Finanza

Note Spese

Gestione completa delle note spese dei dipendenti in Laundry ERP, dalla registrazione all'approvazione e rimborso.

Note Spese

Il modulo Note Spese di Laundry ERP semplifica la gestione delle spese aziendali. Dopo che un dipendente registra e invia le proprie spese, queste vengono revisionate dalla direzione e dal reparto contabilità. Una volta approvate, i pagamenti vengono elaborati e rimborsati al dipendente.

In una lavanderia industriale, le note spese possono riguardare trasferte per assistenza tecnica presso i clienti, acquisto di materiali di consumo, costi di trasporto e spese di rappresentanza.

Categorie di spesa

Il primo passo per tracciare le spese e configurare le diverse tipologie di spesa dell'azienda, gestite come categorie di spesa in Laundry ERP. Ogni categoria puo essere specifica o generica in base alle esigenze. Le categorie possono essere configurate per rimborsare le spese a un prezzo fisso oppure consentire l'inserimento di importi specifici.

Per visualizzare le categorie predefinite, vai su Note Spese > Configurazione > Categorie di spesa.

Le categorie predefinite coprono le spese comuni: costi di comunicazione, pasti, regali, chilometri percorsi e altre spese di viaggio. Per spese al di fuori di queste categorie, si utilizza la categoria generica.

Creare nuove categorie di spesa

Alcune aziende necessitano di categorie aggiuntive rispetto a quelle predefinite. Per creare una nuova categoria, vai su Note Spese > Configurazione > Categorie di spesa e clicca su Nuovo.

Le categorie di spesa sono gestite come prodotti in Laundry ERP. Il modulo di creazione segue la struttura standard del prodotto, e le informazioni da inserire sono simili.

Compila i seguenti campi:

Nome prodotto: Inserisci un nome breve e descrittivo per la categoria.
Costo: Se i dipendenti possono dichiarare il costo effettivo della spesa e vengono rimborsati per l'importo dichiarato, lascia il campo impostato su 0,00. Se la spesa deve sempre essere rimborsata a un importo fisso, inserisci l'importo in questo campo.
Riferimento: Inserisci un codice breve per la spesa, ad esempio PASTO o VIAGGIO. Questo riferimento viene utilizzato per l'invio delle spese via email.
Categoria: Seleziona la categoria sotto la quale ricade la spesa. Si consiglia di utilizzare la categoria predefinita Tutte / Spese.
Azienda: In un database multi-azienda, seleziona l'azienda a cui si applica la categoria. Per applicarla a tutte le aziende, lascia il campo vuoto.
Linee guida: Inserisci regole o informazioni importanti per la categoria di spesa.
Conto spese: Se utilizzi il modulo Contabilità, seleziona il conto del piano dei conti su cui registrare la spesa.
Imposte sugli acquisti e Imposte sulle vendite: Inserisci le imposte predefinite applicate all'acquisto o alla vendita di questo prodotto, se applicabile.

E buona pratica utilizzare un'imposta configurata con l'opzione Imposta inclusa nel prezzo. Le imposte vengono configurate automaticamente se queste sono impostate.

Sezione fatturazione

Se il modulo Vendite e installato, e visibile una sezione di fatturazione che consente di rifatturare la spesa ai clienti sugli ordini di vendita.

Se la spesa non puo essere rifatturata, seleziona l'opzione No. Se la categoria puo essere rifatturata, scegli una delle seguenti opzioni:

Al costo: La spesa viene rifatturata al prezzo impostato nel campo Costo.
Prezzo di vendita: La spesa viene rifatturata al prezzo di vendita. Quando abilitata, appare un campo Prezzo di vendita dove inserire l'importo.

Registrare le spese

Prima di poter essere rimborsate, le singole spese devono essere registrate nel database. Le registrazioni possono essere create in quattro modi diversi: inserimento manuale, caricamento di una ricevuta, trascinamento (drag and drop) di una ricevuta nella dashboard, oppure invio di una ricevuta via email.

Inserimento manuale

Per registrare una nuova spesa, apri l'app Note Spese, che mostra la pagina Le mie spese per impostazione predefinita. Clicca su Nuovo e compila i seguenti campi:

Descrizione: Inserisci una breve descrizione della spesa, ad esempio Pranzo con cliente o Hotel per fiera.
Categoria: Seleziona la categoria di spesa che corrisponde maggiormente alla spesa.
Totale: Inserisci l'importo totale pagato per la spesa.
Imposte incluse: Se le imposte sono configurate sulla categoria selezionata, la percentuale e l'importo appaiono automaticamente.
Dipendente: Seleziona il dipendente associato alla spesa.
Pagato da: Indica chi ha pagato la spesa: Dipendente (da rimborsare) o Azienda.
Data spesa: Inserisci la data in cui la spesa e stata sostenuta.
Conto: Il conto contabile collegato alla categoria selezionata. Se non specificato, viene utilizzato il conto predefinito per le spese.
Cliente da rifatturare: Se la spesa deve essere addebitata a un cliente, seleziona l'ordine di vendita e il cliente a cui fatturare.
Distribuzione analitica: Seleziona il conto analitico su cui registrare la spesa (per Progetto, Reparto o entrambi).
Note: Eventuali annotazioni aggiuntive per chiarire la spesa.

Allegare ricevute

Dopo aver creato la registrazione della spesa, il passo successivo e allegare una ricevuta. Clicca su Allega ricevuta e seleziona il file dal file manager. La ricevuta viene registrata nel chatter e possono essere allegate piu ricevute alla stessa spesa.

Caricare ricevute (OCR)

E possibile creare automaticamente registrazioni di spesa caricando una ricevuta in formato PDF. Per utilizzare questa funzionalità, e necessario abilitare la digitalizzazione.

Per abilitare la scansione delle ricevute, vai su Note Spese > Configurazione > Impostazioni e attiva l'opzione Digitalizzazione spese (OCR). Le opzioni disponibili sono:

Non digitalizzare: Disattiva la digitalizzazione senza disinstallare il modulo.
Digitalizza solo su richiesta: Digitalizza le ricevute solo quando richiesto tramite il pulsante Digitalizza documento.
Digitalizza automaticamente: Digitalizza automaticamente tutte le ricevute al caricamento.

Per caricare una ricevuta, dalla dashboard Le mie spese clicca su Carica e seleziona il file. La ricevuta viene scansionata e viene creata una nuova registrazione di spesa con i dati estratti.

Trascinamento (drag and drop)

Se la digitalizzazione e abilitata, trascina una ricevuta direttamente sulla dashboard dell'app Note Spese. La ricevuta viene scansionata e appare come nuova registrazione.

Invio via email

Le spese possono essere create automaticamente inviando un'email a un indirizzo alias configurato.

Per configurare l'alias, vai su Note Spese > Configurazione > Impostazioni e assicurati che l'opzione Email in entrata sia attiva. L'alias predefinito e expense@(dominio).com. Modifica l'alias inserendo l'indirizzo desiderato e clicca su Salva.

Per inviare una spesa via email, crea un nuovo messaggio con il codice di riferimento della categoria e l'importo come oggetto dell'email, poi allega la ricevuta.

Per motivi di sicurezza, vengono accettate solo le email provenienti da indirizzi email autenticati dei dipendenti.

Inviare le spese per approvazione

Quando le spese sono state registrate, il passo successivo e inviarle per l'approvazione.

Dashboard Le mie spese

Apri l'app Note Spese per visualizzare la dashboard Le mie spese. Tutte le spese sono codificate a colori in base allo stato: le spese in stato Bozza appaiono in blu, mentre per tutti gli altri stati (Inviata, Approvata, Rifiutata) il testo appare in nero.

Sopra l'elenco delle spese sono visibili i totali monetari suddivisi per stato:

Da inviare: Totale delle spese in bozza
In attesa di approvazione: Totale delle spese inviate
In attesa di rimborso: Totale delle spese approvate

Il pulsante Invia e visibile solo quando sono selezionate spese con stato Bozza. Se e selezionata una spesa con un altro stato, il pulsante non appare.

Invio delle spese

Nella dashboard Le mie spese, seleziona le spese da inviare cliccando sulla casella di controllo accanto a ciascuna voce, poi clicca su Invia.

Approvazione delle spese

Solo gli utenti con i diritti di accesso necessari possono approvare le spese. E richiesto almeno il ruolo di Approvatore del team per il modulo Note Spese. I dipendenti con i diritti necessari possono revisionare le spese, approvarle o rifiutarle.

Visualizzare i report spese

Gli utenti autorizzati all'approvazione (tipicamente i responsabili) hanno accesso al pulsante Report spese nella navigazione principale dell'app. Vai su Note Spese > Report spese per visualizzare la dashboard Tutti i report.

Viene mostrato un elenco di tutti i report spese con stato Da inviare, Inviato, Approvato, Registrato o Completato. I report con stato Rifiutato sono nascosti per impostazione predefinita.

Approvare i report

I report spese possono essere approvati singolarmente o in blocco.

Solo i report con stato Inviato possono essere approvati. Si consiglia di filtrare la vista per mostrare solo i report inviati.

Approvazione singola

Vai su Note Spese > Report spese e clicca su un singolo report per visualizzare il dettaglio. Da qui puoi cliccare su Approva, Rifiuta o Ripristina a bozza.

Approvazione multipla

Per approvare piu report contemporaneamente, vai su Note Spese > Report spese, seleziona i report da approvare spuntando le caselle di controllo, poi clicca su Approva report.

I responsabili di team possono filtrare i report selezionando Il mio team nella sezione Filtri per visualizzare solo i report del proprio team.

Rifiutare i report

I report spese possono essere rifiutati solo dalla vista dettaglio del singolo report. Clicca su Rifiuta e inserisci una breve motivazione nella finestra Rifiuta spesa, poi conferma con Rifiuta.

Una volta rifiutato, lo stato cambia in Rifiutato e l'unica azione disponibile e Ripristina a bozza.

Se servono informazioni aggiuntive (ad esempio una ricevuta mancante), e possibile comunicare tramite il chatter del report utilizzando Invia messaggio o Registra nota.

Rimborso dei dipendenti

Dopo che un report spese e stato registrato in un giornale contabile, il passo successivo e rimborsare il dipendente. I rimborsi possono avvenire tramite contanti, assegno o bonifico bancario, in tre modalita:

Singolarmente: Ogni report viene rimborsato separatamente.
In blocco: Piu report vengono rimborsati con un unico pagamento.
In busta paga: I report vengono rimborsati direttamente nella busta paga del dipendente.

Impostazioni di rimborso

Per configurare le opzioni di rimborso, vai su Note Spese > Configurazione > Impostazioni.

Per rimborsare i dipendenti tramite busta paga, attiva l'opzione Rimborsa in busta paga nella sezione Spese.

Nella sezione Contabilità, seleziona i metodi di pagamento desiderati: Pagamento manuale (Contanti), Pagamento manuale (Banca), Deposito batch (Banca) o Assegni (Banca).

Rimborso in busta paga

Se l'opzione Rimborsa in busta paga e attivata, i pagamenti possono essere aggiunti alla prossima busta paga del dipendente invece di emettere pagamenti separati.

Il rimborso in busta paga puo essere effettuato solo individualmente per un report spese approvato. Una volta che il report ha lo stato Registrato, l'opzione non e piu disponibile.

Vai su Note Spese > Report spese, clicca sul report da rimborsare e premi Includi nella prossima busta paga.

Rimborso singolo

Per rimborsare un singolo report spese, vai su Note Spese > Report spese e clicca sul report da rimborsare.

Solo i report con stato Registrato possono essere rimborsati direttamente al dipendente.

Clicca su Paga e compila la finestra popup:

Giornale: Seleziona il giornale contabile (Banca o Contanti).
Metodo di pagamento: Seleziona la modalita di pagamento.
Conto bancario destinatario: Appare solo se il giornale e impostato su Banca; viene precompilato con il conto del dipendente.
Importo: L'importo totale da rimborsare.
Data pagamento: La data di emissione del pagamento.
Nota: Precompilata con il riepilogo del report spese.

Clicca su Crea pagamento per registrare il rimborso. Sul report apparirà un banner verde In pagamento.

Rimborso in blocco

Per rimborsare piu report contemporaneamente, vai su Note Spese > Report spese, seleziona i report da rimborsare e clicca su Paga.

Filtra per stato Registrato nella barra laterale per visualizzare solo i report rimborsabili.

Nella finestra popup compila:

Giornale: Seleziona il giornale contabile.
Metodo di pagamento: Seleziona la modalita di pagamento.
Raggruppa pagamenti: Quando sono selezionati piu report dello stesso dipendente, spunta questa opzione per effettuare un unico pagamento per dipendente.
Importo: L'importo totale per tutti i report selezionati.
Data pagamento: La data di emissione dei pagamenti.

Clicca su Crea pagamenti per registrare i rimborsi.

Dichiarazione Fiscale (Report IVA)

Gestione delle dichiarazioni fiscali e dei report IVA in Laundry ERP, incluse periodicità, griglie fiscali, revisione, invio e pagamento.

Registrare note spese

Guida completa su come registrare note spese manualmente, via caricamento, drag-and-drop o email