Presenze

L'applicazione Presenze di Laundry ERP funziona come un orologio marcatempo. I dipendenti possono timbrare l'entrata e l'uscita utilizzando un dispositivo dedicato in modalità chiosco, mentre gli utenti possono anche timbrare direttamente dal sistema. I responsabili possono vedere chi è disponibile in qualsiasi momento, creare report per consultare le ore di tutti e ottenere informazioni su quali dipendenti fanno straordinari o escono prima del previsto.

Diritti di accesso

Comprendere i diritti di accesso è essenziale per utilizzare l'applicazione Presenze.

Ogni utente nel database può timbrare l'entrata e l'uscita direttamente dal sistema, senza bisogno di accedere all'app Presenze. Inoltre, tutti gli utenti possono accedere ai propri registri di presenza dalla scheda dipendente nell'app Dipendenti.

L'accesso sia all'applicazione Presenze sia alle varie funzionalità al suo interno è determinato dai diritti di accesso.

Per verificare i diritti di accesso di un utente, vai su Impostazioni > Utenti e aziende > Utenti e clicca su un singolo utente. La scheda Diritti di accesso è visibile per impostazione predefinita. Scorri fino alla sezione Risorse Umane per visualizzare le impostazioni. Per il campo Presenze appaiono le seguenti opzioni:

• Nessuno: l'utente non ha accesso all'applicazione Presenze e non può aprire l'app, anche se appare nella dashboard principale del database. Viene visualizzato un messaggio Errore di accesso quando si clicca sull'applicazione. L'utente può solo timbrare l'entrata e l'uscita tramite un chiosco presenze o l'icona di presenza nell'angolo in alto a destra del database Laundry ERP, visibile in qualsiasi momento e in ogni applicazione.
• Responsabile: Gestisci tutte le presenze: l'utente ha accesso completo a tutti i registri di presenza dei dipendenti, inclusa la possibilità di modificare e creare registrazioni, ma non ha accesso al menu di configurazione e alle impostazioni.
• Amministratore: l'utente ha accesso completo all'intera applicazione Presenze, senza restrizioni. Può visualizzare tutti i registri di presenza dei dipendenti, entrare in modalità chiosco dall'applicazione, accedere a tutte le metriche di reportistica e apportare modifiche alle impostazioni.

Approvatori

Un approvatore è un utente incaricato di rivedere e gestire i registri di presenza di un dipendente. Un approvatore è tipicamente un responsabile, anche se non è obbligatorio. Gli approvatori senza diritti di amministrazione possono accedere e modificare i registri di presenza solo dei dipendenti a cui sono assegnati. Questa è l'unica eccezione in cui utenti non amministratori possono visualizzare i registri nell'app Presenze.

Per visualizzare l'approvatore delle presenze di un dipendente, vai all'applicazione Dipendenti e clicca sul dipendente specifico. Clicca sulla scheda Impostazioni, scorri fino alla sezione Approvatori e verifica il campo Presenze. La persona selezionata può visualizzare i registri di presenza di quel dipendente, sia nella dashboard dell'applicazione Presenze sia nei report delle presenze, e apportare modifiche ai registri.

Configurazione

Poche configurazioni sono necessarie nell'app Presenze. Determinare come i dipendenti timbrano l'entrata e l'uscita, definire il funzionamento dei chioschi e stabilire come vengono calcolate le ore extra: tutto viene configurato nel menu impostazioni. Vai su Presenze > Configurazione > Impostazioni per accedere al menu.

Modalità

Questa sezione specifica come i dipendenti registrano le entrate e le uscite, e come vengono gestite le assenze.

• Presenze dal backend: attiva questa funzionalità per consentire agli utenti di timbrare l'entrata e l'uscita direttamente dal database Laundry ERP. Se non attivata, gli utenti devono utilizzare un chiosco per timbrare.
• Check-out automatico: attiva questa funzionalità per effettuare automaticamente il check-out dei dipendenti in base al loro orario di lavoro, dopo che è trascorso un periodo di tolleranza. Quando abilitato, appare un campo Tolleranza. Inserisci il tempo, in ore, che deve trascorrere dopo la fine dell'orario di lavoro del dipendente prima che venga effettuato automaticamente il check-out.

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  Esempio: con l'opzione Check-out automatico abilitata e la Tolleranza impostata a 2,00 ore, un dipendente timbra l'entrata alle 9:00 e dimentica di timbrare l'uscita alle 17:00. Alle 19:00 viene effettuato automaticamente il check-out. ::
• Gestione assenze: attiva questa funzionalità per registrare le assenze non associate a una richiesta di ferie, come ferie o malattia, nel report delle presenze. Questo non si applica ai dipendenti con un orario di lavoro flessibile.

Ore extra

Questa sezione specifica come il tempo extra (talvolta chiamato straordinario) viene calcolato, incluso quando viene conteggiato e quale tempo non viene registrato.

• Tempo di tolleranza a favore dell'azienda: inserisci il tempo, in minuti, che non viene conteggiato come straordinario del dipendente. Quando un dipendente timbra l'uscita e il tempo extra registrato è inferiore ai minuti specificati, il tempo extra non viene conteggiato come straordinario. Quando il tempo extra registrato è superiore ai minuti specificati, il tempo extra viene conteggiato come straordinario.

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  Esempio: un'azienda imposta il Tempo di tolleranza a favore dell'azienda a 15 minuti, e l'orario di lavoro per l'intera azienda è dalle 9:00 alle 17:00. Un dipendente timbra l'entrata alle 9:00. Se timbra l'uscita alle 17:14, i 14 minuti extra non vengono conteggiati come straordinario. Se timbra l'uscita alle 17:17, guadagna 17 minuti di straordinario. ::
• Tempo di tolleranza a favore del dipendente: inserisci il tempo, in minuti, concesso al dipendente che non penalizza la sua presenza se registra meno ore rispetto all'orario di lavoro previsto. Quando un dipendente timbra l'uscita e il tempo totale registrato per la giornata è inferiore all'orario di lavoro previsto ma entro il periodo di grazia specificato, non viene penalizzato. Se il tempo registrato è inferiore all'orario previsto e supera il periodo di grazia, viene penalizzato.

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  Esempio: un'azienda imposta il Tempo di tolleranza a favore del dipendente a 15 minuti, e l'orario di lavoro è dalle 9:00 alle 17:00. Un dipendente timbra l'entrata alle 9:05. Se timbra l'uscita alle 16:55, anche se ha registrato 10 minuti in meno rispetto all'orario completo, non viene penalizzato e risulta come giornata lavorativa completa di otto ore. Se timbra l'uscita alle 16:40, viene penalizzato e risulta aver lavorato solo 7 ore e 35 minuti. ::
• Validazione ore extra: clicca su Approvate automaticamente per approvare automaticamente tutto il tempo extra, oppure su Approvate dal responsabile se tutto il tempo extra deve essere revisionato e approvato da un responsabile.
• Visualizza ore extra: attiva questa opzione per mostrare le ore extra registrate da un dipendente quando timbra l'uscita con un chiosco o quando un utente timbra l'uscita nel database.