Creare Eventi

Con l'applicazione Eventi, gli organizzatori possono creare e configurare eventi in presenza o esclusivamente online in Laundry ERP. Ogni nuovo evento contiene una serie di opzioni personalizzabili orientate alla logistica specifica dell'evento, come la vendita di biglietti e il banco registrazione, stand, sessioni, sponsor, sale e molto altro.

Gli eventi possono essere creati manualmente da zero o costruiti a partire da modelli predefiniti. Una volta avviata, l'applicazione Eventi si integra con l'app Sito Web per la promozione front-end e la registrazione dei partecipanti, l'app Vendite per l'acquisto di biglietti a pagamento e l'applicazione CRM attraverso regole personalizzabili di generazione lead.

Nuovo evento

Per creare un nuovo evento, vai all'applicazione Eventi per accedere alla dashboard Eventi predefinita, nella vista Kanban. Da qui, oppure alternativamente dalle viste Lista o Gantt, fai clic sul pulsante Nuovo nell'angolo in alto a sinistra della dashboard per aprire un nuovo modulo evento.

Modulo evento

Nella parte superiore del modulo evento si trova una serie di pulsanti intelligenti (smart button) relativi a varie metriche dell'evento, che si popoleranno automaticamente con i dati pertinenti man mano che i partecipanti si registrano, gli stand e gli sponsor aderiscono all'evento, l'evento si svolge e cosi via.

Principalmente, questi pulsanti intelligenti vengono utilizzati come portali logistici per eseguire azioni specifiche per l'evento. Le visualizzazioni numeriche servono principalmente come punti di riferimento rapido.

Sotto i pulsanti intelligenti si trova il modulo evento, che contiene vari campi e schede cliccabili che servono a configurare i dettagli iniziali e necessari dell'evento.

Campi del modulo evento

I seguenti campi sono presenti nel modulo evento:

• Nome Evento: il titolo dell'evento. Questo campo e obbligatorio.

• Data: quando l'evento e programmato (espresso nel fuso orario locale). Questo campo si popola automaticamente, ma e modificabile, ed e obbligatorio.
• Fuso orario visualizzato: il fuso orario in cui le date/orari dell'evento verranno visualizzati sul sito web. Questo campo si popola automaticamente, ma e modificabile, ed e obbligatorio.
• Lingua: designa una lingua specifica in cui tutte le comunicazioni dell'evento verranno tradotte, se necessario. Questo campo e vuoto per impostazione predefinita.
• Twitter Wall: crea una pagina separata sul sito web dell'evento per mostrare post social specifici su X (precedentemente Twitter) che contengono elementi desiderati predeterminati.

• Modello: scegli un modello evento preconfigurato dal menu a tendina, oppure creane uno nuovo direttamente da questo campo digitando il nome del nuovo modello e selezionando Crea o Crea e modifica....
• Tag: aggiungi tag corrispondenti per descrivere brevemente l'evento (es. Online, Conferenza, Fiera Tessile, ecc.). E possibile aggiungere piu tag per evento.

• Organizzatore: designa l'organizzatore dell'evento (un'azienda, un contatto o un dipendente).
• Responsabile: designa un utente nel database come responsabile di questo evento.
• Azienda: designa a quale azienda nel database e collegato questo evento. Questo campo appare solo in un ambiente multi-azienda. Si popola automaticamente, ma e modificabile, ed e obbligatorio.
• Sito web: scegli di limitare la pubblicazione di questo evento a un sito web specifico creato in Laundry ERP. Se questo campo viene lasciato vuoto, l'evento puo essere pubblicato su tutti i siti web nel database.
• Luogo: inserisci i dettagli del luogo dell'evento. Questo campo recupera le informazioni dall'applicazione Contatti. In alternativa, le informazioni sul Luogo possono essere inserite manualmente. Come minimo, devono essere inseriti un nome del luogo, indirizzo, citta, CAP/regione e paese.
• Mappa esposizione: se desiderato, fai clic sul pulsante Carica il tuo file per caricare un'immagine della mappa del luogo dell'evento.
• Limita registrazioni: se questa casella di controllo e spuntata, viene aggiunto un limite al numero di registrazioni per l'evento, e il limite desiderato deve essere inserito nel campo vuoto prima di Partecipanti.
• Dimensione badge: seleziona un formato di carta desiderato per i badge evento. Le opzioni sono: A4 pieghevole, A6 o 4 per foglio.
• Sfondo badge: se desiderato, fai clic sul pulsante Carica il tuo file per caricare un'immagine di sfondo personalizzata per i badge dell'evento.

Una volta compilati adeguatamente i campi sopra indicati, passa alle quattro schede nella parte inferiore del modulo evento per ulteriori personalizzazioni.

Le schede sono: Biglietti, Comunicazione, Domande e Note.

Scheda Biglietti

Crea biglietti personalizzati (e livelli di biglietti) per gli eventi nella scheda Biglietti del modulo evento.

Per creare un biglietto, fai clic su Aggiungi una riga nella scheda Biglietti. Poi inserisci un nome per il biglietto (es. Biglietto Base o VIP) nel campo Nome.

Nel campo Prodotto, seleziona il prodotto Registrazione Evento preconfigurato oppure creane uno nuovo digitando il nome del nuovo prodotto di registrazione e selezionando Crea o Crea e modifica... dal menu a tendina.

Successivamente, imposta il costo di registrazione del biglietto nel campo Prezzo.

Poi determina una data di Inizio Vendita e Fine Vendita nei rispettivi campi. Se desiderato, designa un importo Massimo per quel biglietto specifico che puo essere venduto.

La colonna Venduti si popola con il numero di biglietti venduti.

Opzionalmente, nella colonna Colore, aggiungi un colore personalizzato per differenziare i badge dei biglietti. Il colore selezionato viene visualizzato sui badge dei biglietti quando stampati.

Scheda Comunicazione

Nella scheda Comunicazione del modulo evento, crea varie comunicazioni di marketing che possono essere programmate per essere inviate a intervalli specifici prima e dopo l'evento.

Per aggiungere una comunicazione nella scheda Comunicazione, fai clic su Aggiungi una riga. Poi seleziona il tipo di comunicazione desiderato nel campo Invia. Le opzioni sono: Email, SMS, Post Social o WhatsApp.

Non c'e limite al numero di comunicazioni che possono essere aggiunte nella scheda Comunicazione del modulo evento.

Email

Seleziona un modello email esistente dal menu a tendina Modello.

Poi definisci l'Intervallo, l'Unita e l'Attivazione dai rispettivi campi a tendina, indicando a Laundry ERP quando la comunicazione deve essere inviata.

Le opzioni per l'Unita sono: Immediatamente, Ore, Giorni, Settimane e Mesi.

Poi seleziona un'opzione dal menu a tendina Attivazione. Le opzioni sono: Dopo ogni registrazione, Prima dell'evento e Dopo l'evento.

Scheda Domande

Nella scheda Domande del modulo evento, gli utenti possono creare brevi questionari con cui i registranti interagiscono dopo essersi registrati per l'evento.

Queste domande possono essere focalizzate sulla raccolta di informazioni di base sul partecipante, sulle sue preferenze, aspettative e altri aspetti simili. Queste informazioni possono anche essere utilizzate per creare metriche di reportistica piu dettagliate e per regole specifiche di generazione lead.

Per aggiungere una domanda nella scheda Domande, fai clic su Aggiungi una riga. Si apre una finestra pop-up Crea Domanda. Da qui, configura la domanda con le seguenti opzioni:

• Risposta Obbligatoria: richiede una risposta per procedere.
• Chiedi una volta per ordine: se spuntata, la domanda viene posta una sola volta e il valore viene propagato a ogni partecipante nell'ordine.

Poi seleziona un'opzione Tipo di Domanda:

• Selezione: fornisce opzioni di risposta tra cui scegliere.
• Testo libero: consente di inserire una risposta personalizzata.
• Nome: campo per il nome del partecipante.
• Email: campo per l'indirizzo email.
• Telefono: campo per il numero di telefono.
• Azienda: campo per l'azienda associata al partecipante.

Le colonne informative nella scheda Domande mostrano le configurazioni di ogni domanda: Titolo, Obbligatoria, Una volta per ordine, Tipo e Risposte (se applicabile).

Per i tipi Selezione e Testo libero, appare un pulsante Statistiche sul lato destro della riga della domanda. Quando cliccato, mostra le metriche di risposta per quella domanda specifica.

Scheda Note

Nella scheda Note del modulo evento, gli utenti possono lasciare note interne dettagliate e/o informazioni/istruzioni relative all'evento per i partecipanti.

Nel campo Nota della scheda Note, gli utenti possono lasciare note interne per altri dipendenti dell'evento, come liste di cose da fare, informazioni di contatto, istruzioni e cosi via.

Nel campo Istruzioni Biglietto della scheda Note, gli utenti possono lasciare istruzioni specifiche per le persone che partecipano all'evento, che appariranno sul biglietto del partecipante.

Pubblicare eventi

Una volta completate tutte le configurazioni e le modifiche nel modulo evento, e il momento di pubblicare l'evento sul sito web. Cio rende l'evento visibile ai visitatori del sito e permette alle persone di registrarsi per l'evento.

Inviare inviti all'evento

Per inviare inviti all'evento a potenziali partecipanti, vai al modulo evento desiderato, tramite Eventi > Eventi, e fai clic sull'evento desiderato. Successivamente, fai clic sul pulsante Invita nell'angolo in alto a sinistra del modulo evento.

Si apre un modulo email vuoto da compilare secondo le necessita. Procedi a creare e personalizzare un messaggio email da inviare come invito ai potenziali partecipanti. Ricordati di includere un link alla pagina di registrazione sul sito web dell'evento, consentendo ai destinatari interessati di registrarsi rapidamente.

Vedi anche

• Gestione Interventi
• Vendita Biglietti
• Modelli Eventi