Gestione Fatture Fornitori

Una fattura fornitore e una fattura ricevuta per prodotti e/o servizi acquistati da un'azienda da un fornitore. Le fatture fornitori registrano i debiti man mano che arrivano dai fornitori e possono includere importi dovuti per beni e/o servizi acquistati, imposte sulle vendite, spese di trasporto e consegna e altro.

In Laundry ERP, una fattura fornitore puo essere creata in diversi punti del processo di acquisto, a seconda della politica di controllo fatture selezionata nelle impostazioni del prodotto.

Politiche di controllo fatture

Per configurare la politica di controllo fatture di un prodotto, vai su Acquisti > Prodotti > Prodotti e clicca sul prodotto desiderato per aprirlo. Quindi, clicca sulla scheda Acquisto. Nella sezione Fatture Fornitori, il campo Politica di Controllo elenca due opzioni:

• Su quantita ordinata: crea una fattura fornitore non appena un ordine di acquisto viene confermato. I prodotti e le quantita nell'ordine di acquisto vengono utilizzati per generare una bozza di fattura.
• Su quantita ricevuta: una fattura viene creata solo dopo che tutto (o parte) dell'ordine totale e stato ricevuto. I prodotti e le quantita ricevute vengono utilizzati per generare una bozza di fattura.

Una volta selezionata una politica, clicca su Salva per salvare le modifiche.

Abbinamento a 3 vie

La politica di abbinamento a 3 vie garantisce che le fatture fornitori vengano pagate solo dopo che tutti (o alcuni) i prodotti in un ordine di acquisto (OdA) sono stati ricevuti.

Per attivare l'abbinamento a 3 vie, vai su Acquisti > Configurazione > Impostazioni e scorri fino alla sezione Fatturazione.

Spunta la casella accanto a Abbinamento a 3 vie e clicca su Salva.

Gestione fatture fornitori in Contabilita

Le fatture fornitori possono anche essere create direttamente dall'app Contabilita, senza dover prima creare un ordine di acquisto.

Vai su Contabilita > Fornitori > Fatture e clicca su Nuovo. Si apre un modulo vuoto Fattura Fornitore.

Aggiungi un fornitore nel campo Fornitore. Quindi, nella scheda Righe Fattura, clicca su Aggiungi una riga per aggiungere prodotti.

Seleziona un prodotto dal menu a tendina nel campo Prodotto e inserisci la quantita da ordinare nel campo Quantita.

Seleziona una Data Fattura e configura eventuali altre informazioni necessarie. Infine, clicca su Conferma per confermare la fattura.

Una volta confermata, clicca sulla scheda Registrazioni Contabili per visualizzare i giornali Conto. Questi giornali vengono popolati in base alla configurazione sui moduli Fornitore e Prodotto corrispondenti.

Se necessario, clicca su Nota di Credito per aggiungere una nota di credito alla fattura. Inoltre, puo essere aggiunto un numero di Riferimento Fattura.

Quando sei pronto, clicca su Registra Pagamento, seguito da Crea Pagamento, per completare la Fattura Fornitore.

Per collegare una bozza di fattura a un ordine di acquisto esistente, clicca sul menu a tendina accanto a Completa Automaticamenteprima di cliccare su Conferma e seleziona un OdA dal menu.La fattura viene popolata automaticamente con le informazioni dall'OdA scelto.

Fatturazione in batch

Le fatture fornitori possono essere elaborate e gestite in batch nell'app Contabilita.

Vai su Contabilita > Fornitori > Fatture. Quindi, clicca sulla casella di controllo nell'angolo in alto a sinistra, accanto alla colonna Numero, sotto il pulsante Nuovo.

Questo seleziona tutte le fatture fornitori esistenti con uno Stato di Registrata o Bozza.

Clicca sul pulsante Stampa per stampare le fatture o le bollette selezionate.

Clicca su Registra Pagamento per creare ed elaborare pagamenti per piu fatture fornitori contemporaneamente.

Cliccando Registra Pagamento si apre una finestra pop-up Registra Pagamento. Dalla finestra pop-up, seleziona il Giornale a cui le fatture devono essere registrate, scegli una Data Pagamento e seleziona un Metodo di Pagamento.

C'e anche l'opzione di Raggruppa Pagamenti da questa finestra pop-up. Se questa casella e spuntata, viene creato un solo pagamento invece di uno per fattura. Questa opzione appare solo se la funzionalita Pagamenti in Batch e abilitata nelle impostazioni dell'app Contabilita.

Quando sei pronto, clicca sul pulsante Crea Pagamento. Questo crea un elenco di registrazioni contabili in una pagina separata. Le registrazioni contabili in questo elenco sono tutte collegate alle rispettive fatture fornitori.

Esempio pratico lavanderia

Gestione fatture forniture chimiche

Le fatture per prodotti chimici in una lavanderia industriale richiedono particolare attenzione:

1. Verifica quantita ricevute: Controlla sempre che le taniche/confezioni consegnate corrispondano alla bolla
2. Controllo prezzi: Verifica che i prezzi fatturati corrispondano agli accordi quadro
3. Registrazione lotti: Annota i numeri di lotto per la tracciabilita

Fatturazione mensile fornitori abituali

Per fornitori con consegne frequenti (es. forniture settimanali di detergenti):

1. Vai su Contabilita > Fornitori > Fatture
2. Filtra per fornitore (es. ChemClean Italia)
3. Seleziona tutte le fatture del mese
4. Usa Raggruppa Pagamenti per un unico bonifico

Verifica discrepanze

Quando una fattura non corrisponde all'ordine:

1. Controlla il campo Stato Pagamento nella scheda Altre Info
2. Se impostato su Eccezione, verifica le differenze
3. Documenta la discrepanza nelle note del chatter
4. Contatta il fornitore per chiarimenti prima di procedere al pagamento