Tracciamento e Fatturazione
Tracciamento e Fatturazione
Laundry ERP Assistenza fornisce ai team la possibilita di tracciare la quantita di ore spese lavorando su un ticket e di fatturare un cliente per quel tempo. Attraverso integrazioni con le applicazioni Vendite, Timesheet, Progetti e Contabilita, i clienti possono essere addebitati una volta completato il lavoro o prima ancora che sia iniziato.
Configurare le funzionalita di tracciamento e fatturazione
Prima che un cliente possa essere fatturato per i servizi di supporto, le funzionalita Traccia e fattura tempo devono essere abilitate su ogni team Assistenza individualmente.
Abilitare tracciamento e fatturazione su un team assistenza
Per visualizzare e abilitare le funzionalita Traccia e fattura tempo su un team Assistenza, prima vai su Assistenza > Configurazione > Team di Assistenza. Quindi, seleziona un team dall'elenco, o creane uno nuovo. Questo rivela la pagina delle impostazioni di un team.
Nella pagina delle impostazioni del team, scorri fino alla sezione Traccia e fattura tempo. Spunta le caselle etichettate Timesheet e Fatturazione tempo.
Dopo che la casella Timesheet e stata spuntata, appare un nuovo campo, etichettato Progetto.
Il progetto selezionato in questo campo rappresenta dove tutti i timesheet per i ticket di questo team sono registrati. Clicca nel menu a tendina Progetto per selezionare un progetto.
Per creare un nuovo progetto dove i timesheet sono registrati, clicca nel menu a tendina Progetto, digita un nome per il progetto, quindi clicca Crea dal menu a tendina sotto.
Configurare prodotti di servizio
Quando la funzionalita Fatturazione tempo e abilitata, viene creato un nuovo prodotto nell'app Vendite chiamato Servizio su Timesheet. Questo prodotto puo essere trovato in Vendite > Prodotti > Prodotti. Quindi, cerca Servizio su Timesheet nella barra di ricerca. Questo e il prodotto utilizzato quando si fattura per servizi di supporto post-pagati dopo che sono stati completati.
Seleziona Servizio su Timesheet dalla pagina del prodotto. Questo rivela il modulo di dettaglio del prodotto. Il prodotto e configurato con il Tipo di prodotto impostato su Servizio e la Politica di fatturazione impostata su Basata su Timesheet. Apporta le modifiche necessarie al record del prodotto, come il Costo o il Prezzo di vendita.
Per fatturare i servizi di supporto prima che il lavoro sia stato completato (noto anche come servizi di supporto prepagati), deve essere creato un prodotto separato con una politica di fatturazione diversa.
Per creare un nuovo prodotto di servizio, vai su Vendite > Prodotti > Prodotti e clicca Nuovo. Questo rivela un modulo di dettaglio del prodotto vuoto.
Nel nuovo modulo del prodotto, aggiungi un Nome prodotto e imposta il Tipo di prodotto su Servizio. Quindi, imposta la Politica di fatturazione su Prepagato/Prezzo fisso. Questo significa che una fattura puo essere generata e il pagamento puo essere ricevuto per questo prodotto prima che siano state registrate voci di timesheet per questi servizi.
Infine, imposta il Prezzo di vendita e conferma che l'unita di misura sia impostata su Ore.
Fatturare servizi di supporto prepagati
Quando i servizi di supporto vengono fatturati a prezzo fisso, una fattura puo essere creata prima che qualsiasi lavoro sia completato sul problema. In questo caso, viene utilizzato un prodotto di servizio con la Politica di fatturazione impostata su Prepagato/Prezzo fisso, come nella sezione precedente.
Creare un ordine di vendita con prodotto prepagato
Per fatturare un cliente per servizi di supporto prepagati, prima crea un ordine di vendita (OV) con il prodotto servizi di supporto. Per farlo, vai su Vendite > Ordini > Preventivi. Quindi, clicca Nuovo per rivelare un modulo preventivo vuoto.
Quindi, compila il modulo preventivo con le informazioni del cliente.
Vai alla scheda Righe ordine del preventivo e clicca Aggiungi un prodotto. Quindi, seleziona il prodotto servizi prepagati quando configuri il prodotto di servizio. Aggiorna il campo Quantita con il numero di ore.
Dopo aver aggiornato qualsiasi altra informazione necessaria, Conferma il preventivo. Questo converte il preventivo in un OV.
Creare e inviare una fattura per servizi prepagati
Dopo che l'OV e stato confermato, clicca il pulsante Crea fattura. Si apre una finestra pop-up Crea fattura/e.
Se non viene riscosso alcun acconto, il tipo Crea fattura puo rimanere come Fattura regolare. Se viene riscosso un acconto, scegli tra Acconto (percentuale) o Acconto (importo fisso).
Quando le informazioni necessarie sono state inserite, clicca Crea bozza.
La fattura puo quindi essere inviata al cliente per il pagamento.
Creare ticket assistenza per servizi prepagati
Per creare un ticket Assistenza per servizi prepagati, vai su Assistenza e clicca il pulsante Ticket per rivelare la pipeline di un team specifico. Clicca Nuovo per creare un nuovo ticket.
Nel modulo ticket vuoto, crea un Titolo del ticket e inserisci le informazioni del Cliente.
Quando viene aggiunto il nome del cliente, il campo Articolo ordine di vendita viene popolato automaticamente con l'articolo ordine di vendita prepagato piu recente che ha tempo rimanente.
Tracciare le ore sul ticket assistenza
Il tempo trascorso lavorando su un ticket Assistenza e tracciato nella scheda Timesheet sul ticket specifico.
Nel modulo di dettaglio del ticket, clicca sulla scheda Timesheet e clicca Aggiungi una linea. Scegli un Dipendente, aggiungi una Descrizione del compito e inserisci il numero di Ore trascorse.
Man mano che nuove righe vengono aggiunte alla scheda Timesheet, il campo Ore rimanenti su OV, in basso a destra della scheda, viene aggiornato automaticamente.
Man mano che le ore vengono aggiunte alla scheda Timesheet, vengono aggiornate automaticamente anche nel campo Consegnato sull'OV.
Fatturare servizi di supporto post-pagati
Quando i servizi di supporto vengono fatturati in base alla quantita di tempo spesa su un problema, una fattura non puo essere creata prima che il numero totale di ore necessarie per risolvere il problema sia stato inserito in un timesheet. In questo caso, viene utilizzato un prodotto di servizio con la Politica di fatturazione impostata su Basata su Timesheet, come quello creato automaticamente dopo che la funzionalita Fatturazione tempo e stata abilitata.
Creare un ordine di vendita con un prodotto tracciato nel tempo
Per fatturare un cliente per servizi di supporto post-pagati, prima crea un OV con il prodotto Servizio su Timesheet. Per farlo, vai su Vendite > Ordini > Preventivi. Quindi, clicca Nuovo per rivelare un modulo preventivo vuoto.
Compila il preventivo con le informazioni del cliente.
Nella scheda Righe ordine, clicca Aggiungi un prodotto. Seleziona il prodotto Servizio su Timesheet. Dopo aver aggiornato qualsiasi altra informazione necessaria, Conferma il preventivo.
Creare un ticket assistenza per servizi tracciati nel tempo
Per registrare una voce timesheet per servizi tracciati nel tempo, vai all'app Assistenza e seleziona il team appropriato per cui si applicano questi servizi.
Se esiste gia un ticket esistente per questo problema, selezionalo dalla vista Kanban. Questo apre il modulo di dettaglio del ticket. Se non esiste un ticket esistente per questo problema del cliente, clicca Nuovo per creare un nuovo ticket e inserire le informazioni necessarie del cliente nel modulo di dettaglio del ticket vuoto.
Dopo aver selezionato o creato un ticket, vai al menu a tendina Articolo ordine di vendita. Seleziona l'OV creato nel passaggio precedente.
Tracciare le ore di supporto su un ticket
Per creare una fattura per un prodotto basato su timesheet, le ore devono essere tracciate e registrate. A questo punto, il servizio e considerato consegnato. Per registrare le ore per questo servizio di supporto, clicca sulla scheda Timesheet del ticket.
Clicca Aggiungi una linea per registrare una nuova voce. Seleziona un Dipendente dal menu a tendina e registra il tempo trascorso nella colonna Ore trascorse.
Ripeti questi passaggi finche tutte le voci timesheet non sono state registrate.
Creare una fattura per le ore tracciate su un ticket
Se non sono necessari nuovi timesheet, quindi crea una fattura e inviala al cliente.
Per farlo, torna all'OV cliccando sul pulsante smart Ordine di vendita in cima al ticket.
Prima di creare la fattura, conferma che il numero nella colonna Consegnato corrisponda al numero totale di Ore trascorse elencate nella scheda Timesheet sul ticket.
Quindi, clicca Crea fattura. Si apre una finestra pop-up Crea fattura/e.
Se non viene riscosso alcun acconto, il tipo Crea fattura puo rimanere come Fattura regolare. Se viene riscosso un acconto, scegli tra Acconto (percentuale) o Acconto (importo fisso).
Quando le informazioni necessarie sono state inserite, clicca Crea bozza. La fattura puo quindi essere rivista, modificata e inviata al cliente per il pagamento.