Laundry ERP
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Pagamenti

Gestione pagamenti collegati a fatture e vendor bills con metodi di pagamento e riconciliazione

Pagamenti

In Laundry ERP, i pagamenti possono essere automaticamente collegati a una fattura o fattura fornitore oppure essere registrazioni indipendenti da utilizzare in seguito:

  • Se un pagamento è collegato a una fattura o vendor bill, riduce/salda l'importo dovuto sulla fattura. Sono possibili più pagamenti sulla stessa fattura.
  • Se un pagamento non è collegato a una fattura o vendor bill, il cliente ha un credito in sospeso con l'azienda, o l'azienda ha un debito in sospeso con un fornitore. Questi importi in sospeso riducono/saldano fatture/vendor bill non pagate.

Metodi di Pagamento

Diversi metodi di pagamento sono disponibili in Laundry ERP per consentire diverse configurazioni per diversi tipi di pagamenti. Esempi di metodi di pagamento includono pagamenti manuali (come contanti), assegni e file di pagamento batch (come NACHA e SEPA). I metodi di pagamento possono essere configurati nelle schede Pagamenti in Entrata e Pagamenti in Uscita di un giornale bancario o di cassa.

Metodo di Pagamento Preferito

Il metodo di pagamento preferito di un contatto può essere impostato in modo che quando viene creato un pagamento per quel contatto, il metodo di pagamento venga selezionato automaticamente per impostazione predefinita. Le fatture e le vendor bill possono essere filtrate per Metodo di Pagamento per semplificare i pagamenti di gruppo.

Per impostare un Metodo di Pagamento preferito per un cliente o un fornitore, vai su Contabilità > Clienti > Clienti o Contabilità > Fornitori > Fornitori e seleziona il cliente o il fornitore. Nel tab Vendite e Acquisti del modulo contatto, seleziona il Metodo di Pagamento preferito nella sezione Vendite per i pagamenti delle fatture o per i pagamenti delle vendor bill nella sezione Acquisti.

Suggerimento: Accedi a un elenco completo di tutti i contatti dalla vista elenco Clienti o Fornitori rimuovendo il filtro Clienti o Fornitori. In alternativa, accedi all'elenco completo dei contatti tramite l'app Contatti.

Assegni

Le vendor bill possono essere pagate tramite assegno utilizzando un metodo di pagamento in uscita dedicato, che consente di tracciare i numeri degli assegni e di stampare gli assegni direttamente da Laundry ERP.

Per i pagamenti in entrata tramite assegno dei clienti, puoi utilizzare il metodo di pagamento predefinito Pagamento Manuale, oppure puoi creare un metodo di pagamento specifico per gli assegni per identificare rapidamente tali pagamenti.

Nota: La registrazione di un pagamento cliente tramite assegno in Laundry ERP non sposta fondi. Gli assegni devono essere depositati per effettuare il pagamento. Una volta depositato presso la tua banca, l'assegno dovrebbe apparire come una transazione bancaria, a quel punto può essere riconciliato con il pagamento registrato.
Suggerimento:
  • Per le migliori pratiche, inserisci il numero dell'assegno come Memo quando registri un pagamento cliente tramite assegno.
  • I pagamenti batch possono semplificare la riconciliazione dei depositi contenenti più assegni. ::

Registrazione Pagamento da Fattura o Vendor Bill

Per registrare un pagamento per una fattura o una vendor bill, segui questi passaggi:
  1. Clicca su Paga su una fattura cliente o vendor bill. Nella finestra Paga, seleziona il Giornale e la Data di Pagamento.
  2. Se precedentemente impostato, il Metodo di Pagamento preferito del contatto è selezionato automaticamente per impostazione predefinita ma può essere aggiornato se necessario.
  3. Se utilizzi i termini di pagamento, l'Importo viene impostato automaticamente in base agli importi della rata definiti dal termine di pagamento. Per pagare l'importo completo, clicca su importo completo.
  4. Se necessario, modifica il Memo.
  5. Clicca su Crea Pagamento.
Dopo che il pagamento è registrato, la fattura cliente o vendor bill è contrassegnata come In Pagamento.Senza conti in sospeso:Se non sono configurati conti in sospeso, non viene creata alcuna scrittura contabile. Per visualizzare maggiori informazioni sul pagamento, clicca sul pulsante smart Pagamenti.Quando la fattura o la vendor bill viene riconciliata con una transazione bancaria, il suo stato viene aggiornato a Pagato.Utilizzando conti in sospeso:Per impostazione predefinita, i pagamenti in Laundry ERP non creano scritture contabili, ma possono essere facilmente configurati per creare scritture contabili utilizzando conti in sospeso.La registrazione di un pagamento su una fattura cliente o vendor bill genera una nuova scrittura contabile e riduce l'Importo Dovuto in base all'importo del pagamento. La contropartita si riflette in un conto ricevute o pagamenti in sospeso. A questo punto, la fattura cliente o vendor bill è contrassegnata come In Pagamento. Quindi, quando il pagamento viene riconciliato con una transazione bancaria, lo stato della fattura o della vendor bill cambia in Pagato.
Nota:
  • La dereconciliazione di un pagamento lo scollega dalla fattura o dalla vendor bill ma non elimina il pagamento.
  • Se un pagamento viene (de)riconciliato in una valuta diversa, viene automaticamente creata una scrittura contabile per registrare gli utili/perdite di cambio valuta.
  • Se un pagamento viene (de)riconciliato su una fattura con imposte in regime di cassa, viene automaticamente creata una scrittura contabile per registrare l'importo dell'imposta in regime di cassa. ::

Registrazione Pagamenti non Collegati a Fatture

Quando un nuovo pagamento viene registrato tramite Clienti / Fornitori > Pagamenti, non è direttamente collegato a una fattura o vendor bill.Senza conti in sospeso:I pagamenti che non sono collegati a una fattura o vendor bill non dovrebbero essere registrati senza utilizzare conti in sospeso, poiché non c'è modo di associare il pagamento alla fattura o alla vendor bill dato che non viene creata alcuna scrittura contabile per il pagamento.Utilizzando conti in sospeso:Invece, la scrittura contabile del pagamento corrisponde al conto in sospeso con il conto crediti o il conto debiti fino a quando il pagamento non viene abbinato manualmente alla fattura o alla vendor bill correlata. Quindi, la riconciliazione del pagamento con la transazione bancaria completa il workflow di pagamento.

Abbinamento Pagamenti

Durante il processo di riconciliazione bancaria, viene identificato un saldo residuo se i debiti e i crediti totali non corrispondono quando i record vengono confrontati con le transazioni bancarie. Questo saldo deve essere riconciliato successivamente o stralciato immediatamente.

Per una Singola Fattura o Vendor Bill

Utilizzando conti in sospeso:Appare un banner blu quando si convalida una nuova fattura/vendor bill e esiste un pagamento in sospeso per questo specifico cliente o fornitore. Per abbinarlo alla fattura o alla vendor bill, clicca su Aggiungi sotto Crediti in Sospeso o Debiti in Sospeso.La fattura o la vendor bill viene quindi contrassegnata come In Pagamento fino a quando il pagamento non viene riconciliato con le sue corrispondenti transazioni bancarie.

Per Fatture o Vendor Bill Multiple

Lo strumento Abbinamento pagamenti o Auto-riconciliazione consente di riconciliare le voci di giornale tra loro (cioè pagamenti con fatture clienti o vendor bill) individualmente o in batch. Accedi al Dashboard Contabile, clicca sul pulsante dei tre puntini verticali dal giornale Fatture Clienti o Vendor Bill e seleziona Abbinamento Pagamenti. In alternativa, vai su Contabilità > Contabilità > Riconcilia.Per riconciliare manualmente le voci di giornale, seleziona le voci individuali dalla vista elenco e clicca su Riconcilia.

Registrazione Pagamenti su Fatture/Note di Credito o Vendor Bill/Rimborsi Multipli (Pagamenti di Gruppo)

Per registrare pagamenti su più fatture/note di credito o vendor bill/rimborsi, segui questi passaggi:
  1. Vai su Contabilità > Clienti > Fatture/Note di Credito o Contabilità > Fornitori > Vendor Bill/Rimborsi.
  2. Nella vista elenco, clicca nella barra di ricerca, raggruppa per Metodo di Pagamento, seleziona le fatture/note di credito o vendor bill/rimborsi rilevanti e clicca su Paga.
  3. Nella finestra Paga, seleziona il Giornale e la Data di Pagamento.
  4. Se precedentemente impostato, il Metodo di Pagamento preferito del contatto è selezionato automaticamente per impostazione predefinita ma può essere aggiornato se necessario.
  5. Se utilizzi i termini di pagamento, l'Importo viene impostato automaticamente in base agli importi della rata definiti dal termine di pagamento. Per pagare l'importo completo, clicca su importo completo.
  6. Per combinare tutti i pagamenti dello stesso contatto in un unico pagamento, abilita l'opzione Raggruppa Pagamenti, o lasciala deselezionata per creare pagamenti separati.
  7. Clicca su Crea pagamento.
Le fatture o le vendor bill vengono quindi contrassegnate come In Pagamento fino a quando non vengono riconciliate con le transazioni bancarie.

Registrazione Pagamento Parziale

Per registrare un pagamento parziale, clicca su Paga dalla fattura o vendor bill correlata.Utilizzando conti in sospeso:Nel caso di un pagamento parziale (quando l'Importo pagato è inferiore all'importo residuo totale sulla fattura o sulla vendor bill), il campo Differenza di Pagamento visualizza il saldo residuo. Ci sono due opzioni:
  • Mantieni aperto: Mantieni la fattura o la vendor bill aperta e contrassegnala con un banner Parziale;
  • Contrassegna come completamente pagato: Seleziona un conto nel campo Registra Differenza In e modifica l'Etichetta se necessario. Verrà creata una scrittura contabile per bilanciare i conti debitori o creditori con il conto selezionato.

Riconciliazione Pagamenti con Transazioni Bancarie

Senza conti in sospeso:Una volta registrato un pagamento, lo stato della fattura o della vendor bill è In Pagamento. Il passaggio successivo è riconciliare la riga della transazione bancaria correlata con la fattura o la vendor bill per finalizzare il workflow di pagamento e contrassegnare la fattura o la vendor bill come Pagato.Utilizzando conti in sospeso:Una volta registrato un pagamento, lo stato della fattura o della vendor bill è In Pagamento. Il passaggio successivo è riconciliare il pagamento con la riga della transazione bancaria correlata per finalizzare il workflow di pagamento e contrassegnare la fattura o la vendor bill come Pagato.

Approfondimenti

Pagamenti Online

Pagamenti dal Portale clienti con il metodo di pagamento preferito

Conti Fidati

Protezione dei pagamenti in uscita contrassegnando come fidati i conti bancari dei fornitori

Sequenza Fatture Fornitori

Gestione della numerazione sequenziale e della rinumerazione massiva delle fatture fornitori in Laundry ERP Contabilità.

Pagamenti batch

Raggruppa più pagamenti di clienti o fornitori in un unico batch per semplificare la gestione e la riconciliazione bancaria in Laundry ERP.