Contratti

Ogni dipendente in Laundry ERP deve avere un contratto attivo per essere pagato. Un contratto definisce i termini della posizione del dipendente, la retribuzione, l'orario di lavoro e qualsiasi altro termine rilevante.

Dashboard Contratti

Sia l'app Buste Paga che l'app Dipendenti mostrano informazioni identiche sui contratti dei dipendenti.

Per accedere alla dashboard contratti dall'app Dipendenti, vai su Dipendenti > Contratti. Per accedere dalla dashboard dall'app Buste Paga, vai su Buste Paga > Contratti > Contratti.

La dashboard Contratti visualizza tutti i contratti dei dipendenti in una vista elenco predefinita, raggruppati per Stato. Le categorie di stato disponibili sono Nuovo, In Corso, Scaduto e Annullato. Ogni raggruppamento mostra il numero di contratti al suo interno.

Creare un Contratto

Per creare un nuovo contratto, clicca il pulsante Nuovo nella dashboard Contratti, e apparirà un modulo contratto vuoto.

Sezione Informazioni Generali

Inserisci le seguenti informazioni nella parte superiore del modulo contratto vuoto:

• Riferimento Contratto: Digita il nome o il titolo del contratto, ad esempio "Contratto Mario Rossi". Questo campo è obbligatorio.
• Dipendente: Utilizzando il menu a tendina, seleziona il dipendente per cui è il contratto.
• Data Inizio Contratto: Seleziona la data in cui il contratto entra in vigore. I contratti possono essere creati retroattivamente o con data futura. La data corrente popola questo campo obbligatorio per impostazione predefinita, ma può essere modificata.
• Data Fine Contratto: Se il contratto ha una data di fine certa, inserisci la data in questo campo. Lascia questo campo vuoto se il contratto è a tempo indeterminato, o fino a quando non viene creato un nuovo contratto (quando il dipendente ha un cambio di qualifica, stipendio o benefit).
• Orario di Lavoro: Seleziona uno degli orari di lavoro disponibili che il dipendente deve rispettare, dal menu a tendina. L'orario di lavoro selezionato determina come vengono generate le voci di lavoro, che determinano il programma e la retribuzione del dipendente. Se questo campo viene lasciato vuoto, consente al dipendente di lavorare quante o poche ore desidera ogni settimana, senza restrizioni.

• Origine Voci di Lavoro: Utilizzando il menu a tendina, seleziona come vengono generate le voci di lavoro. Questo campo è obbligatorio. Le opzioni sono:
  • Orario di Lavoro: Le voci di lavoro vengono generate in base all'Orario di Lavoro selezionato.
  • Presenze: Le voci di lavoro vengono generate in base ai record di timbratura del dipendente nell'app Presenze. (Richiede l'installazione dell'app Presenze).
  • Pianificazione: Le voci di lavoro vengono generate in base al programma pianificato per il dipendente dall'app Pianificazione. (Richiede l'installazione dell'app Pianificazione).
• Tipo Struttura Retributiva: Seleziona uno dei tipi di struttura retributiva dal menu a tendina. I tipi predefiniti sono Dipendente o Lavoratore. Se necessario, è possibile creare un nuovo tipo di struttura retributiva.
• Reparto: Seleziona il reparto in cui lavora il dipendente, utilizzando il menu a tendina.
• Posizione Lavorativa: Seleziona la posizione lavorativa specifica del dipendente utilizzando il menu a tendina.

• Tipo di Contratto: Utilizzando il menu a tendina, seleziona il tipo di contratto che viene creato. Le opzioni predefinite sono Permanente, Temporaneo, Stagionale, Tempo Pieno, Stage, Studente, Apprendistato, Tesi, Statutario e Dipendente.
• Retribuzione nelle Buste Paga: Inserisci la retribuzione mensile del dipendente in questo campo.
• Responsabile HR: Seleziona la persona responsabile della convalida del contratto utilizzando il menu a tendina. Questo campo è obbligatorio.

Scheda Informazioni Retributive

La scheda Informazioni Retributive è dove vengono specificati i dettagli su quanto e con quale frequenza viene pagato il dipendente. Compila i seguenti campi in questa scheda:

• Tipo Retribuzione: Utilizzando il menu a tendina, seleziona che tipo di paga riceve il dipendente. Le due opzioni predefinite sono Retribuzione Fissa o Retribuzione Oraria. Seleziona Retribuzione Fissa per dipendenti stipendiati, e seleziona Retribuzione Oraria per dipendenti pagati in base alle ore lavorate registrate.
• Pianifica Pagamento: Utilizzando il menu a tendina, seleziona con quale frequenza viene pagato il dipendente. Le opzioni predefinite sono Annuale, Semestrale, Trimestrale, Bimestrale, Mensile, Quindicinale, Bisettimanale, Settimanale o Giornaliero.
• Retribuzione: Inserisci l'importo che il dipendente riceve ogni periodo di paga. Il primo campo consente di inserire una retribuzione, il secondo campo mostra con quale frequenza la paga viene erogata al dipendente. Il secondo campo non può essere modificato e viene aggiornato quando cambia il campo Pianifica Pagamento.
• Costo Annuale (Reale): Questo campo si aggiorna automaticamente dopo che i campi Pianifica Pagamento e Retribuzione sono stati inseriti. Questo importo è il costo annuale totale per il datore di lavoro. Questo campo può essere modificato. Tuttavia, se viene modificato, il campo Retribuzione si aggiorna di conseguenza. Assicurarsi che sia Retribuzione che Costo Annuale (Reale) siano corretti se questo campo viene modificato.
• Costo Mensile (Reale): Questo campo si aggiorna automaticamente dopo che i campi Pianifica Pagamento e Retribuzione sono stati inseriti. Questo importo è il costo mensile totale per il datore di lavoro. Questo campo non può essere modificato e viene calcolato in base al Costo Annuale (Reale).

Scheda Dettagli

La scheda Dettagli del contratto contiene le informazioni del modello di contratto, informazioni contabili (fare riferimento al documento di localizzazione specifico per paese per ulteriori informazioni), eventuali informazioni sul lavoro part-time e note. Compila i seguenti campi in questa scheda:

• Modello di Contratto: Utilizzando il menu a tendina, seleziona un modello di contratto da utilizzare quando si fa un'offerta a un candidato.
• Offerta Originata: Questo campo si popola automaticamente con l'offerta originale inviata al dipendente. Questo campo non è modificabile e viene popolato solo se applicabile.
• Part Time: Spunta la casella di controllo se il contratto è per lavoro part-time. Una volta abilitato, appare un campo percentuale accanto alla casella di controllo. La percentuale non può essere modificata e si aggiorna automaticamente in base all'Orario di Lavoro selezionato nella parte superiore del modulo, rispetto all'orario di lavoro tipico per l'azienda (tipicamente 40 ore/settimana).
  • Calendario Standard: Questo campo viene popolato automaticamente con l'orario di lavoro predefinito per l'azienda. Nella maggior parte dei casi, questo è Standard 40 ore/settimana.
  • Tipo Voce di Lavoro Part Time: Utilizzando il menu a tendina, seleziona il tipo di voce di lavoro che genera il saldo di un orario di lavoro a tempo pieno.

• Note: Inserisci eventuali note rilevanti per il contratto in questo campo.

Scheda Firmatari

La scheda Firmatari è dove vengono selezionati i modelli di contratto predefiniti, sia per contratti nuovi che aggiornati.

Utilizzando il menu a tendina, seleziona il modello di contratto predefinito da utilizzare quando si crea un contratto nuovo o aggiornato, nei rispettivi campi.

Una volta selezionato un modello PDF, eventuali campi firma mappati nel file appaiono in un elenco, sotto la selezione, identificando chi deve firmare il documento. Questi campi non possono essere aggiornati.

Eventuali modifiche al modello e ai firmatari devono essere fatte nell'app Firma, dove i modelli di contratto vengono caricati, modificati e archiviati.

Scheda Documenti Personali

Occasionalmente, possono essere richiesti documenti aggiuntivi quando si crea un contratto, come documenti legali che dichiarano che il dipendente può lavorare nel paese. Quando si verifica questa situazione, Laundry ERP consente di allegare un file immagine del documento necessario al contratto nella scheda Documenti Personali.

Clicca il pulsante Carica il tuo file, naviga al documento desiderato e clicca Seleziona per allegare il file al contratto. Il nome del file appare sulla riga Immagine.

Trattenute Stipendio

Dopo aver selezionato un dipendente per il contratto, appare un pulsante smart Trattenute Stipendio nella parte superiore della pagina.

Per i nuovi dipendenti che non hanno ancora un contratto, il pulsante smart mostra Nuovo. Se il contratto viene aggiornato per un dipendente corrente che ha già trattenute stipendio configurate, il pulsante smart mostra il numero di trattenute stipendio attualmente in corso.

Crea o aggiorna eventuali trattenute stipendio necessarie per il contratto, prima dell'invio.

Inviare un Contratto

Dopo che un contratto è stato creato e configurato, il passaggio successivo è inviarlo al dipendente o candidato. Clicca il pulsante Genera Offerta, e si carica il modulo Offerta per (Dipendente).

Il modulo Offerta per (Dipendente) mostra tutte le informazioni di base dal contratto, così come un link che il dipendente può utilizzare per firmare il contratto. L'ultimo campo del modulo è un campo Conteggio Giorni Validità. Questo indica per quanto tempo l'offerta è valida. Inserisci il numero di giorni desiderato nel campo. Il valore predefinito è 30 giorni.

Clicca Invia via Email e si carica una finestra pop-up email, utilizzando un modello email predefinito preconfigurato. Clicca Invia per inviare l'offerta.

Stato del Contratto

Quando si crea e si invia un contratto, lo stato predefinito del contratto è Nuovo.

Una volta che c'è almeno una firma completata sul documento, lo stato cambia in Parzialmente Firmato. Gli utenti interni, come i dipendenti HR e reclutamento, vengono avvisati nel database quando viene richiesta una firma da loro.

Dopo che tutte le parti richieste hanno firmato il contratto, lo stato cambia in Completamente Firmato.

Tutte le modifiche di stato avvengono automaticamente man mano che il documento viene firmato.

Modelli di Contratto

I modelli di contratto eliminano la necessità di configurare nuovi contratti ogni volta che viene assunto un dipendente.

Avere più modelli di contratto consente una creazione più rapida dei contratti per diversi tipi di posizioni lavorative comunemente occupate, come tempo pieno, part-time, stagionale, ecc.

I modelli di contratto vengono creati tramite il menu di configurazione dell'app Buste Paga e archiviati nell'app Documenti.

Per visualizzare tutti i modelli di contratto, vai su Buste Paga > Configurazione > Modelli.

La pagina Modelli di Contratto elenca tutti i modelli esistenti. Clicca su una riga del modello per aprirlo e modificarlo.

Per creare un nuovo modello di contratto, clicca il pulsante Nuovo. Quindi, inserisci le seguenti informazioni sul modulo del modello di contratto vuoto che appare:

• Riferimento Contratto: Inserisci una breve descrizione per il modello. Questo dovrebbe essere chiaro e facilmente comprensibile, poiché questo nome appare anche nell'applicazione Reclutamento.
• Orario di Lavoro: Seleziona l'orario di lavoro desiderato a cui si applica il contratto dal menu a tendina. Se è necessario un nuovo orario di lavoro, crea un nuovo orario di lavoro.
• Origine Voci di Lavoro: Seleziona come vengono generate le voci di lavoro.
• Tipo Struttura Retributiva: Seleziona il tipo di struttura retributiva dal menu a tendina.
• Reparto: Seleziona il reparto a cui si applica il modello di contratto dal menu a tendina. Se vuoto, il modello si applica a tutti i reparti.
• Posizione Lavorativa: Seleziona la posizione lavorativa a cui si applica il modello di contratto dal menu a tendina. Se vuoto, il modello si applica a tutte le posizioni lavorative.
• Tipo di Contratto: Seleziona il tipo di contratto dal menu a tendina. Questo elenco è lo stesso del tipo di impiego.
• Retribuzione nelle Buste Paga: Inserisci la retribuzione mensile nel campo.
• Responsabile HR: Seleziona il dipendente responsabile della convalida dei contratti, utilizzando questo modello, dal menu a tendina.

Scheda Informazioni Retributive

• Tipo Retribuzione: Seleziona Retribuzione Fissa o Retribuzione Oraria dal menu a tendina.
• Pianifica Pagamento: Utilizzando il menu a tendina, seleziona con quale frequenza viene pagato il dipendente. Le opzioni includono Annuale, Semestrale, Trimestrale, Bimestrale, Mensile, Quindicinale, Bisettimanale, Settimanale o Giornaliero.
• Retribuzione: Inserisci la retribuzione lorda. Il periodo di tempo presentato in questo campo si basa su ciò che è selezionato per il campo Pianifica Pagamento. Si consiglia di popolare prima il campo Costo Annuale (Reale), poiché tale voce aggiorna automaticamente questo campo.
• Costo Annuale (Reale): Inserisci il costo annuale totale che il dipendente costa al datore di lavoro. Quando questo valore viene inserito, il Costo Mensile (Reale) viene aggiornato automaticamente.
• Costo Mensile (Reale): Questo campo non è modificabile. Il valore viene popolato automaticamente dopo che il Costo Annuale (Reale) è stato inserito.

Benefit e Trattenute

A seconda della localizzazione buste paga per l'azienda, le voci presentate in questa sezione variano, o potrebbero non apparire affatto. Ad esempio, alcune voci potrebbero riguardare conti pensione, benefit assicurazione sanitaria e benefit pendolari.

Inserisci gli importi monetari o le percentuali per specificare quanto dello stipendio del dipendente va ai vari benefit e trattenute.

Scheda Firmatari

Questa scheda delinea quali documenti il dipendente deve firmare per accettare una nuova offerta o un contratto aggiornato.

• Modello PDF Nuovo Contratto: Seleziona il documento predefinito che un nuovo dipendente deve firmare per accettare un'offerta.
• Modello PDF Aggiornamento Contratto: Seleziona il documento predefinito che un dipendente corrente deve firmare per aggiornare il proprio contratto.