si tratta di una riunione online, seleziona un'opzione diversa nel campo Posizione.
Spunta la casella Conferma manuale per richiedere l'approvazione prima che una riunione venga accettata. Se questa funzionalità è abilitata, lo slot orario dell'appuntamento è comunque considerato riservato fino alla conferma o al rifiuto. Lascia questa casella vuota per accettare automaticamente le riunioni create da questo appuntamento.
La funzionalità Crea opportunità aggiunge un'opportunità all'app CRM per ogni appuntamento pianificato, che viene assegnata all'utente responsabile. Spunta la casella Crea opportunità per abilitare questa opzione.
Il campo Promemoria viene utilizzato per impostare come i clienti devono essere contattati prima dell'orario dell'appuntamento. Seleziona una o più opzioni dal menu a discesa, in base al metodo di comunicazione e al periodo di tempo.
Spunta la casella Consenti ospiti per consentire ai clienti di aggiungere ulteriori ospiti quando si registrano per un appuntamento.
Scheda Domande
La scheda Domande può essere utilizzata per richiedere ai clienti informazioni aggiuntive durante la prenotazione di un appuntamento. Clicca Aggiungi una riga per aggiungere una nuova domanda.
Nella finestra popup Crea domande, inserisci la Domanda, quindi scegli un Tipo di risposta.
Spunta la casella Risposta obbligatoria per richiedere ai clienti di rispondere a questa domanda prima di poter prenotare un appuntamento. Clicca Salva e Nuovo per aggiungere un'altra domanda, oppure Salva e Chiudi al termine.
Scheda Messaggi
La scheda Messaggi viene utilizzata dall'azienda per fornire informazioni aggiuntive ai clienti riguardo questo tipo di appuntamento.
Nel campo Messaggio di introduzione, aggiungi una breve descrizione del tipo di appuntamento. Questo può includere l'argomento dell'appuntamento, un'agenda della riunione o una presentazione degli utenti responsabili.
Il Messaggio extra alla conferma viene visualizzato al cliente dopo aver prenotato una riunione. Aggiungi qui qualsiasi informazione aggiuntiva di cui il cliente dovrebbe essere a conoscenza. Questo può includere informazioni sul parcheggio, regole dell'ultimo minuto o istruzioni aggiuntive.
Pubblicazione di un appuntamento
Quando un appuntamento è pronto per essere pubblicato, clicca il pulsante smart Vai al sito web in cima al record. Quindi, scorri l'icona Non pubblicato su Pubblicato.