Guida rapida alla contabilita

Stato patrimoniale

Lo Stato patrimoniale e un'istantanea delle finanze dell'azienda a una data specifica (a differenza del Conto economico, che e un'analisi su un periodo).

• Attivita: rappresentano la ricchezza dell'azienda e i beni che possiede. Le immobilizzazioni includono edifici e uffici, mentre le attivita correnti includono conti bancari e contanti. Il denaro dovuto da un cliente e un'attivita. Un dipendente non e un'attivita.
• Passivita: sono obbligazioni derivanti da eventi passati che l'azienda dovra pagare in futuro (bollette, debiti, fornitori non pagati). Le passivita possono anche essere definite come una fonte di finanziamento fornita all'azienda, detta anche leva finanziaria.
• Patrimonio netto: e l'importo dei fondi conferiti dai proprietari dell'azienda (fondatori o azionisti) piu gli utili non distribuiti (o perdite) accumulati precedentemente. Ogni anno, gli utili netti (o perdite) possono essere riportati come utili non distribuiti o distribuiti agli azionisti (come dividendo).

Cio che e posseduto (un'attivita) e stato finanziato attraverso debiti da rimborsare (passivita) o patrimonio netto (utili, capitale).

Si distingue tra attivita e costi:

• Un'attivita e una risorsa con valore economico che un individuo, una societa o un paese possiede o controlla con l'aspettativa che fornira un beneficio futuro. Le attivita sono riportate nello stato patrimoniale di un'azienda. Vengono acquistate o create per aumentare il valore di un'impresa o beneficiare le sue operazioni.
• Un costo e il costo delle operazioni che un'azienda sostiene per generare ricavi.

Conto economico

Il conto economico (P&L) mostra le prestazioni dell'azienda in un periodo specifico, solitamente un trimestre o un anno fiscale.

• I ricavi si riferiscono al denaro guadagnato dall'azienda vendendo beni e/o servizi.
• Il costo del venduto (COGS, noto anche come "Costo delle vendite") si riferisce ai costi di vendita dei beni (ad esempio, il costo dei materiali e della manodopera utilizzati per creare i beni). Nel contesto di una lavanderia, questo include i costi dei prodotti chimici, dell'acqua e dell'energia utilizzati nei processi di lavaggio.
• L'utile lordo e uguale ai ricavi dalle vendite meno il costo del venduto.
• I costi operativi (OPEX) includono amministrazione, stipendi delle vendite e R&D, affitti e utenze, costi vari, assicurazioni e tutto cio che va oltre i costi dei prodotti venduti o il costo delle vendite.

Attivita = Passivita + Patrimonio netto

Piano dei conti

Il piano dei conti elenca tutti i conti dell'azienda: sia i conti dello stato patrimoniale che i conti del conto economico. Ogni transazione viene registrata addebitando e accreditando piu conti in una registrazione contabile. In un certo senso, il piano dei conti e come il DNA di un'azienda!

Ogni conto elencato nel piano dei conti appartiene a una categoria specifica. In Laundry ERP, ogni conto ha un codice univoco e appartiene a una di queste categorie:

• Patrimonio netto e debiti subordinati
  • Il patrimonio netto e l'importo di denaro investito dagli azionisti di un'azienda per finanziare le attivita aziendali.
  • I debiti subordinati sono l'importo di denaro prestato da terzi a un'azienda per finanziare le sue attivita. In caso di scioglimento dell'azienda, questi terzi vengono rimborsati prima degli azionisti.
• Le immobilizzazioni sono elementi tangibili (cioe fisici) o proprieta che un'azienda acquista e utilizza per produrre i propri beni e servizi. Le immobilizzazioni sono attivita a lungo termine, il che significa che hanno una vita utile superiore a un anno. Includono anche proprieta, impianti e attrezzature (noti anche come "PP&E") e sono registrati nello stato patrimoniale con questa classificazione.
• Attivita e passivita correnti
  • Il conto delle attivita correnti e una voce dello stato patrimoniale elencata nella sezione Attivita, che contabilizza tutte le attivita di proprieta dell'azienda convertibili in denaro entro un anno. Le attivita correnti includono contanti, equivalenti di cassa, crediti verso clienti, inventario di magazzino, titoli negoziabili, passivita prepagate e altre attivita liquide.
  • Le passivita correnti sono le obbligazioni finanziarie a breve termine di un'azienda con scadenza entro un anno. Un esempio di passivita corrente e il denaro dovuto ai fornitori sotto forma di debiti verso fornitori.
• Conti bancari e di cassa
  • Un conto bancario e un conto finanziario mantenuto da una banca o altro istituto finanziario in cui vengono registrate le transazioni finanziarie tra la banca e il cliente.
  • Un conto di cassa, o libro di cassa, puo riferirsi a un registro in cui vengono registrate tutte le transazioni in contanti. Il conto di cassa include sia le ricevute di cassa che i giornali dei pagamenti in contanti.
• Costi e ricavi
  • Un costo e il costo delle operazioni che un'azienda sostiene per generare ricavi. E semplicemente definito come il costo che si deve sostenere per ottenere qualcosa. I costi comuni includono pagamenti ai fornitori, stipendi dei dipendenti, affitti di stabilimenti e ammortamento delle attrezzature.
  • Il termine "ricavo" si riferisce generalmente all'importo di denaro, proprieta e altri trasferimenti di valore ricevuti in un determinato periodo di tempo in cambio di servizi o prodotti.

Esempio

Saldo = Dare - Avere

Nota: Le caselle Rimborso cliente e Pagamento cliente non possono essere selezionate contemporaneamente poiche sono contraddittorie.

Registrazioni contabili

Ogni documento finanziario dell'azienda (ad esempio, una fattura, un estratto conto bancario, una busta paga, un contratto di aumento di capitale) viene registrato come una registrazione contabile, che impatta diversi conti.

Affinche una registrazione contabile sia bilanciata, la somma di tutti i dare deve essere uguale alla somma di tutti gli avere.

Riconciliazione

La riconciliazione e il processo di collegamento delle voci contabili di un conto specifico e di corrispondenza tra dare e avere.

Il suo scopo principale e collegare i pagamenti alle fatture correlate per contrassegnarle come pagate. Questo viene fatto eseguendo una riconciliazione sul conto crediti verso clienti e/o sul conto debiti verso fornitori.

La riconciliazione viene eseguita automaticamente dal sistema quando:

• il pagamento viene registrato direttamente sulla fattura
• i collegamenti tra i pagamenti e le fatture vengono rilevati durante il processo di corrispondenza bancaria

Esempio di estratto conto cliente

Riconciliazione bancaria

La riconciliazione bancaria e la corrispondenza delle righe dell'estratto conto bancario (fornite dalla banca) con le transazioni registrate internamente (pagamenti ai fornitori o dai clienti). Per ogni riga di un estratto conto bancario, puo essere:

• abbinata a un pagamento precedentemente registrato: un pagamento viene registrato quando un assegno viene ricevuto da un cliente, poi abbinato durante il controllo dell'estratto conto bancario.
• registrata come nuovo pagamento: la registrazione contabile del pagamento viene creata e riconciliata con la fattura correlata durante l'elaborazione dell'estratto conto bancario.
• registrata come altra transazione: bonifico bancario, addebito diretto, ecc.

Laundry ERP dovrebbe riconciliare automaticamente la maggior parte delle transazioni; solo alcune dovrebbero richiedere una revisione manuale. Quando il processo di riconciliazione bancaria e completato, il saldo del conto bancario in Laundry ERP dovrebbe corrispondere al saldo dell'estratto conto bancario.

Gestione assegni

Esistono due approcci per gestire gli assegni e i trasferimenti interni:

• Due registrazioni contabili e una riconciliazione
• Una registrazione contabile e una riconciliazione bancaria

Approccio 1: due registrazioni contabili

La prima registrazione contabile viene creata registrando il pagamento sulla fattura. La seconda viene creata durante la registrazione dell'estratto conto bancario.

Registrazione 1:

Registrazione 2:

Approccio 2: una registrazione contabile

Una registrazione contabile viene creata registrando il pagamento sulla fattura. Durante la riconciliazione dell'estratto conto bancario, la riga dell'estratto viene collegata alla registrazione contabile esistente.