Regole di Approvazione

Le regole di approvazione vengono utilizzate per automatizzare i processi di approvazione per azioni specifiche. Permettono di definire criteri per determinare quando è richiesta un'approvazione prima che un'azione possa essere eseguita tramite un pulsante.

Questo è particolarmente utile in una lavanderia industriale per garantire controlli su operazioni critiche come:

• Approvazione ordini con importo elevato
• Conferma sconti speciali oltre soglia
• Autorizzazione rimborsi o note di credito
• Validazione modifiche a contratti attivi
• Approvazione acquisti straordinari di materiali

Configurazione {#configuration}

Per aggiungere regole di approvazione con lo strumento Personalizzazione:

1. Apri Personalizzazione e passa alla vista desiderata
2. Seleziona il pulsante a cui applicare la regola
3. Clicca Aggiungi step di approvazione nella scheda Proprietà
4. Specifica quali utenti sono responsabili dell'approvazione utilizzando uno o entrambi i seguenti campi:
   • Approvatori: specifica uno o più utenti individuali
   • Gruppo Approvatori: specifica un gruppo di utenti

5. (opzionale) Seleziona Utenti da Notificare tramite nota interna quando l'azione viene approvata o rifiutata
6. (opzionale) Aggiungi una Descrizione da visualizzare sul pulsante

Approvazioni Multi-Livello

Per aggiungere un altro step di approvazione, clicca Aggiungi step di approvazione. Con più step puoi configurare:

Approvazione Esclusiva: Abilita questa opzione su uno step per impedire che un utente che approva uno step possa approvare un altro step per lo stesso record. Questo garantisce separazione dei controlli.

Ordine di Approvazione: Cambia la sequenza degli step selezionando un numero:

• 1 = primo step
• 2 = secondo step
• E così via...

Per rimuovere uno step di approvazione, clicca l'icona cestino accanto al campo Approvatori.

Utilizzo {#use}

Una volta definita una regola di approvazione per un pulsante, viene visualizzata un'icona avatar utente accanto all'etichetta del pulsante per ogni step di approvazione. Cliccando l'icona vengono rivelati tutti gli step.

Azioni Disponibili per Approvatori

Gli utenti autorizzati possono:

Eseguire direttamente l'azione: Cliccando il pulsante se si tratta dell'ultimo/unico step di approvazione.

Approvare l'azione: Cliccando l'icona avatar utente accanto al pulsante, quindi cliccando l'icona approvazione (spunta verde). Questo permette ad un altro utente di eseguire l'azione o di passarla allo step di approvazione successivo.

Rifiutare l'azione: Cliccando l'icona avatar utente accanto al pulsante, quindi cliccando l'icona rifiuto (X rossa).

Delegare diritti di approvazione: (Solo per utenti selezionati nel campo Approvatori)

1. Clicca l'icona vista kanban, quindi Delega
2. Seleziona uno o più Approvatori delegati
3. Specifica Fino a quando avranno i diritti di approvazione (lascia vuoto per delega permanente)
4. Opzionalmente, specifica utenti da notificare tramite il campo Notifica a

Tracking Approvazioni

Le approvazioni vengono tracciate nel chatter del record. Viene creata una voce di approvazione ogni volta che viene eseguita un'azione relativa alle approvazioni.

Per accedere alle voci di approvazione:

1. Attiva la modalità sviluppatore
2. Vai a Impostazioni → Tecnico → Voci Approvazione

Casi d'Uso per Lavanderie {#use-cases}

1. Approvazione Ordini con Importo Elevato

Scenario: Ordini di lavaggio superiori a €2.000 richiedono approvazione del responsabile commerciale.

Configurazione:

• Pulsante: "Conferma Ordine"
• Condizione: Totale ordine > €2.000
• Approvatori: Gruppo "Responsabili Commerciali"
• Notifica a: Amministrazione

Beneficio: Controllo su ordini straordinari, prevenzione errori di inserimento, visibilità management su contratti importanti.

2. Sconti Speciali

Scenario: Sconti superiori al 15% richiedono doppia approvazione: responsabile commerciale + direttore.

Configurazione:

• Pulsante: "Applica Sconto"
• Condizione: Sconto % > 15
• Step 1: Gruppo "Responsabili Commerciali"
• Step 2: Utente "Direttore Generale" (Approvazione Esclusiva)

Beneficio: Protezione margini, controllo su concessioni commerciali, tracciabilità decisioni.

3. Note di Credito

Scenario: Emissione note di credito richiede approvazione del responsabile qualità + amministrazione.

Configurazione:

• Pulsante: "Crea Nota di Credito"
• Step 1: Gruppo "Responsabili Qualità" (per validare il reclamo)
• Step 2: Gruppo "Amministrazione" (per validare l'importo)
• Notifica a: Direttore Generale

Beneficio: Doppio controllo su rimborsi, documentazione cause, prevenzione abusi.

4. Modifiche Contratti Attivi

Scenario: Variazione prezzi o condizioni su contratti attivi richiede approvazione commerciale.

Configurazione:

• Pulsante: "Salva Modifiche"
• Condizione: Contratto in stato "Attivo" E (Prezzo modificato O Condizioni modificate)
• Approvatori: Gruppo "Responsabili Commerciali"

Beneficio: Prevenzione modifiche accidentali, tracciabilità variazioni, rispetto accordi contrattuali.

5. Acquisti Straordinari

Scenario: Ordini d'acquisto superiori a €5.000 richiedono approvazione direttore operativo.

Configurazione:

• Pulsante: "Conferma Ordine Acquisto"
• Condizione: Totale > €5.000
• Approvatori: Utente "Direttore Operativo"
• Notifica a: Amministrazione, Acquisti

Beneficio: Controllo costi, budget management, prevenzione acquisti non autorizzati.

6. Cancellazione Ordini Confermati

Scenario: Annullamento ordini già confermati richiede approvazione del responsabile produzione.

Configurazione:

• Pulsante: "Annulla Ordine"
• Condizione: Stato ordine = "Confermato" O "In Lavorazione"
• Approvatori: Gruppo "Responsabili Produzione"
• Notifica a: Commerciale assegnatario ordine

Beneficio: Prevenzione annullamenti accidentali, coordinamento produzione, visibilità su problemi clienti.

Best Practices

Definizione Soglie

Ordini di Vendita:

• < €500: Nessuna approvazione
• €500-€2.000: Approvazione responsabile commerciale

• €2.000: Doppia approvazione (commerciale + direttore)

Sconti:

• < 10%: Nessuna approvazione
• 10-15%: Approvazione responsabile commerciale

• 15%: Doppia approvazione (commerciale + direttore)

Note di Credito:

• Sempre doppia approvazione: Qualità + Amministrazione

Gruppi di Approvazione Consigliati

1. Responsabili Commerciali: Ordini, sconti, contratti
2. Responsabili Produzione: Modifiche ordini in lavorazione, cancellazioni
3. Responsabili Qualità: Reclami, note di credito
4. Amministrazione: Note di credito, ordini acquisto elevati
5. Direzione: Approvazioni finali per importi straordinari

Delega Temporanea

Utilizza la funzione di delega per:

• Ferie: Delegare approvazioni durante assenze programmate
• Picchi di lavoro: Distribuire carico approvazioni temporaneamente
• Formazione: Affiancare nuovi responsabili con delega supervisonata

Monitoring

Monitora regolarmente:

• Attività pendenti: Approvazioni in attesa da troppo tempo
• Voci approvazione: Pattern di rifiuti frequenti (possibile problema processo)
• Tempi medi: Identificare colli di bottiglia nel workflow
• Utilizzo deleghe: Verificare appropriatezza deleghe permanenti

Risoluzione Problemi

Approvazione Bloccata

Sintomo: Nessuno può approvare un'azione

Cause possibili:

1. Approvatore assente senza delega
2. Gruppo approvatori vuoto
3. Condizione filtro mai soddisfatta

Soluzione:

• Verifica appartenenza gruppi
• Configura deleghe per assenze
• Controlla condizioni filtro con modalità sviluppatore

Approvazioni Duplicate

Sintomo: Stesso utente approva più step

Causa: Approvazione Esclusiva non abilitata

Soluzione: Abilita opzione Approvazione Esclusiva su step successivi

Notifiche non Ricevute

Sintomo: Utenti non ricevuti notifiche approvazione

Causa: Campo "Utenti da Notificare" non configurato

Soluzione: Aggiungi utenti nel campo notifiche o verifica preferenze notifica utente