Problemi comuni e soluzioni per le email

Questa pagina elenca i problemi piu comuni relativi alle email e le relative soluzioni.

Laundry ERP non e un provider di posta elettronica

Laundry ERP non funziona come una casella di posta classica, come Gmail, Outlook, Yahoo, ecc.

Sebbene Laundry ERP utilizzi le email come mezzo per notificare e comunicare con utenti/clienti, non e, per progettazione, un sostituto di un server di posta dedicato. Pertanto, potrebbe non comportarsi nel modo previsto se confrontato con una casella di posta tradizionale.

Le principali differenze sono le seguenti:

• Per impostazione predefinita, una volta che una notifica o un'email transazionale (preventivo, fattura, messaggio diretto a un contatto) viene inviata con successo, l'oggetto email viene eliminato. Il contenuto del messaggio email risiede nel chatter del record correlato. Questo previene l'ingombro del database con copie multiple dello stesso contenuto email (quando inviato a destinatari multipli) se il contenuto e gia presente nel chatter.
• Non esiste il concetto di copia carbone (nascosta) (BCC). Laundry ERP utilizza il concetto di follower aggiunti a un chatter per decidere automaticamente quando e come un contatto viene notificato o riceve una copia di un'email.
• Le email in entrata vengono gestite verificando se l'indirizzo email A e un indirizzo email valido nel database di Laundry ERP o, nel caso di un'email di risposta, se c'e un riferimento nell'intestazione dell'email che corrisponde a un messaggio inviato dal database di Laundry ERP. Tutte le altre email verranno respinte e non parcheggiate temporaneamente in una cartella spam o quarantena. In altre parole, qualsiasi email non correlata a un database Laundry ERP viene persa.

Email in uscita

Modifica dell'indirizzo email dell'account amministratore

Quando viene creato un database Laundry ERP, l'account amministratore principale viene assegnato con un indirizzo email segnaposto. Si raccomanda di sostituire l'indirizzo email dell'admin con un indirizzo email valido per prevenire problemi con le email in uscita.

Per farlo, nell'account admin, clicca sull'icona utente, clicca su Il mio Profilo (o Preferenze), e aggiorna il campo Email presente nella scheda Preferenze. Usa un altro indirizzo email oppure il tuo sottodominio Laundry ERP (es. nome-azienda.laundryerp.com) con admin come parte locale (es. admin@nome-azienda.laundryerp.com).

Errore di consegna

Quando un messaggio viene inviato, un'icona a forma di busta viene visualizzata nel chatter. L'icona diventa rossa quando la consegna non e riuscita per almeno un destinatario.

Clicca con il tasto sinistro sulla busta per visualizzare le informazioni sulla consegna e, se possibile, i relativi messaggi di errore.

Clicca su Vedi Dettagli Errore per ottenere informazioni aggiuntive sul motivo dell'errore, se Laundry ERP e stato in grado di elaborare l'errore originale o l'email di rimbalzo.

Clicca su Invia e chiudi per riprovare l'invio dell'email a tutti i destinatari attivati nella colonna Riprova. Tutti i destinatari disattivati verranno ignorati.

Clicca su Ignora tutti per ignorare tutte le email attualmente in errore e cambiare l'icona della busta da rossa a bianca.

Le email non inviate appaiono anche nella coda email di Laundry ERP. Per accedervi, attiva la modalita sviluppatore e vai su Impostazioni > Tecnico > Email: Email.

Le email non riuscite mostrano lo stato Consegna Non Riuscita. Clicca su Riprova per rimettere un'email non riuscita nella coda email. Apparira quindi con lo stato In Uscita. L'email verra inviata di nuovo la prossima volta che l'azione pianificata per la coda email viene eseguita.

Opzionalmente, le email in coda possono essere inviate immediatamente cliccando su Invia Ora. Clicca su Annulla Email per rimuoverla dalla coda email.

Messaggi di errore comuni

Limite giornaliero raggiunto

Laundry ERP limita il numero di email che possono essere inviate da un database Laundry ERP Online. La maggior parte dei provider di servizi email (es. Google, Yahoo, ecc.) inserira nella blacklist l'IP del server di Laundry ERP se il server email di Laundry ERP invia troppe email a indirizzi che non esistono o non sono piu validi. Questo si applica anche alle email spam non richieste inviate attraverso un database Laundry ERP.

Il limite giornaliero predefinito varia tra 5 e 200 email. Il limite esatto dipende da diversi fattori (soggetti a modifiche):

• Tipo di sottoscrizione del database (un'app gratuita, prova, sottoscrizione a pagamento)
• App installate (es. Email Marketing, Marketing Automation)
• Se e in corso una migrazione del database

Se il limite giornaliero viene raggiunto, puoi:

• Contattare il supporto di Laundry ERP per aumentare la tua quota email. I seguenti fattori verranno presi in considerazione:
  1. Numero di utenti nel database
  2. App installate
  3. Tasso di rimbalzo (la percentuale di indirizzi email che non hanno ricevuto email perche sono state restituite da un server email nel tragitto verso il destinatario finale)
  4. Se i tuoi alias email sono configurati correttamente e utilizzano i domini personalizzati appropriati

• Utilizzare un server email esterno in uscita per essere indipendente dal limite email di Laundry ERP.
• Attendere il giorno successivo e riprovare l'invio dell'email. Per farlo, attiva la modalita sviluppatore, vai su Impostazioni > Tecnico > Email: Email e clicca su Riprova accanto all'email non inviata.

Errore SMTP

Il protocollo SMTP (Simple Mail Transport Protocol) e uno standard utilizzato per trasmettere email tra server di posta e/o client di posta.

Se utilizzi un server SMTP esterno per inviare email, esiste un insieme standard di codici di errore SMTP. Sebbene i numeri dei codici non siano specifici di Laundry ERP, il contenuto esatto del messaggio di errore potrebbe variare da server a server.

Esempio: Un errore permanente di consegna SMTP 550 da sendgrid.com:

Mail Delivery Failed
Mail delivery failed via SMTP server 'None'.
SMTPDataError: 550
The from address does not match a verified Sender Identity. Mail cannot be sent until this
error is resolved. Visit https://sendgrid.com/docs/for-developers/sending-email/sender-identity/
to see the Sender Identity requirements

Il messaggio di errore indica che si e tentato di inviare un'email da un indirizzo email non verificato. Investigare la configurazione del server email in uscita o l'indirizzo FROM predefinito del database e un buon punto di partenza per risolvere il problema, e verificare di aver inserito nella whitelist l'indirizzo email sul sito di sendgrid.com.

Di solito, inserire il contenuto del messaggio di errore in una ricerca Google puo fornire informazioni sulla causa principale e su come correggere il problema.

Se il problema non puo essere risolto e continua a verificarsi, contatta il supporto di Laundry ERP.

Nessun errore visualizzato

Laundry ERP non e sempre in grado di fornire informazioni sul motivo per cui una consegna non e riuscita. I diversi provider di posta implementano le proprie politiche sulle email respinte, e non e sempre possibile per Laundry ERP interpretarle correttamente.

Se c'e un problema ricorrente con lo stesso cliente o lo stesso dominio, contatta il supporto di Laundry ERP.

Tempi di esecuzione

L'orario esatto di invio di un'email e gestito da un'utilita di sistema cron (azione pianificata) che puo essere usata per pianificare attivita da eseguire automaticamente a intervalli predeterminati. Laundry ERP utilizza questo approccio per inviare email considerate "non urgenti" (es. formati newsletter come invii massivi, marketing automation ed eventi). Questo evita di sovraccaricare i server di posta e, invece, da priorita alla comunicazione individuale.

Per impostazione predefinita, per la coda email normale, il cron Mail: Gestore Coda Email viene eseguito ogni 60 minuti. L'intervallo di esecuzione piu basso per un cron e 5 minuti. Laundry ERP raccomanda un intervallo di 15 minuti per garantire il corretto funzionamento. Se l'intervallo e troppo breve, non tutte le email potrebbero essere elaborate, il che potrebbe causare il timeout del cron.

Le email considerate urgenti (da una persona all'altra, come ordini di vendita, fatture, ordini di acquisto, ecc.) vengono inviate immediatamente. Non compaiono sotto Impostazioni > Tecnico > Email: Email, a meno che la loro consegna non fallisca.

Le campagne email vengono inviate il prima possibile (dopo aver cliccato il pulsante Invia) o a un orario programmato (dopo aver cliccato il pulsante Pianifica).

Per la coda email marketing, il cron Mail Marketing: Elabora coda viene eseguito una volta al giorno, ma verra attivato automaticamente in anticipo se una campagna e programmata al di fuori di questa frequenza predefinita. Se una mailing list contiene un numero elevato di destinatari, attivare manualmente il cron piu volte non e raccomandato, poiche non accelerera i tempi di elaborazione e potrebbe creare errori.

Campagne Email Marketing bloccate in coda

Se piu campagne Email Marketing vengono messe in coda, vengono elaborate in ordine cronologico in base alla data di creazione.

Esempio: Se ci sono tre campagne: Campagna_1 (creata il 1 gennaio), Campagna_2 (creata il 2 gennaio) e Campagna_3 (creata il 3 gennaio), vengono messe in coda cliccando Invia su tutte e tre.

Il cron provera a elaborare Campagna_1, poi Campagna_2 e infine Campagna_3. Non iniziera a elaborare Campagna_2 finche non avra terminato l'elaborazione di Campagna_1.

Se una campagna email non esce mai dalla coda, potrebbe esserci un problema con la campagna in cima alla coda. Per risolvere, si potrebbe rimuovere Campagna_1 dalla coda cliccando il pulsante Annulla, e verificare se le altre due campagne vengono inviate. Successivamente si potrebbe provare a correggere Campagna_1 o contattare il supporto di Laundry ERP.

Email in entrata

Quando c'e un problema con le email in entrata, potrebbe non esserci alcuna indicazione diretta in Laundry ERP. E il client email mittente, che tenta di contattare un database, che ricevera un messaggio di rimbalzo (nella maggior parte dei casi un messaggio di errore 550: mailbox unavailable).

Email non ricevuta

Contatta il supporto di Laundry ERP se c'e un problema ricorrente con lo stesso cliente o dominio.

In alternativa, puoi utilizzare i log del database per comprendere e risolvere i problemi. I log sono una raccolta registrata di tutte le attivita completate in un database. Sono una rappresentazione solo testuale, completa di timestamp di ogni azione intrapresa nel database di Laundry ERP. Questo puo essere utile per tracciare le email che escono dal database. Gli errori di invio possono essere individuati anche nei log quando indicano che il messaggio ha tentato l'invio ripetutamente. I log mostrano ogni azione verso i server di posta dal database.

Informazioni per il supporto Laundry ERP

Ecco un elenco di informazioni utili da includere quando si contatta il supporto:

1. Un'esportazione dell'email completa dalla casella di posta. Queste sono solitamente in formato .eml o .msg contenenti informazioni tecniche necessarie per un'indagine. Il processo esatto per scaricare il file dipende dal tuo provider di posta di terze parti.
   Quando si utilizza un software di posta locale (es. Thunderbird, Apple Mail, Outlook, ecc.) per sincronizzare le email, e solitamente possibile esportare le copie locali delle email come file EML/MSG. Consulta la documentazione del software utilizzato per maggiori informazioni.

2. Una spiegazione del flusso esatto che viene seguito per ricevere normalmente quelle email in Laundry ERP. Prova a rispondere alle seguenti domande:
   • E un messaggio di notifica da una risposta ricevuta in Laundry ERP?
   • E un messaggio inviato dal database Laundry ERP?
   • C'e un server email in entrata utilizzato, o l'email viene reindirizzata/inoltrata attraverso un server o provider di posta personalizzato?
   • C'e un esempio di email che e stata correttamente inoltrata?
   • Hai modificato recentemente delle impostazioni relative alle email? Ha smesso di funzionare dopo quelle modifiche?
3. Una risposta alle seguenti domande:
   • E un problema generico o e specifico per un caso d'uso? Se specifico, quale?
   • Funziona come previsto? Nel caso in cui l'email venga inviata usando Laundry ERP, l'email di rimbalzo dovrebbe raggiungere il database di Laundry ERP e visualizzare la busta rossa.