Portale Avalara (AvaTax)

La console di gestione di Avalara (AvaTax) offre opzioni di gestione dell'account tra cui: visualizzazione/modifica delle transazioni inviate da Laundry ERP ad AvaTax, dettagli su come vengono calcolate le imposte, reportistica fiscale, gestione delle esenzioni fiscali e risorse per le dichiarazioni fiscali.

Per accedere alla console, navigare verso l'ambiente sandbox o produzione di Avalara. Questo dipendera dal tipo di account configurato nell'integrazione. Effettuare l'accesso alla console di gestione.

Transazioni

Per accedere alle transazioni, fare clic sul collegamento Transactions nella dashboard principale dopo aver effettuato l'accesso al portale. Per accedere manualmente alla pagina Transazioni, mentre si e connessi alla console Avalara, navigare su Transactions > Transactions.

Modifica transazione

Fare clic su una transazione per visualizzare ulteriori dettagli. Questi dettagli includono sezioni su Invoice detail, Additional info e Customer info. Fare clic su Edit document details per apportare modifiche alla transazione.

Uno Sconto puo essere aggiunto per rettificare la fattura. Questo e particolarmente utile nei casi in cui la transazione sia gia stata sincronizzata con Avalara / AvaTax e debbano essere apportate modifiche successivamente.

Filtro

Filtrare le transazioni nella pagina Transactions impostando i campi From e To e configurando altri campi di filtro, tra cui:

• Document Status: una delle seguenti opzioni, All, Voided, Committed, Uncommitted o Locked.
• Document Code: una delle seguenti opzioni, Exactly match, Starts with o Contains.
• Customer/Vendor Code: il codice cliente/fornitore in Laundry ERP (ad esempio, Contact18).
• Country: il paese in cui e stata calcolata l'imposta; questo e un campo di testo.
• Region: la regione del paese, che varia in base alla selezione del Country.

Fare clic su Filters per accedere alle seguenti condizioni di filtro:

• Document Type: una delle seguenti selezioni, All, Sales Invoice, Purchase Invoice, Return Invoice, Inventory Transfer Inbound Invoice, Inventory Transfer Outbound Invoice o Customs Invoice.
• Import ID: rappresenta l'ID di importazione del documento.

Ordinamento

Nella pagina Transactions, le transazioni vengono elencate sotto, secondo il filtro impostato nella meta superiore della pagina. Le seguenti colonne sono disponibili per impostazione predefinita, ordinabili in ordine crescente o decrescente:

• Doc Code: una delle seguenti opzioni, Exactly match, Starts with o Contains.
• Doc Status: una delle seguenti opzioni, All, Voided, Committed, Uncommitted o Locked.
• Cust/Vendor Code: il codice cliente/fornitore in Laundry ERP (ad esempio, Contact18).
• Region: la regione del paese, che varia in base alla selezione del Country.
• Amount: l'importo numerico del totale sul documento di Laundry ERP.
• Tax: l'importo numerico dell'imposta applicata al totale.

Personalizzazione colonne

Colonne aggiuntive possono essere aggiunte facendo clic su Customize columns. Nella finestra popover risultante, fare clic sul menu a discesa per la colonna che si desidera modificare.

Le seguenti colonne possono essere aggiunte per informazioni transazionali aggiuntive:

• AvaTax calculated: l'importo dell'imposta calcolata da AvaTax.
• Country: il paese in cui e stata calcolata l'imposta; campo di testo.
• Cust/vendor code: il codice cliente/fornitore in Laundry ERP (ad esempio, Contact18).
• Currency: l'abbreviazione standardizzata della valuta dell'importo totale.
• Doc date: la data di creazione del documento.
• Doc status: una delle seguenti opzioni, All, Voided, Committed, Uncommitted o Locked.
• Doc type: una delle seguenti selezioni, All, Sales Invoice, Purchase Invoice, Return Invoice, Inventory Transfer Inbound Invoice, Inventory Transfer Outbound Invoice o Customs Invoice.
• Import ID: rappresenta l'ID di importazione del documento.
• Last modified: timestamp dell'ultima modifica del documento.
• Location code: il codice di localizzazione utilizzato per calcolare l'imposta, basato sull'indirizzo di consegna.
• PO number: il numero dell'ordine di acquisto.
• Reference code: il codice di riferimento di Laundry ERP (ad esempio, NV/2024/00003).
• Region: la regione del paese, che varia in base alla selezione del Country.
• Salesperson code: l'ID numerico dell'utente assegnato all'ordine di vendita in Laundry ERP.
• Tax date: la data del calcolo fiscale.
• Tax override type: dove apparirebbe un'esenzione; in assenza, il campo viene compilato con None.

Per aggiungere una nuova colonna, fare clic su Column.

Importazione-esportazione

Nella pagina delle transazioni, fare clic su Import transactions o Export transactions per importare o esportare le transazioni.

Report

Per accedere alla reportistica, navigare sul collegamento Reports nel menu superiore della console di gestione Avalara. Quindi, selezionare una delle schede di reportistica disponibili: Transactions reports, Liability & tax return reports o Exemption reports.

Effettuare una selezione per Report Category e Report Name nella sezione Select a report.

Quindi, compilare la sezione Select report details. Queste opzioni varieranno in base alla scheda selezionata sopra.

A seconda delle dimensioni del report, sono disponibili le seguenti due opzioni nella sezione Select the approximate number of transactions for your report: Create and download the report instantly (per report piccoli) e Create and download the report in the background (per report piu grandi). Selezionare l'una o l'altra a seconda del volume di transazioni in questo report.

Infine, nella sezione Report preview and export, selezionare il tipo di file da scaricare. E possibile scegliere .PDF o .XLS. In alternativa, il file puo essere visualizzato in anteprima selezionando l'opzione Preview.

Dopo aver effettuato tutte le configurazioni, fare clic su Create report per scaricare il report. Fare clic su Make this report a favorite per salvare la configurazione del report nei preferiti dell'utente.

Dopo la creazione del report, fare clic su Download per scaricarlo sul dispositivo.

Aggiunta di giurisdizioni

Giurisdizioni aggiuntive (localita fiscali) possono essere aggiunte nella console di gestione Avalara. Navigare verso l'ambiente sandbox o produzione di Avalara. Questo dipendera dal tipo di account configurato nell'integrazione.

Quindi, navigare su Settings > Where you collect tax. Scegliere tra le tre diverse schede, in base alle esigenze aziendali. La prima scheda e Sales and use tax, dove l'imposta puo essere riscossa per gli Stati Uniti. Fare clic su Add to where you collect sales and use tax per aggiungere un'altra localita in cui l'azienda riscuote imposte sulle vendite e sull'uso.

La seconda opzione e la scheda VAT/GST dove e possibile selezionare Add a country or territory where you collect VAT/GST per aggiungere un altro paese o territorio in cui l'azienda riscuote IVA/GST.

Infine, all'estrema destra, c'e la scheda Customs duty, dove e possibile aggiungere un paese in cui l'azienda riscuote dazi doganali. Fare semplicemente clic sull'icona Add a country where you calculate customs duty sotto la scheda.

Certificato di esenzione fiscale

I certificati di esenzione fiscale per i clienti possono essere aggiunti nella console di gestione Avalara, in modo che AvaTax sia consapevole di quali clienti possano essere esenti dal pagamento di determinate imposte. Per aggiungere un certificato di esenzione, navigare su Exemptions > Customer certificates. Da li, fare clic su Add a certificate per configurare un'esenzione.

Operazioni di fine anno

I servizi di Avalara includono servizi di dichiarazione fiscale per quando e il momento di presentare le dichiarazioni alla fine dell'anno. Per accedere ai servizi fiscali di Avalara, effettuare l'accesso al portale di gestione. Quindi, dalla dashboard principale, fare clic su Returns. Avalara chiedera all'utente di effettuare nuovamente l'accesso per motivi di sicurezza e reindirizzerà l'utente al portale Returns.

Fare clic su Get started per iniziare il processo di dichiarazione fiscale. Per ulteriori informazioni, consultare la documentazione Avalara: About Managed Returns.