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Pagamenti

Addebito diretto SEPA (SDD) - Pagamenti clienti

Configura e gestisci i mandati di addebito diretto SEPA (SDD) per incassare automaticamente i pagamenti dai conti bancari dei clienti in Laundry ERP.

SEPA (Single Euro Payments Area - Area Unica dei Pagamenti in Euro) è un'iniziativa di integrazione dei pagamenti dell'Unione Europea che facilita pagamenti elettronici standardizzati e semplificati in euro nei paesi partecipanti. Con l'addebito diretto SEPA (SDD), i clienti firmano un mandato che autorizza l'azienda a incassare pagamenti futuri dai loro conti bancari. Questa funzionalità è particolarmente utile per i pagamenti ricorrenti basati su un abbonamento.

Per una lavanderia industriale, l'addebito diretto SEPA è ideale per incassare automaticamente i canoni mensili dai clienti B2B come hotel, cliniche e ristoranti, semplificando la gestione degli incassi ricorrenti.

È possibile registrare i mandati SDD dei clienti in Laundry ERP e generare file XML con l'elenco dei pagamenti da incassare tramite i mandati. Il caricamento di questi file presso la propria banca consente di incassare automaticamente i pagamenti dai clienti.

  • L'SDD è supportato da tutti i paesi SEPA, che includono i 27 stati membri dell'Unione Europea e altri paesi aggiuntivi.
  • Elenco di tutti i paesi SEPA. ::

Configurazione

Identificativo creditore

Per abilitare l'SDD per i pagamenti clienti, andare su Contabilità > Configurazione > Impostazioni, scorrere fino alla sezione Pagamenti clienti, attivare Addebito diretto SEPA (SDD) e fare clic su Salva. Quindi, scorrere nuovamente fino alla sezione Pagamenti clienti, impostare l'Identificativo creditore dell'azienda e fare clic su Salva.
L'identificativo creditore viene fornito dalla propria banca o dall'autorità responsabile del rilascio nel proprio paese. Per scopi di test, è possibile utilizzare l'identificativo creditore di prova DE98ZZZ09999999999.

Versione file PAIN

Per impostazione predefinita, i file XML conformi a SEPA generati da Laundry ERP utilizzano il formato SDD PAIN.008.001.02. Se la propria banca richiede la versione aggiornata 2023, andare su Contabilità > Configurazione > Registri contabili e selezionare il registro Banca. Quindi, nella scheda Pagamenti in entrata, impostare il campo Versione SEPA Pain su Aggiornata 2023 (Pain 008.001.08).
Per approfondire: Linee guida implementazione SEPA Direct Debit Core.

Mandati di addebito diretto SEPA

Un mandato SDD è un documento legale che autorizza un'azienda ad addebitare fondi dal conto bancario di un cliente. Include informazioni chiave come il nome del cliente e l'IBAN, la data di inizio e fine del mandato e l'identificativo univoco del mandato. Il modulo del mandato deve essere compilato e firmato dal cliente.

Creazione dei mandati

Per creare un mandato SDD:
  1. Andare su Contabilità > Clienti > Mandati di addebito diretto.
  2. Fare clic su Nuovo e compilare i campi.
  3. Fare clic su Invia e stampa, modificare opzionalmente l'email, quindi fare clic su Invia e stampa per inviare il modulo del mandato al cliente per la firma.
  4. Fare clic su Convalida per attivare il mandato.
Un IBAN valido deve essere definito nel campo Numero di conto del registro contabile bancario utilizzato per ricevere i pagamenti SDD per il mandato.
  • Per stampare il modulo del mandato dopo la convalida, fare clic sull'icona ingranaggio, quindi selezionare Modulo mandato.
  • Lo Schema SDD dipende dal tipo di cliente: selezionare CORE per i clienti B2C e B2B per i clienti B2B.
  • I mandati SDD vengono creati automaticamente per i pagamenti online effettuati con SDD. ::
Una volta che un mandato SDD è attivo, i pagamenti SDD successivi possono essere generati tramite Laundry ERP e caricati sull'interfaccia di home banking. I clienti con un mandato SDD attivo possono inoltre utilizzare questo metodo di pagamento per gli acquisti online.

Chiusura o revoca di un mandato

I mandati SDD vengono chiusi automaticamente dopo la loro Data di fine. Se questo campo viene lasciato vuoto, il mandato rimane attivo fino a quando non viene chiuso o revocato. Per chiudere o revocare un mandato, andare su Contabilità > Clienti > Mandati di addebito diretto, selezionare il mandato pertinente e fare clic su Chiudi o Revoca.La chiusura di un mandato aggiorna la data di fine del mandato al giorno corrente. Le fatture emesse dopo il giorno presente non verranno elaborate con un pagamento SDD. La revoca di un mandato disabilita il mandato immediatamente. Non è più possibile registrare alcun pagamento SDD, indipendentemente dalla data della fattura. Tuttavia, i pagamenti già registrati sono ancora inclusi nel prossimo file XML SDD.
  • I mandati vengono chiusi automaticamente 36 mesi dopo la data dell'ultimo incasso.
  • I mandati chiusi o revocati non possono essere riattivati. ::

Elaborazione dei pagamenti SDD

Tutti i pagamenti SDD registrati possono essere elaborati contemporaneamente caricando un file XML contenente un batch di tutti i pagamenti SDD registrati sull'interfaccia di home banking. Per farlo, seguire questi passaggi:
  1. Creare un pagamento batch e includere i pagamenti SDD da incassare.
È possibile filtrare i pagamenti per schema SDD utilizzando i filtri SDD CORE e SDD B2B.
  1. Convalidare il pagamento batch. Il file XML viene generato automaticamente ed è disponibile per il download nel chatter.
  2. Scaricare il file XML e caricarlo sull'interfaccia di home banking per elaborare i pagamenti.
  3. Una volta ricevuto il pagamento batch SDD, riconciliare la transazione con il pagamento batch per contrassegnare le fatture correlate come Pagate.
  • Per visualizzare i pagamenti e le fatture collegate a un mandato SDD specifico, fare clic sui pulsanti intelligenti Incassi e Fatture pagate nel modulo del mandato di addebito diretto.
  • Fare clic su Rigenera file di esportazione per rigenerare il file XML. ::
Per approfondire:

Rifiuti SDD

I rifiuti SDD possono verificarsi per diversi motivi; il più comune è l'insufficienza di fondi sul conto del cliente. Con l'SDD, il conto del beneficiario viene accreditato prima che i fondi vengano effettivamente addebitati sul conto del cliente. Di conseguenza, se un pagamento SDD viene successivamente rifiutato, la banca preleva automaticamente l'importo del pagamento dal conto del beneficiario e viene creata una nuova transazione con importo negativo per riflettere il rifiuto SDD.I rifiuti SDD vengono gestiti in modo diverso a seconda che siano configurati o meno dei conti temporanei per il metodo di pagamento SDD.
Le seguenti procedure presuppongono che la transazione bancaria del pagamento SDD in entrata sia già stata riconciliata con i pagamenti o le fatture.

Senza conti temporanei

Se non sono configurati conti temporanei per il metodo di pagamento SDD, non viene creata alcuna registrazione contabile. In questo caso, è necessario annullare e disriconciliare il pagamento.
  1. Accedere alla fattura collegata al pagamento SDD rifiutato.
  2. Fare clic sul pulsante intelligente Pagamenti per accedere al pagamento associato alla fattura.
  3. Fare clic su Reimposta a bozza, quindi su Annulla.
  4. Tornare alla fattura e fare clic sull'icona (informazioni) nel piè di pagina della scheda Righe fattura, quindi fare clic su Disriconcilia.
  5. Accedere alla vista di riconciliazione del registro contabile bancario e riconciliare la transazione creata per il rifiuto SDD con l'addebito (voce contabile negativa) sul conto crediti della transazione bancaria in entrata.

Con conti temporanei

Se un conto temporaneo è impostato sul metodo di pagamento SDD, i pagamenti SDD creano registrazioni contabili. Se un pagamento SDD viene rifiutato, è necessario stornare la registrazione contabile associata al pagamento rifiutato e riconciliare lo storno con la transazione per il rifiuto SDD. Per farlo, seguire questi passaggi:
  1. Accedere alla fattura collegata al pagamento SDD rifiutato.
  2. Fare clic sull'icona (informazioni) nel piè di pagina della scheda Righe fattura, quindi fare clic su Visualizza per accedere al pagamento associato alla fattura.
  3. Fare clic sul pulsante intelligente Registrazione contabile per accedere alla registrazione contabile correlata.
  4. Fare clic su Storna registrazione, modificare opzionalmente i campi nel popup, quindi fare clic su Storna. Viene creata una registrazione di storno con un Riferimento che menziona la registrazione contabile iniziale. Di conseguenza, la fattura viene contrassegnata come Non pagata.
  5. Accedere alla vista di riconciliazione del registro contabile bancario e riconciliare la transazione creata per il rifiuto SDD con lo storno della registrazione relativa al pagamento.

Pagamenti batch

Raggruppa più pagamenti di clienti o fornitori in un unico batch per semplificare la gestione e la riconciliazione bancaria in Laundry ERP.

Solleciti di pagamento sulle fatture

Configura e invia solleciti automatici o manuali ai clienti per i pagamenti scaduti tramite email, SMS, WhatsApp o posta in Laundry ERP.