Azioni pianificate

Le azioni pianificate sono processi preconfigurati che consentono agli utenti di automatizzare determinate attività all'interno di un database, in base a una pianificazione designata o a un numero di occorrenze. Queste attività possono includere l'invio di email, la generazione di fatture, la pulizia dei dati e molto altro.

In Laundry ERP, alcune azioni pianificate sono attive per impostazione predefinita per garantire che determinate funzioni vengano attivate automaticamente, tuttavia ci sono anche molte opzioni di azione pianificata che appaiono nel database che non sono attivate per impostazione predefinita.

In Laundry ERP Abbonamenti, ci sono due azioni pianificate che avviano il processo di fatturazione per abbonamenti ricorrenti attivi, nonché quando la fatturazione dovrebbe fermarsi a causa della scadenza dell'abbonamento.

Sono attivate per impostazione predefinita e possono essere disattivate in qualsiasi momento per gestire gli abbonamenti manualmente.

Accedere alle azioni pianificate

Con la modalità sviluppatore attivata, naviga su Impostazioni > Tecnico > Azioni Pianificate.

Così facendo si rivela una dashboard Azioni Pianificate dedicata. Su questa pagina, c'è un elenco completo di azioni pianificate per l'intero database.

Da qui, inserisci Subscription nella barra di ricerca. Così facendo fornisce tre risultati specifici per gli abbonamenti. La seguente documentazione si concentra sugli ultimi due risultati nell'elenco:

• Sale Subscription: generate recurring invoices and payments
• Sale Subscription: subscriptions expiration

Determina se un'azione pianificata è attiva guardando sotto la colonna Attivo, nella riga corrispondente sulla dashboard Azioni Pianificate, per una casella di controllo spuntata; se la casella di controllo è verde con un segno di spunta, l'azione pianificata è attiva.

Se un'azione pianificata deve essere attivata, clicca nell'azione pianificata desiderata dall'elenco.

Quindi, dal modulo dell'azione pianificata, attiva l'interruttore nel campo Attivo a destra. Così facendo l'interruttore diventa verde, indicando che l'azione pianificata è ora Attiva.

La possibilità di impostare la frequenza con cui viene eseguita l'azione pianificata è disponibile anche nel modulo dell'azione pianificata, nel campo Esegui Ogni.

Generare fatture e pagamenti ricorrenti

Affinché l'azione pianificata Sale Subscription: generate recurring invoices and payments generi correttamente fatture e pagamenti ricorrenti sugli abbonamenti, i conti Spese Differite e Ricavi Differiti devono essere configurati, affinché Laundry ERP possa elaborare varie fatture e pagamenti relativi agli abbonamenti.

Per configurare i conti Spese Differite e Ricavi Differiti, naviga su Contabilità > Configurazione > Impostazioni. Entrambi i conti possono essere configurati nella sezione Conti Predefiniti.

Una volta che i conti corretti sono inseriti nei campi del menu a tendina Spese Differite e Ricavi Differiti, clicca Salva nell'angolo in alto a sinistra.

Creare fattura

Gli elementi relativi all'azione pianificata Sale Subscription: generate recurring invoices and payments possono essere trovati sugli ordini di vendita degli abbonamenti confermati.

Per esaminare questi elementi, apri qualsiasi ordine di vendita confermato nell'applicazione Abbonamenti per rivelare il modulo dell'ordine di vendita dell'abbonamento.

In un modulo di ordine di vendita di abbonamento confermato, concentrati sui campi Piano Ricorrente e Data della Prossima Fattura.

L'azione pianificata crea una fattura quando la data odierna è la stessa data della Data della Prossima Fattura.

Laundry ERP utilizza le informazioni nel campo Piano Ricorrente per aggiornare la data della prossima fattura di conseguenza.

Una volta creata la fattura per l'ordine di vendita dell'abbonamento, la fattura può essere visualizzata cliccando il pulsante smart Fatture che appare nella parte superiore dell'ordine di vendita dell'abbonamento.

Un'email viene inviata al cliente per notificargli dell'addebito dell'abbonamento ricorrente, se c'è un Token di Pagamento sull'account.

Per verificare se c'è un Token di Pagamento, apri la scheda Altre Info e guarda il campo Token di Pagamento, sotto la sezione Abbonamento.

Se non c'è un Token di Pagamento, la fattura viene creata e inviata al cliente. Il pagamento deve essere registrato manualmente in questo caso.

Chiudere fatture

L'azione pianificata Sale Subscription: generate recurring invoices and payments ha anche la capacità di chiudere un abbonamento, se sono soddisfatte le seguenti condizioni:

• Se l'abbonamento non ha un Token di Pagamento, crea e registra la fattura.
• Se l'abbonamento ha un Token di Pagamento, prova ad addebitare.
  • Se l'addebito ha successo, crea e registra la fattura.
  • Se l'addebito fallisce, invia promemoria periodicamente.
    • Chiudi l'abbonamento se continua a fallire per più di quattordici giorni.

Scadenza abbonamenti

L'azione pianificata Sale Subscription: subscriptions expiration controlla tutte le altre condizioni che potrebbero causare la chiusura automatica di un abbonamento. Se determinate condizioni sono soddisfatte, l'azione pianificata chiude quell'abbonamento.

Prima, l'azione pianificata Sale Subscription: subscriptions expiration controlla per vedere se la data di fine è passata, che è configurata sull'ordine di vendita dell'abbonamento.

Quindi, l'azione pianificata Sale Subscription: subscriptions expiration controlla se la fattura non è stata pagata entro la scadenza dei termini di pagamento.

Per accedere alle fatture allegate a un abbonamento, accedi all'ordine di vendita per il prodotto in abbonamento e clicca il pulsante smart Fatture. Quindi, guarda la colonna Data Fattura.

Gli abbonamenti non pagati con una Data Fattura che è oltre il numero determinato di giorni nel campo Chiusura Automatica di un Piano Ricorrente vengono chiusi automaticamente dall'azione pianificata Sale Subscription: subscriptions expiration.

Ad esempio, se la data della prossima fattura è il 1° luglio e la Chiusura Automatica è impostata su '30 Giorni', l'azione pianificata chiuderebbe l'abbonamento il 1° agosto.