Importazione EDI Ordini Acquisto-Vendita

Lo scambio elettronico di dati (EDI - Electronic Data Interchange) consente alle aziende che utilizzano sistemi software diversi di scambiare informazioni in un formato standardizzato e strutturato.

In Laundry ERP, un ordine di acquisto (OdA) puo essere esportato come file XML e importato come ordine di vendita (OdV) in un altro database Laundry ERP, eliminando la necessita di inserire manualmente prodotti, quantita, prezzi e altre informazioni chiave.

Il flusso di lavoro descritto in questo documento spiega come acquirenti e venditori scambiano dati direttamente tra i loro database Laundry ERP. In alternativa, i venditori possono ricevere una versione PDF della richiesta di preventivo (RdP) via email e caricarla direttamente nella Dashboard Vendite. Questo metodo e piu semplice ma non utilizza lo scambio basato su XML descritto in questo documento.

Ruoli e configurazione

Per facilitare il flusso EDI, sono coinvolte due aziende: l'acquirente (l'azienda che effettua l'ordine) e il venditore (l'azienda che evade l'ordine). Ogni azienda ha ruoli e configurazioni specifiche.

Database acquirente

Il database dell'acquirente e responsabile della creazione e conferma degli ordini di acquisto. I prerequisiti includono:

1. (obbligatorio) Installazione dell'app Acquisti
2. (opzionale) Aggiunta dei fornitori (i venditori in questo flusso) come utenti portale

Database venditore

Il database del venditore e responsabile della ricezione ed elaborazione degli ordini di vendita. L'unico prerequisito e l'installazione dell'app Vendite.

Flusso di lavoro

Processo dell'acquirente

Per iniziare, l'acquirente (nel suo database) naviga all'app Acquisti per creare una RdP (richiesta di preventivo).

Imposta il Fornitore sull'utente portale che rappresenta il venditore e Conferma la RdP. Questo la converte in un ordine di acquisto.

Esempio lavanderia industrialeLa lavanderia Biancheria Express ordina detergenti industriali da ChemClean Italia. L'ordine di acquisto viene creato nel database di Biancheria Express, con il fornitore impostato sull'account utente portale di ChemClean Italia.L'ordine include:

• 8 taniche di Detergente Industriale Pro da 25L
• 4 taniche di Ammorbidente Concentrato da 20L
• 2 kit di prodotti sanificanti ::

Processo del venditore

Una volta confermato l'ordine di acquisto, appare nella dashboard portale del venditore. Il venditore scarica il file XML e lo carica nel proprio database.

Download del file

Come venditore, accedi al database dell'acquirente come utente portale. Nella dashboard, scorri verso il basso e clicca sul pulsante I Nostri Ordini. Questo mostra un elenco degli ordini di acquisto che il database dell'acquirente ha indirizzato all'utente portale.Seleziona l'ordine di acquisto desiderato e clicca il pulsante Connetti con il tuo software!.Nella finestra pop-up, copia l'URL fornito e incollalo in una nuova scheda del browser per scaricare il file XML.

EsempioLa vista portale di ChemClean Italia dell'ordine di Biancheria Express. La prima immagine mostra il pulsante Connetti con il tuo software!, la seconda mostra la finestra pop-up con il pulsante Copia.

Caricamento del file

Successivamente, il venditore accede al proprio database Laundry ERP e apre l'app Vendite. Clicca su Carica e seleziona il file XML scaricato. In alternativa, gli utenti possono trascinare e rilasciare il file nella dashboard Preventivi.Questo genera automaticamente un ordine di vendita con il cliente popolato come acquirente e tutte le righe prodotto, quantita e prezzi precompilati. Questo processo assicura uno scambio dati efficiente e accurato tra i due database.

Vedi anche: Creazione preventivi nella documentazione Vendite

Contesto lavanderia industriale

Lo scambio EDI e particolarmente utile per:

Rapporti con fornitori abituali

• Ordini ricorrenti di detergenti industriali
• Approvvigionamento regolare di biancheria
• Riordino automatizzato di materiali di consumo

Catena di fornitura integrata

• Scambio dati con distributori chimici
• Integrazione con produttori di biancheria professionale
• Coordinamento con fornitori di ricambi macchinari

Vantaggi operativi

• Eliminazione errori di trascrizione manuale
• Riduzione tempi di elaborazione ordini
• Tracciabilita completa del flusso documentale

Configura i tuoi fornitori principali come utenti portale per sfruttare al massimo lo scambio EDI. Questo e particolarmente utile per i fornitori con cui hai ordini frequenti e di alto valore.

Requisiti tecnici

Formato file supportato

• XML secondo schema UBL (Universal Business Language)
• Compatibile con standard PEPPOL per fatturazione elettronica

Dati trasferiti automaticamente

• Informazioni cliente/fornitore
• Righe prodotto con quantita
• Prezzi unitari e totali
• Date richieste consegna
• Riferimenti ordine

Per l'integrazione con software che non supportano lo schema UBL potrebbero essere necessari sviluppi personalizzati. Contatta il supporto tecnico per valutare la fattibilita dell'integrazione con sistemi di terze parti.