Nuovo Dipendente

Quando viene assunto un nuovo dipendente, il primo passo è creare un nuovo record del dipendente. Questo record è il luogo centralizzato dove vengono archiviate tutte le informazioni importanti sul dipendente, tra cui informazioni generali, storico lavorativo e competenze, vari dettagli di lavoro, dati personali, informazioni relative alle buste paga e varie impostazioni che influenzano le integrazioni con altre app nel database.

Per iniziare, aprire l'app Dipendenti, quindi fare clic sul pulsante Nuovo nell'angolo in alto a sinistra. Questo rivela un modulo dipendente vuoto.

Procedere compilando le informazioni richieste, insieme a eventuali dettagli aggiuntivi.

Informazioni Generali

Compilare i seguenti dettagli del dipendente.

• Nome Dipendente: inserire il nome del dipendente. Questo campo è obbligatorio.
• Posizione Lavorativa: questo campo appare sotto il nome del dipendente e può essere compilato manualmente. In alternativa, selezionare una posizione dal menu a tendina nel campo Posizione Lavorativa sotto il campo Reparto per popolare automaticamente il campo superiore. I due campi non devono necessariamente corrispondere.

• Foto: nella casella immagine in alto a destra del modulo dipendente, fare clic sull'icona Modifica, quindi selezionare una foto da caricare.
• Informazioni Contatto Lavoro: inserire le informazioni Email Lavoro, Telefono Lavoro e Cellulare Lavoro del dipendente, se non già popolate automaticamente.
• Tag: selezionare un tag dal menu a tendina per aggiungere tag pertinenti al dipendente. Qualsiasi tag può essere creato in questo campo digitandolo. Una volta creato, il nuovo tag è disponibile per tutti i record dei dipendenti. Non c'è limite al numero di tag che possono essere aggiunti su un modulo dipendente.
• Azienda: dal menu a tendina in questo campo, selezionare l'azienda da cui è stato assunto il nuovo dipendente, oppure creare una nuova azienda digitando il nome nel campo e facendo clic su Crea o Crea e modifica... dal mini menu a tendina che appare. Questo campo è obbligatorio.
• Reparto: selezionare il reparto del dipendente dal menu a tendina.
• Posizione Lavorativa: selezionare la posizione lavorativa del dipendente dal menu a tendina. Se si utilizza l'app Recruitment, questo elenco riflette le posizioni lavorative configurate. Una volta effettuata una selezione, il campo Posizione Lavorativa sotto il campo Nome Dipendente si aggiorna automaticamente per riflettere la posizione lavorativa attualmente selezionata, ma è ancora modificabile.
• Manager: selezionare il manager del dipendente dal menu a tendina.
• Coach: selezionare il coach del dipendente dal menu a tendina.
• Prossima Data Valutazione: questo campo è visibile solo se l'applicazione Valutazioni è installata. La data viene popolata automaticamente con una data calcolata in base alle impostazioni configurate nell'applicazione Valutazioni. Questa data può essere modificata utilizzando il selettore di calendario.

Scheda Curriculum

Curriculum

Inserire lo storico lavorativo del dipendente nella scheda Curriculum. Ogni riga del curriculum deve essere inserita singolarmente. Quando si crea una voce per la prima volta, fare clic su Crea una nuova voce e appare il modulo Crea righe curriculum. Dopo aver aggiunto una voce, il pulsante Crea una nuova voce viene sostituito con un pulsante AGGIUNGI. Inserire le seguenti informazioni per ogni voce.

• Titolo: digitare il titolo dell'esperienza lavorativa precedente.
• Dipendente: selezionare il dipendente dal menu a tendina.
• Tipo: dal menu a tendina, selezionare Esperienza, Istruzione, Social Media o Certificazione Interna. Per creare un nuovo Tipo, inserire il nome del tipo, quindi fare clic su Crea "(Tipo)".
• Tipo Visualizzazione: dal menu a tendina, scegliere Classico per l'esperienza lavorativa tipica, o Certificazione per l'esperienza acquisita tramite una certificazione.
• Durata: inserire le date di inizio e fine per l'esperienza lavorativa. Per selezionare una data, fare clic sul primo campo vuoto per rivelare una finestra pop-up del calendario. Procedere utilizzando le icone freccia sinistra e freccia destra per scorrere fino al mese desiderato, quindi fare clic sul giorno per selezionarlo. Ripetere questo processo per individuare e selezionare la data di fine. Quando le date desiderate sono state selezionate, fare clic su Applica.
• Descrizione: inserire eventuali dettagli pertinenti in questo campo.

Una volta inserite tutte le informazioni, fare clic sul pulsante Salva e Chiudi se c'è solo una voce da aggiungere, oppure fare clic sul pulsante Salva e Nuovo per salvare la voce corrente e creare un'altra riga del curriculum.

Competenze

Le competenze di un dipendente possono essere inserite nella scheda Curriculum nello stesso modo in cui viene creata una riga del curriculum.

Per aggiungere una competenza al record di un dipendente, i tipi di competenza devono prima essere configurati. Per impostazione predefinita, Laundry ERP viene fornito con due Tipi di Competenza preconfigurati: Lingue e Soft Skills. Configurare il resto dei tipi di competenza prima di aggiungere eventuali competenze al record del dipendente.

Quando si aggiunge la prima competenza al record di un dipendente, appare un pulsante Scegli una competenza dall'elenco nella sezione Competenze della scheda Curriculum. Fare clic sul pulsante Scegli una competenza dall'elenco e selezionare le seguenti informazioni per ogni competenza.

• Tipo Competenza: selezionare un tipo di competenza facendo clic sul pulsante di opzione accanto al tipo di competenza.
• Competenza: dopo aver selezionato un Tipo Competenza, le competenze corrispondenti associate a quel Tipo Competenza selezionato appaiono in un menu a tendina. Ad esempio, selezionando Lingua come Tipo Competenza si presenta una varietà di lingue tra cui selezionare nel campo Competenze. Selezionare la competenza preconfigurata appropriata dall'elenco.

• Livello Competenza: i livelli di competenza predefiniti associati al Tipo Competenza selezionato appaiono in un menu a tendina. Prima, selezionare un Livello Competenza, quindi la barra di progresso visualizza automaticamente il progresso predefinito per quel livello di competenza specifico. I livelli di competenza possono essere creati e modificati dalla dashboard Tipi di Competenza.

Fare clic sul pulsante Salva e Chiudi se c'è solo una competenza da aggiungere, oppure fare clic sul pulsante Salva e Nuovo per salvare la voce corrente e aggiungere immediatamente un'altra competenza.

In qualsiasi momento, è possibile aggiungere una nuova riga facendo clic sul pulsante AGGIUNGI accanto alla sezione corrispondente.

Tipi di competenza

Per aggiungere una competenza al modulo di un dipendente, i Tipi di Competenza devono essere configurati. Andare a App Dipendenti > Configurazione > Tipi di Competenza per visualizzare i tipi di competenza attualmente configurati e creare nuovi tipi di competenza.

Fare clic sul pulsante Nuovo nell'angolo in alto a sinistra e appare un nuovo modulo Tipo Competenza. Compilare i seguenti dettagli per il nuovo tipo di competenza. Ripetere questo per tutti i tipi di competenza necessari.

• Tipo Competenza: inserire il nome del tipo di competenza. Questo funge da categoria principale per competenze più specifiche e dovrebbe essere generico.
• COMPETENZE: fare clic su Aggiungi una riga e inserire il Nome per la nuova competenza, quindi ripetere per tutte le altre competenze necessarie.
• LIVELLI: fare clic su Aggiungi una riga e inserire un Nome e una percentuale di Progresso (0-100) per ogni livello.

Impostare un Livello Predefinito facendo clic sull'interruttore sulla riga desiderata (solo un livello può essere selezionato). L'interruttore diventa verde per indicare il livello predefinito. Tipicamente, viene scelto il livello più basso, ma è possibile selezionare qualsiasi livello.

• VISUALIZZAZIONE: fare clic sulla casella colorata accanto al campo Colore per rivelare un elenco di colori disponibili per il tipo di competenza. Fare clic su un colore per selezionarlo.

Scheda Informazioni Lavorative

La scheda Informazioni Lavorative contiene dettagli relativi al lavoro come l'orario del dipendente, i ruoli, gli approvatori (per ferie, timesheet e spese), la configurazione del lavoro da remoto e la sede di lavoro.

Fare clic sulla scheda Informazioni Lavorative per accedere a questa sezione e inserire le seguenti informazioni per il nuovo dipendente, per le varie sezioni elencate di seguito.

SEDE

Questa sezione è visibile per tutti i dipendenti e non richiede l'installazione di altre app per essere visibile.

• Indirizzo Lavoro: selezionare l'Indirizzo Lavoro dal menu a tendina. L'azienda corrente popola questo campo, per impostazione predefinita. Per modificare l'indirizzo, passare il mouse sulla prima riga (se ci sono più righe) dell'indirizzo per rivelare una freccia di collegamento interno. Fare clic sulla freccia di collegamento interno per aprire il modulo aziendale e apportare eventuali modifiche.

Utilizzare i link di navigazione per tornare al nuovo modulo dipendente una volta terminato.

Se è necessario un nuovo indirizzo di lavoro, aggiungere l'indirizzo digitandolo nel campo, quindi fare clic su Crea (nuovo indirizzo) per aggiungere l'indirizzo, o Crea e modifica... per aggiungere il nuovo indirizzo e modificare il modulo dell'indirizzo.

• Sede Lavoro: utilizzando il menu a tendina, selezionare dove si trova l'Indirizzo Lavoro. Le opzioni predefinite sono Casa, Ufficio o Altro.

Per aggiungere una nuova sede, digitare il nome della sede, quindi fare clic su Crea (nuova sede) per aggiungere la sede, o Crea e modifica... per aggiungere la sede, assegnare un Indirizzo Lavoro e un'Immagine di Copertina.

APPROVATORI

Per vedere questa sezione, l'utente deve avere diritti Amministratore o Responsabile: Gestisci tutti i dipendenti impostati per l'applicazione Dipendenti. Affinché la categoria appaia, la rispettiva app deve essere installata. Ad esempio, se l'app Ferie non è installata, il campo approvatore Ferie non appare. È possibile effettuare una sola selezione per ogni campo.

• Fuso Orario: utilizzando il menu a tendina, selezionare il fuso orario per il dipendente.

PIANIFICAZIONE

Questa sezione è visibile solo se l'app Pianificazione è installata, poiché questa sezione influisce su ciò a cui il dipendente può essere assegnato nell'app Pianificazione.

• Ruoli: utilizzando il menu a tendina, selezionare tutti i ruoli che il dipendente può svolgere. Non ci sono ruoli preconfigurati disponibili, quindi tutti i ruoli devono essere configurati nell'app Pianificazione. Non c'è limite al numero di ruoli assegnati a un dipendente.
• Ruolo Predefinito: utilizzando il menu a tendina, selezionare il ruolo predefinito che il dipendente svolgerà tipicamente. Se il Ruolo Predefinito viene selezionato prima che il campo Ruoli sia configurato, il ruolo selezionato viene aggiunto automaticamente all'elenco dei Ruoli.

Scheda Informazioni Private

Nessuna informazione nella scheda Informazioni Private è richiesta per creare un dipendente, tuttavia, alcune informazioni in questa sezione potrebbero essere necessarie per il reparto buste paga dell'azienda.

Per elaborare correttamente le buste paga e garantire che tutte le detrazioni siano contabilizzate, si consiglia di verificare con il reparto contabilità e il reparto buste paga per assicurarsi che tutti i campi richiesti siano popolati.

Inserire le varie informazioni nelle seguenti sezioni e campi della scheda Informazioni Private. I campi vengono inseriti utilizzando un menu a tendina, spuntando una casella di controllo o digitando le informazioni.

CONTATTO PRIVATO

• Indirizzo Privato: inserire l'indirizzo privato di casa del dipendente.
• Email Privata: inserire l'indirizzo email personale del dipendente.
• Telefono Privato: inserire il numero di telefono personale del dipendente.
• Conto Bancario: inserire il numero del conto bancario per il dipendente e fare clic su Crea e modifica.... Si carica un modulo Crea Conto Bancario con il numero del conto bancario che popola il campo Numero Conto. Successivamente, selezionare la Banca utilizzando il menu a tendina.

Se la banca non è già configurata, fare clic su Crea e modifica... e si carica un modulo Crea Banca vuoto, con il nome della banca che popola il campo Banca. Successivamente, inserire il Codice Identificativo Banca, noto anche come codice BIC o SWIFT. Quindi inserire l'Indirizzo Banca, il Telefono e l'Email. Una volta completato il modulo, fare clic su Salva e Chiudi e la nuova banca popola il campo Banca.

Successivamente, inserire il numero ABA/Routing per il conto bancario, quindi selezionare il Titolare Conto, che è tipicamente il dipendente.

Infine, fare clic sull'interruttore Invia Denaro. Questo cambia il colore dell'interruttore in verde e lo stato cambia da Non affidabile in testo nero, a Affidabile in testo verde.

• Distanza Casa-Lavoro: inserire il numero, in miglia o chilometri, che il dipendente percorre per andare al lavoro, in una direzione. L'unità di misura può essere cambiata da chilometri (km) a miglia (mi) utilizzando il menu a tendina. Questo campo è necessario solo se il dipendente riceve qualsiasi tipo di beneficio pendolare o detrazioni fiscali basate sulle distanze di pendolarismo.
• Targa Auto Privata: inserire la targa dell'auto personale del dipendente.

EMERGENZA

Questa sezione dettaglia la persona da contattare in caso di emergenza.

• Nome Contatto: inserire il nome del contatto di emergenza.
• Telefono Contatto: inserire il numero di telefono del contatto di emergenza. Si consiglia di inserire un numero di telefono a cui la persona ha il maggior accesso, tipicamente un telefono cellulare.

STATO FAMILIARE

Questa sezione viene utilizzata a fini fiscali e influisce sull'app Buste Paga. Inserire le seguenti informazioni nei campi.

• Stato Civile: selezionare lo stato civile per il dipendente utilizzando il menu a tendina. Le opzioni predefinite sono Single, Sposato, Convivente Legale, Vedovo e Divorziato.

Se viene selezionato Sposato o Convivente Legale, appaiono due campi aggiuntivi: Nome Completo Coniuge e Data di Nascita Coniuge. Inserire questi campi con le rispettive informazioni.

• Numero di Figli a Carico: inserire il numero di figli a carico. Questo numero è lo stesso numero utilizzato per calcolare le detrazioni fiscali e dovrebbe seguire tutte le normative fiscali relative ai dipendenti applicabili.

CITTADINANZA

Questa sezione delinea tutte le informazioni relative alla cittadinanza del dipendente. Questa sezione è principalmente per i dipendenti che lavorano in un paese diverso dalla loro cittadinanza. Per i dipendenti che lavorano al di fuori del loro paese di origine, ad esempio con un visto di lavoro, queste informazioni potrebbero essere richieste. Le informazioni per tutti i campi potrebbero non essere disponibili.

• Nazionalità (Paese): utilizzando il menu a tendina, selezionare il paese da cui proviene il dipendente.
• Numero Identificazione: inserire il numero di identificazione del dipendente in questo campo.
• Numero SS: inserire il numero di sicurezza sociale del dipendente.
• Numero Passaporto: inserire il numero di passaporto del dipendente.
• Genere: selezionare il genere del dipendente dal menu a tendina. Le opzioni predefinite sono Maschio, Femmina e Altro.
• Data di Nascita: utilizzando il selettore di calendario, selezionare la data di nascita del dipendente.
• Luogo di Nascita: inserire la città o il paese in cui è nato il dipendente.
• Paese di Nascita: utilizzando il menu a tendina, selezionare il paese in cui è nato il dipendente.
• Non residente: spuntare questa casella di controllo se il dipendente vive in un paese straniero.

ISTRUZIONE

Questa sezione consente una sola voce e dovrebbe essere popolata con il titolo più alto che il dipendente ha conseguito.

• Livello Certificato: utilizzando il menu a tendina, selezionare il titolo più alto che il dipendente ha conseguito. Le opzioni predefinite sono Diploma, Laurea Triennale, Laurea Magistrale, Dottorato e Altro.
• Campo di Studio: digitare la materia che il dipendente ha studiato, come Business o Informatica.
• Scuola: digitare il nome della scuola da cui il dipendente ha conseguito il titolo.

PERMESSO DI LAVORO

Questa sezione dovrebbe essere compilata se il dipendente lavora con qualche tipo di permesso di lavoro. Questa sezione può essere lasciata vuota se non richiedono permessi di lavoro per l'impiego.

• Numero Visto: inserire il numero di visto del dipendente.
• Numero Permesso di Lavoro: inserire il numero del permesso di lavoro del dipendente.
• Data Scadenza Visto: utilizzando il selettore di calendario, selezionare la data in cui scade il visto del dipendente.
• Data Scadenza Permesso di Lavoro: utilizzando il selettore di calendario, selezionare la data in cui scade il permesso di lavoro del dipendente.
• Permesso di Lavoro: fare clic su Carica il tuo file, quindi navigare al file del permesso di lavoro nell'esploratore file e fare clic su Seleziona per aggiungere il permesso.

Scheda Buste Paga

A seconda della localizzazione installata, le sezioni e i campi in questa scheda possono variare considerevolmente. A causa della natura specifica delle localizzazioni e della varietà di informazioni che possono essere richieste in questa scheda, si consiglia di verificare con il reparto contabilità per compilare correttamente questa sezione.

I seguenti campi sono universali per tutte le localizzazioni:

• Nome Legale: inserire il nome legale per il dipendente. Questo è il nome che tipicamente viene utilizzato per la dichiarazione delle tasse.
• Lingua Busta Paga: inserire la lingua desiderata da utilizzare durante la stampa delle buste paga per questo dipendente.
• Numero di Registrazione del Dipendente: inserire il numero di registrazione dei dipendenti.

Scheda Impostazioni

Questa scheda fornisce vari campi per diverse applicazioni all'interno del database. A seconda di quali applicazioni sono installate, potrebbero apparire campi diversi in questa scheda.

STATO

• Tipo Dipendente: utilizzando il menu a tendina, selezionare il tipo di dipendente. Le opzioni predefinite sono Dipendente, Operaio, Studente, Tirocinante, Appaltatore e Freelancer.
• Utente Correlato: utilizzando il menu a tendina, selezionare un utente nel database da collegare a questo dipendente.

IMPOSTAZIONI APPLICAZIONE

Questa sezione influisce sulle app Flotta e Produzione. Inserire le seguenti informazioni in questa sezione.

• Costo Orario: inserire il costo orario per il dipendente, in un formato XX.XX. Questo costo viene considerato quando il dipendente sta lavorando in un centro di lavoro.

• Carta Mobilità Flotta: se applicabile, inserire il numero della Carta Mobilità Flotta

PRESENZE/PUNTO VENDITA

Questa sezione determina come i dipendenti accedono alle app Presenze o Punto Vendita e appare solo se una di queste app è installata.

• Codice PIN: inserire il numero PIN del dipendente in questo campo. Questo codice viene utilizzato per accedere e disconnettersi dai chioschi dell'app Presenze e da un sistema POS.
• ID Badge: fare clic su Genera alla fine della riga ID Badge per creare un numero di badge. Una volta generato, il numero di badge popola il campo ID Badge e Genera cambia in Stampa Badge. Fare clic su Stampa Badge per creare un file PDF del badge del dipendente. Il badge può essere stampato e utilizzato per accedere a un sistema POS o effettuare il check-in su un chiosco dell'app Presenze.