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Email

Gestire i messaggi in uscita

Configurazione dei messaggi email in uscita in Laundry ERP, inclusi server SMTP personalizzati, filtro mittente e dominio alias.

Gestire i messaggi in uscita

Nel contesto di una lavanderia industriale, la corretta configurazione dei messaggi in uscita garantisce che tutte le comunicazioni commerciali (conferme ordini, notifiche di completamento lavaggio, fatture, promemoria di ritiro) raggiungano i clienti in modo affidabile e professionale.

Invio di email con la configurazione predefinita di Laundry ERP

Su Laundry ERP Online e Laundry ERP.sh, l'invio e la ricezione di email funzionano immediatamente. Non e necessaria alcuna configurazione.

Quando viene creato un database, il sottodominio nome-azienda.laundryerp.com viene utilizzato per inviare e ricevere email. La consegnabilita e ottimizzata per questo sottodominio poiche utilizza la configurazione DNS di Laundry ERP.

Esempio: Se il sottodominio del database e nome-azienda.laundryerp.com e tutte le configurazioni di posta sono quelle predefinite, tutte le email verranno inviate da notifications@nome-azienda.laundryerp.com.

Questa configurazione e gestita dal parametro di sistema mail.default.from_filter. Nel caso in cui il dominio del mittente non corrisponda al valore di questo parametro, viene utilizzato invece l'indirizzo di notifica. E possibile definire piu valori in questo parametro di sistema: sono ammessi valori separati da virgole, domini o indirizzi email completi. Una volta configurato un server di posta in uscita, il parametro di sistema non viene piu considerato e il valore utilizzato e il Filtro mittente del server di posta.

Le email vengono inviate con catchall@nome-azienda.laundryerp.com come indirizzo reply-to. Inoltre, gli errori di consegna vengono inviati a bounce@nome-azienda.laundryerp.com.

Gli indirizzi catchall, bounce e notification non funzionano come gli altri alias. Non hanno la vocazione di creare record in un database. Le email inviate a un alias vengono automaticamente instradate e risponderanno a un record esistente e collegato oppure ne creeranno uno nuovo nel database.

Utilizzare un dominio personalizzato per inviare email

Il database puo essere configurato per utilizzare un dominio personalizzato, nel qual caso tutti gli indirizzi email predefiniti vengono costruiti utilizzando il dominio personalizzato. Se il dominio personalizzato e nome-azienda.com, l'indirizzo del mittente sara notifications@nome-azienda.com, l'indirizzo reply-to sara catchall@nome-azienda.com e l'indirizzo bounce sara bounce@nome-azienda.com. Il dominio personalizzato puo essere utilizzato per inviare email sia con i server email di Laundry ERP che con uno esterno.

Questa sezione presuppone la proprieta di un dominio personalizzato. In caso contrario, e necessario acquistare un dominio personalizzato da un registrar di domini come GoDaddy, Namecheap o qualsiasi provider alternativo.

Risorsa aggiuntiva: Magic Sheet - Configurazione del nome di dominio email (PDF)

Utilizzare un dominio personalizzato con il server email di Laundry ERP

Su Laundry ERP Online o Laundry ERP.sh, alcune configurazioni sono obbligatorie nel DNS del dominio personalizzato per garantire una buona consegnabilita.

La maggior parte della configurazione verra effettuata dal lato del provider di dominio e potrebbe richiedere una configurazione sul server di posta stesso. Sono necessarie alcune conoscenze tecniche.

Il primo passo e configurare SPF e DKIM per essere conformi al server di posta di Laundry ERP. Consulta la pagina Configurazione DNS per l'invio di email per i dettagli.

Successivamente, il dominio personalizzato deve essere impostato come dominio alias di un'azienda. Seleziona l'azienda, apri le Impostazioni e aggiungi il dominio personalizzato nel campo Dominio alias.

Dopo aver aggiunto il dominio alias, clicca sull'icona di collegamento interno per assegnare piu aziende al dominio personalizzato se necessario. Attiva la modalita sviluppatore per modificare gli alias predefiniti se desiderato:

  • Alias Bounce: la casella di posta utilizzata per catturare gli errori di consegna e popolare la busta rossa sul messaggio corrispondente.
  • Alias Catchall: la casella di posta predefinita utilizzata per centralizzare tutte le risposte.
  • Alias Mittente Predefinito: l'indirizzo mittente predefinito.
Alla creazione del primo dominio alias, tutte le aziende lo utilizzeranno. Se si crea una nuova azienda, il dominio alias impostato automaticamente e quello con la priorita piu bassa (come visualizzato nell'elenco dei domini alias in modalita sviluppatore).

Tutti gli alias email (ad es. relativi ai team CRM o Helpdesk) devono avere la loro casella di posta corrispondente nel server di posta del dominio personalizzato.

Per ricevere email nel database di Laundry ERP all'interno del chatter corrispondente (CRM, fatture, ordini di vendita, ecc.), deve essere utilizzato uno di questi tre metodi:

  • Reindirizzamenti/inoltro
  • Server di posta in entrata
  • Record MX (richiede conoscenze tecniche avanzate)

L'utilizzo di un dominio personalizzato implica che specifiche parti locali potrebbero essere utilizzate da Laundry ERP per inviare email.

Invio di email con un server SMTP esterno

Se si utilizza un proprio server di posta in uscita, deve essere abbinato al proprio dominio, poiche l'aggiornamento del DNS di un sottodominio Laundry ERP non e fattibile.

Per aggiungere un server SMTP esterno in Laundry ERP, apri le Impostazioni e abilita l'opzione Usa server email personalizzati nella sezione Email. Quindi, clicca su Salva nella parte superiore della pagina per salvare le modifiche.

Tornando alla sezione Email, clicca su Server di posta in uscita, poi Nuovo per creare un record server di posta in uscita. La maggior parte dei campi sono i parametri comuni utilizzati per configurare una connessione a un server SMTP; utilizza i valori forniti dal tuo provider di posta.

Una volta completato, clicca su Testa connessione. Nota che un test di connessione riuscito non conferma che l'email verra effettivamente inviata poiche alcune restrizioni potrebbero rimanere dal lato del provider, pertanto si consiglia di consultare la documentazione del provider.

Valori della parte locale

Di seguito sono presentati i diversi valori della parte locale che possono essere utilizzati da Laundry ERP per inviare email. Potrebbe essere necessario inserirli nella whitelist del server di posta:

  • L'alias Bounce del dominio alias (valore predefinito = bounce)
  • Il mittente predefinito del dominio alias (valore predefinito = notifications)
  • L'indirizzo admin predefinito admin@nome-azienda.laundryerp.com (o, se modificato, il nuovo valore)
  • L'indirizzo LaundryERPbot predefinito laundryerpbot@nome-azienda.laundryerp.com (o, se modificato, il nuovo valore)
  • Il FROM specifico definito su una campagna di email marketing
  • Il FROM specifico che puo essere definito in un modello email

Configurare server diversi per email transazionali e di massa

Server di posta personalizzati

Le email transazionali e gli invii massivi possono essere inviati utilizzando server email separati in Laundry ERP. In questo modo le email quotidiane, i preventivi o le fatture inviate ai clienti verranno gestite come email transazionali. Le email di invio massivo, incluso l'invio di lotti di fatture o preventivi, verranno gestite dall'applicazione Marketing Automation o Email Marketing.

Esempio: Puoi utilizzare servizi come Gmail, Amazon SES o Brevo per le email transazionali, e servizi come Mailgun, Sendgrid o Mailjet per gli invii massivi.

Per prima cosa, attiva la modalita sviluppatore e vai su Impostazioni > Tecnico > Email: Server di posta in uscita. La, aggiungi due record di server di posta in uscita, uno per il server di email transazionali e uno per il server di invii massivi. Inserisci un valore di Priorita piu basso per il server transazionale (ad es. 1) rispetto al server di invii massivi (ad es. 2) in modo che le email transazionali abbiano la priorita.

Ora, vai su Email Marketing > Configurazione > Impostazioni, abilita Server dedicato e seleziona il server email appropriato. Laundry ERP utilizza il server con il valore di priorita piu basso per le email transazionali, e il server selezionato qui per gli invii massivi.

Filtro mittente (FROM Filtering)

E fortemente raccomandato configurare il Filtro mittente sui server di posta in uscita secondo le istruzioni del provider.

Il campo Filtro mittente consente l'uso di un server di posta in uscita specifico a seconda dell'indirizzo email o del dominio From per conto del quale Laundry ERP sta inviando. Il valore deve essere un dominio o un indirizzo completo che corrisponde all'indirizzo email del mittente ed e considerato attendibile dal lato del provider del server di posta in uscita.

Se il Filtro mittente non viene utilizzato, le email usciranno utilizzando l'indirizzo di notifica.

Alcuni server di posta in uscita richiedono una configurazione specifica del filtro FROM.

Quando un'email viene inviata da Laundry ERP, viene utilizzata la seguente sequenza per scegliere il server di posta in uscita:

  • Prima, Laundry ERP cerca un server che abbia lo stesso valore di Filtro mittente del valore From (cioe l'indirizzo email) definito nell'email in uscita. Questa configurazione e ideale se tutti gli utenti di un'azienda condividono lo stesso dominio ma hanno parti locali diverse.
Esempio: Se l'indirizzo email del mittente e test@example.com, solo un server email con un valore di Filtro mittente uguale a test@example.com o example.com puo essere utilizzato.
  • Se non viene trovato alcun server in base al primo criterio, Laundry ERP cerca il primo server senza un valore di Filtro mittente impostato. L'email verra sovrascritta con l'indirizzo di notifica.
  • Se non viene trovato alcun server in base al secondo criterio, Laundry ERP utilizza il primo server e l'email verra sovrascritta con l'indirizzo di notifica.
Per determinare quale server e il primo, Laundry ERP utilizza il valore di priorita (piu basso e il valore, piu alta e la priorita). In caso contrario, il primo server e determinato dai nomi dei server, in ordine alfabetico.
  • Se non c'e alcun server di posta, Laundry ERP si basa sul valore del parametro di sistema.

E anche possibile utilizzare il server di posta di Laundry ERP per le email transazionali in aggiunta agli invii massivi.

Utilizzare un server email esterno e il server predefinito di Laundry ERP

Su Laundry ERP Online e Laundry ERP.sh, i database vengono avviati con il server SMTP di Laundry ERP. Se non viene impostato alcun server di posta in uscita, verra utilizzato il server SMTP predefinito di Laundry ERP.

Esempio: Se un server di posta in uscita viene utilizzato contemporaneamente al server predefinito di Laundry ERP (CLI), il filtro FROM del server di posta in uscita deve contenere un dominio personalizzato, e il filtro FROM del CLI deve contenere il sottodominio di Laundry ERP. Se non c'e Filtro mittente, l'email uscira utilizzando l'indirizzo di notifica.

Su Laundry ERP Online, l'interfaccia a riga di comando e equivalente al server di posta predefinito di Laundry ERP, utilizzando lo stesso limite come se non ci fosse alcun server di posta in uscita impostato.
Su Laundry ERP Online, la pagina mostra anche l'utilizzo giornaliero delle email e il limite giornaliero. Su Laundry ERP.sh, e necessario controllare nella pagina di monitoraggio il numero di email in uscita inviate.
Su Laundry ERP.sh, per utilizzare l'interfaccia a riga di comando, un server di posta in uscita puo essere configurato nel file di configurazione.
Il server di posta di Laundry ERP e pensato per email transazionali e campagne di marketing su piccola scala. Il limite giornaliero dipende dal tipo di database e dalle applicazioni utilizzate.

Utilizzare un dominio personalizzato con un server email esterno

In modo simile alla sezione precedente, potrebbe essere necessaria una configurazione adeguata per garantire che il server email esterno sia autorizzato a inviare email utilizzando il dominio personalizzato. Fai riferimento alla documentazione del provider per configurare correttamente i record pertinenti (SPF, DKIM e DMARC). Un elenco dei provider piu comuni e disponibile nella pagina Configurazione DNS.

La configurazione DNS e necessaria quando si utilizza il proprio dominio. Se viene utilizzato un server di posta in uscita esterno, la configurazione dei record come descritto nella documentazione di configurazione DNS di Laundry ERP non avra l'effetto desiderato, poiche e indipendente da Laundry ERP quando si utilizza un server email personalizzato. Laundry ERP non consente la configurazione del sottodominio Laundry ERP.

Restrizione delle porte

La porta 25 e bloccata per motivi di sicurezza su Laundry ERP Online e Laundry ERP.sh. Prova a utilizzare la porta 465, 587 o 2525.

Dominio alias

Il dominio catchall e specifico per azienda. Per impostazione predefinita, tutte le aziende condividono il sottodominio di Laundry ERP (ad es. nome-azienda.laundryerp.com), ma ogni azienda puo avere il proprio dominio email personalizzato.

Quando la modalita sviluppatore e attivata, le opzioni del dominio alias sono disponibili andando su Impostazioni > Tecnico > Email: Domini Alias.

Qualsiasi modifica del dominio alias deve essere effettuata con molta attenzione. Se uno degli alias (bounce, catchall, default from) viene modificato, tutte le email precedenti che non sono correttamente reindirizzate ai nuovi alias verranno perse.

Il campo Alias Mittente Predefinito puo essere compilato con una parte locale dell'indirizzo email (per impostazione predefinita notifications) o un indirizzo email completo. Configuralo per determinare l'header FROM delle tue email. Se viene utilizzato un indirizzo email completo, tutte le email in uscita verranno sovrascritte con questo indirizzo.

Sistema di notifiche

Quando un'email viene inviata dal chatter, i clienti possono rispondere direttamente. Se un cliente risponde direttamente a un'email, la risposta viene registrata nello stesso chatter, funzionando cosi come un thread di messaggi collegato al record.

Al ricevimento della risposta, Laundry ERP utilizza i follower iscritti (in base ai sottotipi di iscrizione) per inviare loro una notifica via email o nella inbox di Laundry ERP, a seconda delle preferenze dell'utente.

Esempio: Se una cliente con l'indirizzo email "Maria" <maria@cliente.example.com> risponde direttamente a un'email proveniente dal database di Laundry ERP, il comportamento predefinito di Laundry ERP e di ridistribuire il contenuto dell'email a tutti gli altri follower all'interno del thread.Poiche il dominio di Maria non appartiene al dominio alias, Laundry ERP sovrascrive l'indirizzo email e utilizza l'indirizzo email di notifica per notificare i follower. Questa sovrascrittura dipende dalla configurazione effettuata nel database. Per impostazione predefinita, su Laundry ERP Online e Laundry ERP.sh, l'indirizzo email FROM verra sovrascritto con il valore notifications@nome-azienda.laundryerp.com invece di maria@cliente.example.com.L'indirizzo e costruito utilizzando il nome del mittente e {alias domain, default from alias}@{alias domain, domain name}, per impostazione predefinita, notifications@nome-azienda.laundryerp.com.

Utilizzare un indirizzo email unico per tutte le email in uscita

Per forzare l'indirizzo email da cui vengono inviate le email, attiva la modalita sviluppatore e vai su Impostazioni > Tecnico > Email: Domini Alias. Nel campo Alias Mittente Predefinito, utilizza la parte locale o un indirizzo email completo come valore.

Se viene utilizzato un indirizzo completo come valore dell'Alias Mittente Predefinito, tutte le email in uscita verranno sovrascritte con questo indirizzo.

Gestire i messaggi in entrata

Configurazione dei messaggi email in entrata in Laundry ERP, inclusi alias, catchall, server di posta in entrata e record MX.

FAQ Email

Problemi comuni relativi all'invio e alla ricezione di email in Laundry ERP e relative soluzioni.