Laundry ERP
Primi Passi

Giornali contabili

Configurazione e gestione dei diversi tipi di giornali contabili in Laundry ERP per organizzare le registrazioni finanziarie.

Le registrazioni contabili vengono registrate in diversi giornali per mantenere un registro organizzato delle transazioni finanziarie di un'azienda. Laundry ERP utilizza sei diversi tipi di giornali per organizzare le registrazioni contabili:

  • Banca
  • Cassa
  • Carta di credito
  • Vendite
  • Acquisti
  • Varie
E possibile avere piu giornali dello stesso tipo, come due giornali bancari separati, uno per ogni conto bancario unico, o due giornali vendite separati per tracciare il fatturato B2B (business to business) rispetto a quello B2C (business to consumer).

Ogni scheda nella Dashboard contabilita rappresenta un giornale. Per modificare la configurazione di un giornale, cliccare i (tre puntini verticali) sulla scheda del giornale, poi cliccare Configurazione. In alternativa, andare in Contabilita > Configurazione > Giornali per selezionare e modificare un giornale esistente o crearne uno nuovo.

Sebbene i diversi tipi di giornale abbiano campi leggermente diversi da configurare, alcuni campi sono comuni a tutti i tipi:

  • Codice breve: Ogni giornale deve avere un codice univoco (da 1 a 5 caratteri). Il codice breve viene utilizzato come prefisso per tutte le registrazioni contabili appartenenti a questo giornale.
  • Valuta: Se desiderato, impostare la valuta di questo giornale. Per i giornali banca e cassa, questa e la valuta delle transazioni del giornale. Questo campo e visibile solo quando sono abilitate le valute multiple.

La scheda Impostazioni avanzate contiene opzioni piu tecniche:

  • Conti consentiti: Limitare quali conti sono disponibili durante la registrazione delle voci contabili in questo giornale. Lasciare questo campo vuoto per consentire tutti i conti.
  • Alias email: Impostare un indirizzo email per creare registrazioni contabili digitalizzando PDF inviati a questo indirizzo. Questo viene comunemente utilizzato per creare fatture clienti e fatture fornitori.
  • Proteggi registrazioni pubblicate con hash: Limitare la modificabilita delle registrazioni di questo giornale per conformarsi alle autorita fiscali in determinati paesi.
L'opzione Proteggi registrazioni pubblicate con hash non puo essere rimossa da un giornale una volta che il giornale ha una registrazione contabile pubblicata.
  • I giornali banca e cassa non hanno i campi Proteggi registrazioni pubblicate con hash o Alias email.
  • Se un dominio alias non e stato ancora configurato, viene visualizzato un link Configura dominio alias al posto del campo Alias email. ::

Giornali banca, cassa e carta di credito

I giornali banca, cassa e carta di credito condividono le seguenti funzionalita:
  • Conto sospeso: Le transazioni su questo giornale vengono registrate su questo conto fino a quando non vengono riconciliate, momento in cui questo conto viene sostituito dal conto con cui la transazione e stata riconciliata. In qualsiasi momento, il saldo del conto sospeso nel libro mastro mostra il saldo delle transazioni che non sono ancora state riconciliate.
Quando una transazione bancaria viene riconciliata, la registrazione contabile viene modificata per sostituire il conto sospeso bancario con il conto della voce contabile con cui e stata riconciliata. Questo conto e solitamente:
  • il conto incassi o pagamenti in sospeso se la riconciliazione avviene con un pagamento registrato; oppure
  • il conto crediti verso clienti o debiti verso fornitori se la riconciliazione avviene direttamente con una fattura. ::
  • Sequenza pagamenti dedicata: Spuntare questo campo per utilizzare sequenze separate per i pagamenti e le transazioni registrate su questo giornale.
Se il campo Sequenza pagamenti dedicata e spuntato, i pagamenti che utilizzano un conto in sospeso avranno riferimenti che aggiungono P prima del codice breve del giornale. In caso contrario, i riferimenti inizieranno con PAY.

Le schede Pagamenti in entrata e Pagamenti in uscita contengono i metodi di pagamento di questo giornale. Diversi metodi di pagamento sono disponibili a seconda del tipo di giornale. Se desiderato, impostare i conti in sospeso sui metodi di pagamento.

Conti in sospeso

Per impostazione predefinita, i pagamenti in Laundry ERP non creano registrazioni contabili, ma possono essere configurati per farlo utilizzando i conti in sospeso sui giornali banca e cassa.

  • Un conto incassi in sospeso e dove vengono registrati i pagamenti in entrata fino a quando non vengono collegati alle transazioni bancarie in entrata.
  • Un conto pagamenti in sospeso e dove vengono registrati i pagamenti in uscita fino a quando non vengono collegati alle transazioni bancarie in uscita.

Questi conti sono solitamente di tipo Attivita correnti e Passivita correnti.

I pagamenti registrati in Laundry ERP vengono registrati nei conti incassi e pagamenti in sospeso fino alla riconciliazione. In qualsiasi momento, il saldo del conto incassi in sospeso nel libro mastro mostra il saldo dei pagamenti in entrata registrati che non sono ancora stati riconciliati, e il saldo del conto pagamenti in sospeso nel libro mastro mostra il saldo dei pagamenti in uscita registrati che non sono ancora stati riconciliati.

Configurazione

Per configurare i conti in sospeso, andare in Contabilita > Configurazione > Giornali e selezionare o creare un giornale banca o cassa. Nelle schede Pagamenti in entrata e Pagamenti in uscita, impostare i Conti incassi in sospeso e i Conti pagamenti in sospeso per ogni metodo di pagamento per cui si desidera creare registrazioni contabili.

  • Se il conto bancario principale del giornale viene aggiunto come conto incassi o pagamenti in sospeso, quando viene registrato un pagamento, lo stato della fattura viene impostato direttamente su Pagato.
  • Se il conto incassi o pagamenti in sospeso per un metodo di pagamento viene lasciato vuoto, la registrazione di un pagamento con quel metodo non creera alcuna registrazione contabile. ::

Banca

I giornali banca vengono utilizzati per registrare le voci contabili relative alle transazioni bancarie e ai pagamenti in entrata e in uscita. I seguenti campi sono specifici per i giornali banca:
  • Conto bancario: Questo conto di tipo Banca e cassa e il conto predefinito per questo giornale banca.
  • Numero di conto: Il numero del conto bancario viene utilizzato durante la registrazione dei pagamenti ed e necessario per la generazione di file di pagamento in uscita, come SEPA o NACHA. Per modificare i dettagli del conto bancario, cliccare sul pulsante (Link interno) accanto al Numero di conto e aggiornare le informazioni del conto di conseguenza.
  • Banca: Il nome della banca viene utilizzato durante la registrazione dei pagamenti ed e necessario per la generazione di file di pagamento in uscita. Per modificare i dettagli del conto bancario, cliccare sul pulsante (Link interno) accanto al nome della Banca e aggiornare le informazioni del conto di conseguenza.
  • Feed bancari: Definire il metodo di creazione delle transazioni bancarie, se Manuale o tramite Sincronizzazione online.
  • Transazioni suddivise: Suddividere i pagamenti collettivi per i file CODA.
Sono disponibili piu metodi di pagamento per i giornali banca, cosi come configurazioni per la generazione di file di pagamento in uscita, come SEPA o NACHA.

Cassa

I giornali cassa vengono utilizzati per registrare le voci contabili relative alle transazioni in contanti. I seguenti campi sono specifici per i giornali cassa:
  • Conto cassa: Questo conto di tipo Banca e cassa e il conto predefinito per questo giornale cassa.
  • Conto profitto: Questo conto di tipo Ricavi o Altri ricavi viene utilizzato per registrare un profitto quando il saldo finale di un registro di cassa e superiore a quello previsto.
  • Conto perdita: Questo conto di tipo Costi viene utilizzato per registrare una perdita quando il saldo finale di un registro di cassa e inferiore a quello previsto.
Solo i metodi di pagamento manuali sono disponibili per i giornali cassa.

Carta di credito

I giornali carta di credito vengono utilizzati per registrare le voci contabili relative alle carte di credito. I seguenti campi sono specifici per i giornali carta di credito:
  • Conto giornale: Questo conto di tipo Carta di credito e il conto predefinito per questo giornale carta di credito.
  • Feed bancari: Definire il metodo di creazione delle transazioni con carta di credito, se manuale o tramite Sincronizzazione online.
Solo i metodi di pagamento manuali sono disponibili per i giornali carta di credito.

Vendite

I giornali vendite, noti anche come giornali dei ricavi, vengono utilizzati per registrare le voci contabili relative alle fatture clienti. I seguenti campi sono specifici per i giornali fatture clienti:
  • Conto ricavi predefinito: Le fatture in questo giornale utilizzano questo conto di tipo Ricavi o Altri ricavi a meno che non venga sovrascritto da un altro conto di ricavo impostato sulla categoria prodotto, sul prodotto o sulla riga della fattura stessa.
  • Sequenza note di credito dedicata: Spuntare questa casella per utilizzare una sequenza separata per il riferimento delle note di credito che si incrementa separatamente dalla sequenza principale delle fatture e aggiunge una R al riferimento prima del codice breve del giornale.
  • Sequenza note di debito dedicata: Spuntare questa casella per utilizzare una sequenza separata per il riferimento delle note di debito che si incrementa separatamente dalla sequenza principale delle fatture e aggiunge una D prima del codice breve del giornale.
I giornali vendite hanno campi aggiuntivi nella scheda Impostazioni avanzate che consentono di impostare il formato di comunicazione predefinito che apparira sulle fatture clienti in modo che il cliente possa fare riferimento a quella particolare fattura quando effettua un pagamento:
  • Tipo di comunicazione: Scegliere se il formato del riferimento di pagamento comunicato al cliente deve essere basato sul numero della fattura o sul numero del cliente.
  • Standard di comunicazione: Scegliere il formato del riferimento di pagamento stesso che viene comunicato al cliente.

Acquisti

I giornali acquisti vengono utilizzati per registrare le voci contabili relative alle fatture dei fornitori. I seguenti campi sono specifici per i giornali acquisti:
  • Conto costi predefinito: Le fatture dei fornitori in questo giornale utilizzano questo conto di tipo Costi a meno che non venga sovrascritto da un altro conto costi impostato sulla categoria prodotto, sul prodotto o sulla spesa.
  • Conto parte privata: Selezionare il conto da utilizzare per registrare la parte privata delle spese miste.
  • Sequenza note di credito dedicata: Spuntare questa casella per utilizzare una sequenza separata per il riferimento delle note di credito che si incrementa separatamente dalla sequenza principale delle fatture fornitori e aggiunge una R al riferimento prima del codice breve del giornale.
  • Sequenza note di debito dedicata: Spuntare questa casella per utilizzare una sequenza separata per il riferimento delle note di debito che si incrementa separatamente dalla sequenza principale delle fatture e aggiunge una D prima del codice breve del giornale.

Varie

I giornali varie vengono utilizzati per registrare le voci contabili che non sono correlate a nessuno degli altri tipi di giornale, come le registrazioni di chiusura fiscale.

Consolidamento contabile

Come combinare i dati finanziari di piu aziende separate in una vista unificata utilizzando gli strumenti di consolidamento di Laundry ERP.

Sistema multi-valuta

Configurazione e utilizzo del sistema multi-valuta in Laundry ERP per gestire fatture, pagamenti e transazioni in valute estere.