Gestire i messaggi in entrata

Configurazione dei messaggi email in entrata in Laundry ERP, inclusi alias, catchall, server di posta in entrata e record MX.

Gestire i messaggi in entrata

Un messaggio in entrata e un'email consegnata a un database Laundry ERP. Chiunque puo inviare un'email a un alias email creato nel database o rispondere a un'email precedentemente inviata dal database in base all'header reply-to.

Nel contesto di una lavanderia industriale, i messaggi in entrata permettono di ricevere automaticamente le richieste dei clienti (preventivi, reclami, richieste di ritiro) e di instradarle verso i moduli appropriati come CRM, Helpdesk o Progetti.

Alias email

Alias specifici per modello

Alcune applicazioni hanno i propri alias specifici (team di vendita, team helpdesk, progetti, ecc.). Questi alias vengono utilizzati per:

Creare un record quando un'email viene inviata direttamente all'alias.
Ricevere risposte a un'email inizialmente inviata da un record.

Esempio: nell'immagine seguente, la parte locale "info" viene utilizzata per l'alias del team di vendita. Configurazione dell'alias del team di vendita con la parte locale "info".

Configurazione dell'alias del team di vendita con la parte locale "info".

Nell'esempio mostrato sopra, inviare un'email a info@nome-azienda.laundryerp.com creera una nuova opportunita o un nuovo lead assegnato automaticamente al team di vendita corrispondente. Se un'email viene inviata dal chatter di un'opportunita esistente, il reply-to sara info@nome-azienda.laundryerp.com. La risposta verra pubblicata nel chatter corretto, in base all'header message-id.

Catchall

Se un'applicazione non ha un alias, viene utilizzato un alias generico di fallback: il catchall. Un'email inviata da un chatter ha un indirizzo di risposta impostato su questo alias catchall. Una risposta inviata al catchall viene pubblicata nel chatter corretto grazie all'header message-id.

Per impostazione predefinita, viene utilizzata la parte locale catchall. Attiva la modalita sviluppatore e vai su Impostazioni > Tecnico > Email: Domini Alias per accedere alla configurazione.

Un'email al catchall deve sempre essere una risposta a un'email precedentemente inviata dal database. Se un'email viene inviata direttamente al catchall, il mittente ricevera il seguente messaggio:

Email di rimbalzo da "MAILER-DAEMON" che spiega come contattare il database.

L'indirizzo email info@nome-azienda.com visualizzato nello screenshot sopra e l'indirizzo email impostato sull'azienda. Entrando in modalita sviluppatore su un profilo aziendale, diventano leggibili opzioni di configurazione aggiuntive (come catchall e bounce). Puo essere modificato cliccando sul link interno del Dominio Email. In genere non e consigliato modificare queste opzioni a meno che esigenze specifiche non lo richiedano, poiche influenzera tutte le risposte alle email precedentemente inviate.

Esempio: Un alias puo essere configurato su un team di vendita nell'app CRM. Quando un cliente risponde a un'email proveniente dall'app CRM, il reply-to e info@nome-azienda.laundryerp.com.Quando un'email viene inviata dall'app Contatti, l'indirizzo di risposta e catchall@nome-azienda.laundryerp.com perche non c'e un alias sul modello contatto.

Si consiglia di mantenere invariata la parte locale del catchall e del bounce. Se questo valore viene modificato, le email precedentemente inviate dal database avranno ancora i valori della parte locale precedente. Questo potrebbe portare a risposte non correttamente ricevute nel database.

Bounce

Allo stesso modo in cui l'alias catchall viene utilizzato per costruire l'indirizzo di risposta, l'alias bounce viene utilizzato per costruire il return-path dell'email. Il return-path viene utilizzato quando le email non possono essere consegnate al destinatario e un errore viene restituito al mittente.

Per impostazione predefinita, viene utilizzato il nome bounce. Attiva la modalita sviluppatore e vai su Impostazioni > Tecnico > Email: Domini Alias per accedere alla configurazione.

Su Laundry ERP Online, quando si utilizza il server di posta in uscita predefinito, l'indirizzo return-path e forzato al valore bounce@nome-azienda.laundryerp.com indipendentemente dal valore impostato come alias bounce.

Quando si verifica un errore, viene ricevuta una notifica e visualizzata come una busta rossa nel chatter. In alcuni casi, la busta rossa puo contenere solo un messaggio nessun errore, indicando che c'e un errore che non puo essere gestito da Laundry ERP.

Una notifica verra anche visualizzata nell'icona Discuss nella barra di navigazione.

Un'email inviata a un contatto ha avuto un problema e l'errore viene segnalato nella barra di navigazione.

Esempio: Se l'indirizzo email del destinatario non e corretto, cliccando sulla busta rossa nel chatter verra visualizzato un messaggio di errore contenente il motivo del fallimento. Un'email inviata a un dominio errato genera un rimbalzo visualizzato come busta rossa.

Un'email inviata a un dominio errato genera un rimbalzo visualizzato come busta rossa.

Ricevere email con la configurazione predefinita di Laundry ERP

Su Laundry ERP Online e Laundry ERP.sh, gli indirizzi di alias email, risposta e rimbalzo sono pre-configurati. Questi indirizzi utilizzano il dominio alias aggiunto automaticamente a un database standard.

Esempio: Supponendo che l'URL del database sia https://miodatabase.laundryerp.com, il dominio alias miodatabase.laundryerp.com viene creato automaticamente. Catchall e bounce possono essere utilizzati e i loro indirizzi sono rispettivamente catchall@miodatabase.laundryerp.com e bounce@miodatabase.laundryerp.com.Se l'app CRM e installata e viene creato un team di vendita con l'alias info, l'indirizzo info@miodatabase.laundryerp.com puo essere utilizzato immediatamente. Lo stesso vale per qualsiasi altro alias creato in altre applicazioni.

Il dominio del database e pronto per essere utilizzato per ricevere email senza alcuna configurazione aggiuntiva.

Utilizzare un dominio personalizzato per i messaggi in entrata

Il dominio alias deve essere selezionato nelle impostazioni generali. Se hai piu aziende, ognuna deve essere configurata.

Il dominio alias nelle impostazioni generali.

Tutti gli alias utilizzeranno questo dominio personalizzato. Le risposte sui modelli per i quali e configurato un alias vengono inviate a [alias]@mio-dominio-personalizzato.com. Le risposte ad altri modelli vengono inviate al catchall tramite catchall@mio-dominio-personalizzato.com.

Schema tecnico del percorso di posta quando si utilizza un dominio personalizzato in Laundry ERP.

Se le email vengono inviate utilizzando i server email di Laundry ERP con un dominio personalizzato, seguire le istruzioni per "Utilizzare un dominio personalizzato con il server email di Laundry ERP" nella sezione server in uscita.

Poiche viene utilizzato questo dominio personalizzato, tutte le email che usano un alias (risposte, rimbalzi e invii diretti) vengono inviate a un indirizzo del dominio. Vengono quindi consegnate al server email collegato al dominio (record MX). Per visualizzarle nel chatter o per creare nuovi record, e necessario recuperare queste email in entrata nel database di Laundry ERP.

Metodo	Vantaggi	Svantaggi
Reindirizzamenti	Facile da configurare, le email vengono inviate direttamente al database.	Ogni alias del database deve essere configurato.
Server di posta in entrata	Consente di mantenere una copia dell'email nella casella di posta (con IMAP). Consente di creare record nel modello scelto.	Dipende da un CRON, il che significa che le email non vengono recuperate immediatamente nel database. Ogni alias del database deve essere configurato.
Record MX	E sufficiente creare un solo record per far funzionare correttamente tutti gli alias.	E necessario utilizzare un sottodominio. Richiede conoscenze tecniche avanzate.

Per i database on-premise, i metodi di reindirizzamento e record MX richiedono anche la configurazione dello script del mail gateway. L'utilizzo di questo script richiede conoscenze tecniche e infrastrutturali avanzate.

Fai riferimento alla documentazione del tuo provider per informazioni piu dettagliate su come gestire i metodi descritti di seguito.

Reindirizzamenti

Se il database e ospitato su Laundry ERP Online o Laundry ERP.sh, l'uso dei reindirizzamenti e raccomandato. Consentono di ricevere i messaggi senza ritardo nel database.

Quando si configurano i reindirizzamenti email con Microsoft 365 (Exchange Online), tieni presente che alcune limitazioni tecniche possono influenzare la configurazione. Alcuni utenti hanno segnalato che Microsoft 365 non supporta il vero reindirizzamento e consente solo l'inoltro, che potrebbe non funzionare come previsto per il routing email di Laundry ERP.Per ulteriori informazioni sulla configurazione di Microsoft Exchange, visita Microsoft Learn.

E obbligatorio reindirizzare gli indirizzi catchall e bounce al sottodominio Laundry ERP del database. Anche ogni altro alias utilizzato deve essere reindirizzato.

Esempio: Con un team di vendita, sono necessari i seguenti reindirizzamenti:

catchall@nome-azienda.com → catchall@nome-azienda.laundryerp.com
bounce@nome-azienda.com → bounce@nome-azienda.laundryerp.com
info@nome-azienda.com → info@nome-azienda.laundryerp.com ::

Alcuni provider chiedono di validare il reindirizzamento inviando un link all'indirizzo email di destinazione. Questa procedura e problematica per catchall e bounce poiche non vengono utilizzati per creare record.

Modifica il valore catchall sul dominio alias mail. La modalita sviluppatore deve essere abilitata per accedere a questo menu. Ad esempio, puo essere cambiato da catchall a temp-catchall. Questo permettera di utilizzare catchall come parte locale di un altro alias.
Apri un'app che utilizza un alias. Ad esempio, il CRM contiene alias per ogni team di vendita. Imposta catchall come parte locale dell'alias di un team di vendita.
L'email di validazione creera un record nell'app CRM. L'email inviata sara visibile nel chatter, permettendoti di validare il reindirizzamento.
Non dimenticare di ripristinare l'alias del team di vendita e il valore catchall sul dominio alias mail, esattamente come erano prima di questa procedura. ::

Un'alternativa ai reindirizzamenti e l'inoltro. Con l'inoltro, l'indirizzo che inoltra l'email verra identificato come il mittente, mentre con i reindirizzamenti, il mittente originale rimarra sempre.

Server di posta in entrata

Come accennato in precedenza, l'uso dei reindirizzamenti e il metodo consigliato per ricevere email in Laundry ERP. Tuttavia, e anche possibile configurare server di posta in entrata. L'utilizzo di questo metodo implica la creazione di un server di posta in entrata per ogni casella di posta sul server, catchall, bounce e ogni alias del database, al fine di recuperare tutte le email in entrata.

La funzionalita Server di posta in entrata di Laundry ERP e progettata per caselle di posta condivise (ad es. vendite@tuaazienda.com o supporto@tuaazienda.com) per indirizzare i messaggi a pipeline di team, ticket o documenti.L'utilizzo di indirizzi email personali (ad es. mario.rossi@tuaazienda.com) come server di posta in entrata non e raccomandato. Farlo puo portare a maggiori rischi di sicurezza, instradamento involontario dei messaggi, problemi di privacy e difficolta nella sincronizzazione delle risposte.

I server di posta in entrata si creano andando su Impostazioni > Tecnico > Email: Server di posta in entrata.

Si raccomanda di utilizzare il protocollo IMAP rispetto al protocollo POP, poiche IMAP recupera tutte le email non lette, mentre POP recupera tutta la cronologia delle email e poi le contrassegna come eliminate nella casella di posta.

E anche possibile connettere una casella di posta tramite Gmail con Google OAuth o Outlook con Microsoft Azure OAuth.

Indipendentemente dal protocollo scelto, le email vengono recuperate utilizzando l'azione pianificata Mail: Servizio Fetchmail.

Inoltre, l'utilizzo di un server di posta in entrata in Laundry ERP offre l'opportunita di creare nuovi record in un modello specificato. Ogni server di posta in entrata puo creare record in un modello diverso.

Esempio: Le email ricevute su task@nome-azienda.com vengono recuperate dal database Laundry ERP. Tutte le email recuperate creeranno un nuovo task di progetto nel database. Server di posta in entrata configurato per creare task di progetto.

Server di posta in entrata configurato per creare task di progetto.

Record MX

Una terza opzione e creare un record MX nella zona DNS che specifica il server di posta che gestisce le email inviate al dominio. Sono necessarie conoscenze tecniche avanzate.

Questa configurazione funziona solo con un sottodominio sull'infrastruttura Laundry ERP Online o Laundry ERP.sh (ad es. @mail.miodominio.com).

Di seguito sono presentate alcune specifiche a seconda del tipo di hosting:

Laundry ERP Online: Il sottodominio personalizzato deve essere aggiunto al Portale Laundry ERP nella configurazione dei nomi di dominio.

Laundry ERP.sh: Il sottodominio personalizzato deve essere aggiunto alle impostazioni del progetto.

Aggiunta di un sottodominio personalizzato per la posta alle impostazioni del progetto Laundry ERP.sh.

Cicli infiniti di email

In alcuni casi, possono crearsi cicli di posta infiniti. Laundry ERP fornisce una protezione contro tali cicli, assicurando che lo stesso mittente non possa inviare troppe email che creerebbero record a un alias in un intervallo di tempo specifico.

Per impostazione predefinita, un indirizzo email puo inviare fino a 20 email in 120 minuti. Se vengono inviate piu email, vengono bloccate e il mittente riceve il seguente messaggio:

Email di rimbalzo ricevuta dopo aver tentato di contattare troppo spesso un alias.

Per modificare il comportamento predefinito, attiva la modalita sviluppatore, quindi vai su Impostazioni > Tecnico > Parametri: Parametri di sistema per aggiungere due parametri.

Per il primo parametro, inserisci mail.gateway.loop.minutes come Chiave e scegli un numero di minuti come Valore (120 e il comportamento predefinito).
Per il secondo parametro, inserisci mail.gateway.loop.threshold come Chiave e scegli un numero di email come Valore (20 e il comportamento predefinito).

Parametro di sistema per il dominio alias consentito

Gli alias in entrata sono impostati nel database di Laundry ERP per creare record ricevendo email in entrata. Per visualizzare gli alias impostati nel database, attiva prima la modalita sviluppatore. Quindi, vai su Impostazioni > Tecnico > Alias.

Il seguente parametro di sistema, mail.catchall.domain.allowed, impostato con i valori dei domini alias consentiti, separati da virgole, filtra le email correttamente indirizzate agli alias. Impostare i domini per i quali l'alias puo creare un ticket, lead, opportunita, ecc., elimina i falsi positivi dove sono presenti indirizzi email con solo il prefisso dell'alias, non il dominio.

In alcuni casi, sono state trovate corrispondenze nel database di Laundry ERP quando un'email viene ricevuta con lo stesso prefisso alias e un dominio diverso nell'indirizzo email in entrata. Questo vale per gli indirizzi email del mittente, del destinatario e CC di un'email in entrata.

Esempio: Quando Laundry ERP riceve email con il prefisso alias commerciale negli indirizzi email del mittente, destinatario o CC (ad es. commerciale@example.com), il database tratta erroneamente l'email come l'alias completo commerciale, con un dominio diverso, e quindi crea un ticket/lead/opportunita/ecc.

Per aggiungere il parametro di sistema mail.catchall.domain.allowed, attiva la modalita sviluppatore. Quindi, vai su Impostazioni > Tecnico > Parametri di sistema. Clicca Nuovo. Poi, digita mail.catchall.domain.allowed nel campo Chiave.

Successivamente, nel campo Valore, aggiungi i domini separati da virgole. Salva manualmente e il parametro di sistema avra effetto immediato.

Parametro di sistema mail.catchall.domain.allowed impostato.

Rilevamento in entrata basato sulla parte locale

Quando si crea un nuovo alias, c'e un'opzione per abilitare il Rilevamento in entrata basato sulla parte locale. Se abilitato, Laundry ERP richiede solo che la parte locale corrisponda per l'instradamento di un'email in entrata. Se questa funzionalita e disattivata, Laundry ERP richiede che l'intero indirizzo email corrisponda per l'instradamento di un'email in entrata.

Configurazione DNS per l'invio di email

Configurazione dei record DNS (SPF, DKIM, DMARC) per garantire la consegna delle email inviate da Laundry ERP.

Gestire i messaggi in uscita

Configurazione dei messaggi email in uscita in Laundry ERP, inclusi server SMTP personalizzati, filtro mittente e dominio alias.