Processi di fatturazione

A seconda della propria attività e dell'applicazione utilizzata, esistono diversi modi per automatizzare la creazione delle fatture clienti in Laundry ERP. Generalmente, le bozze di fattura vengono create dal sistema (con le informazioni provenienti da altri documenti come ordini di vendita o contratti) e il contabile deve semplicemente validare le bozze e inviare le fatture in blocco (tramite posta ordinaria o email).

A seconda della propria attività, è possibile optare per uno dei seguenti metodi per creare le bozze di fattura:

Vendite

Ordine di vendita > Fattura

Nella maggior parte delle aziende, i commerciali creano preventivi che diventano ordini di vendita una volta validati. Successivamente, le bozze di fattura vengono create sulla base dell'ordine di vendita. Sono disponibili diverse opzioni:

• Fatturazione manuale: utilizzare un pulsante sull'ordine di vendita per generare la bozza di fattura
• Fatturazione prima della consegna: fatturare l'intero ordine prima di avviare l'ordine di consegna
• Fatturazione basata sull'ordine di consegna: vedere la sezione successiva

La fatturazione prima della consegna è solitamente utilizzata dall'applicazione eCommerce quando il cliente paga al momento dell'ordine e la consegna avviene successivamente (prepagato).

Per la maggior parte degli altri casi d'uso, si consiglia la fatturazione manuale. Questo permette al commerciale di generare la fattura su richiesta con diverse opzioni: fatturare l'intero ordine, fatturare una percentuale (acconto), fatturare alcune righe, fatturare un acconto fisso.

Questo processo è valido sia per i servizi che per i prodotti fisici.

Ordine di vendita > Ordine di consegna > Fattura

I dettaglianti e l'eCommerce solitamente fatturano sulla base degli ordini di consegna, anziché degli ordini di vendita. Questo approccio è adatto per le attività in cui le quantità consegnate possono differire dalle quantità ordinate: ad esempio, prodotti alimentari (fatturazione basata sui Kg effettivi) o biancheria per lavanderie (fatturazione basata sul peso effettivo dei capi consegnati).

In questo modo, se si consegna un ordine parziale, si fattura solo ciò che è stato effettivamente consegnato. In caso di ordini arretrati (consegna parziale e il resto successivamente), il cliente riceverà due fatture, una per ogni ordine di consegna.

Ordine eCommerce > Fattura

Un ordine eCommerce genera anche la creazione dell'ordine quando è completamente pagato. Se si consente il pagamento tramite assegno o bonifico bancario, Laundry ERP crea solo un ordine e la fattura verrà generata una volta ricevuto il pagamento.

Contratti

Contratti regolari > Fatture

Se si utilizzano i contratti, è possibile generare fatture basate su tempo e materiali impiegati, spese o righe fisse di servizi/prodotti. Ogni mese, il commerciale genera la fattura sulla base delle attività relative al contratto.

Le attività possono essere:

• Prodotti/servizi fissi, provenienti da un ordine di vendita collegato al contratto
• Materiali acquistati (che verranno rifatturati)
• Tempo e materiali basati su fogli ore o acquisti (subappalto)
• Spese come viaggi e alloggio che vengono rifatturate al cliente

È possibile fatturare alla fine del contratto o generare fatture intermedie. Questo approccio è utilizzato dalle società di servizi che fatturano principalmente su base tempo e materiali. Per le società di servizi che fatturano a prezzo fisso, si utilizza un ordine di vendita regolare.

Contratti ricorrenti > Fatture

Per gli abbonamenti, una fattura viene generata periodicamente in modo automatico. La frequenza della fatturazione e i servizi/prodotti fatturati sono definiti nel contratto.

Altro

Creazione manuale di una fattura

Gli utenti possono anche creare fatture manualmente senza utilizzare contratti o ordini di vendita. Questo è un approccio consigliato se non è necessario gestire il processo di vendita (preventivi) o la consegna dei prodotti o servizi.

Anche se si genera la fattura da un ordine di vendita, potrebbe essere necessario creare fatture manualmente in casi d'uso eccezionali:

• Se è necessario creare una nota di credito
• Se è necessario applicare uno sconto
• Se è necessario modificare una fattura creata da un ordine di vendita
• Se è necessario fatturare qualcosa non correlato all'attività principale

Rinumerazione delle fatture

È possibile rinumerare le fatture, ma con alcune restrizioni:

1. La funzionalità non funziona quando le registrazioni sono precedenti a una data di blocco.
2. La funzionalità non funziona se la sequenza è incoerente con il mese della registrazione.
3. Non funziona se la sequenza porta a un duplicato.
4. L'ordine delle fatture rimane invariato.
5. È utile per chi utilizza una numerazione proveniente da un altro software e desidera continuare l'anno corrente senza ricominciare dall'inizio.

Digitalizzazione fatture con riconoscimento ottico dei caratteri (OCR)

La digitalizzazione delle fatture è il processo di codifica automatica delle fatture cartacee tradizionali in moduli fattura nel proprio sistema contabile.

Laundry ERP utilizza tecnologie OCR e intelligenza artificiale per riconoscere il contenuto dei documenti. I moduli delle fatture fornitore e delle fatture clienti vengono creati e compilati automaticamente sulla base delle fatture scansionate.