Avvertenza: La selezione di un altro pacchetto è possibile solo se non è stata creata alcuna registrazione contabile. Se è stata registrata una registrazione, è necessario configurare una nuova azienda o database per selezionare un altro pacchetto. Inoltre, tutte le registrazioni contabili dovranno essere create nuovamente.

Entrambe le esportazioni sono necessarie in fasi diverse per trasferire correttamente i dati a DATEV, poiché DATEV funziona con due interfacce, una per i clienti (DUO - DATEV Unternehmen Online) e una per i consulenti fiscali (DATEV Rechnungswesen).

Avvertenza: Il file ZIP DATEV ATCH include i file (report) collegati a una fattura o bill di Laundry ERP. Per le fatture cliente, il file deve essere stato generato utilizzando il pulsante Invia. Per le fatture fornitore, il file deve essere stato ricevuto tramite un alias email o caricato utilizzando il pulsante Carica.

File ZIP DATEV ATCHIl file ZIP contiene due tipi di file:

• i singoli file fattura/bill (PDF, JPEG, ecc.) per il periodo selezionato nel libro mastro, e
• un file document.xml utilizzato per generare un ID univoco (GUID) per ciascun file.

Questi ID univoci sono essenziali poiché consentono a DATEV di collegare automaticamente i file alle singole voci di giornale, che saranno importate con il file DATEV DATA nel passaggio successivo.

File ZIP DATEV DATAIl file ZIP contiene tre file CSV:

• il file EXTF_customer_accounts.csv contenente tutte le informazioni relative ai clienti,
• il file EXTF_vendor_accounts.csv contenente tutte le informazioni relative ai fornitori, e
• il file EXTF_accounting_entries.csv contenente tutte le voci di giornale per il periodo definito nel libro mastro, nonché gli ID univoci (GUID) in modo che le voci di giornale possano essere collegate ai file all'interno del file ZIP DATEV ATCH. ::

Conformità GoBD

GoBD sta per Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. In breve, è una linea guida per la corretta gestione e conservazione di libri, registrazioni e documenti in forma elettronica, nonché per l'accesso ai dati, rilevante per l'autorità fiscale tedesca, la dichiarazione fiscale e il bilancio.Questi principi sono stati scritti e pubblicati dal Ministero federale delle finanze (BMF) nel novembre 2014. Dal gennaio 2015, sono diventati la norma e hanno sostituito le pratiche precedentemente accettate legate alla contabilità computerizzata. Diverse modifiche sono state apportate dal BMF nel 2019 e gennaio 2020 per specificare alcuni contenuti a causa dello sviluppo di soluzioni digitali (cloud hosting, aziende paperless, ecc.).

Comprendere GoBD in relazione al software contabile

Il GoBD è vincolante per le aziende che devono presentare i conti, il che include PMI, liberi professionisti e imprenditori, alle autorità finanziarie. In quanto tale, il contribuente stesso è l'unico responsabile della tenuta completa ed esaustiva dei dati rilevanti ai fini fiscali (dati finanziari e correlati sopra menzionati).Oltre ai requisiti software, l'utente è tenuto a garantire sistemi di controllo interno (in conformità con la sezione 146 del Codice fiscale):

• controllo dei diritti di accesso;
• segregazione delle mansioni, separazione funzionale;
• controlli di inserimento (notifiche di errore, verifiche di plausibilità);
• controlli di riconciliazione all'inserimento dati;
• controlli di elaborazione; e
• misure per prevenire la manipolazione intenzionale o involontaria di software, dati o documenti.

L'utente deve distribuire i compiti all'interno della propria organizzazione alle posizioni pertinenti (controllo) e verificare che i compiti siano svolti in modo corretto e completo (supervisione). Il risultato di questi controlli deve essere registrato (documentazione) e, qualora vengano riscontrati errori durante questi controlli, devono essere adottate misure appropriate per correggere la situazione (prevenzione).

Sicurezza dei dati

Il contribuente deve proteggere il sistema contro qualsiasi perdita di dati dovuta a cancellazione, rimozione o furto di qualsiasi dato. Se le registrazioni non sono sufficientemente protette, la contabilità sarà considerata non conforme alle linee guida GoBD.Una volta che le registrazioni sono state definitivamente contabilizzate, non possono più essere modificate o eliminate tramite l'applicazione.

• Se Laundry ERP viene utilizzato nel cloud, i backup regolari fanno parte del servizio Laundry ERP Online. Inoltre, i backup regolari possono essere scaricati e salvati su sistemi esterni.

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  Consultare il Service Level Agreement di Laundry ERP Cloud Hosting per ulteriori dettagli. ::
• Se il server viene gestito localmente, l'utente è responsabile della creazione dell'infrastruttura di backup necessaria.

Responsabilità dell'editore del software

Considerando che GoBD si applica solo al contribuente, l'editore del software non può in alcun modo essere ritenuto responsabile della documentazione accurata e conforme dei dati transazionali finanziari dei propri utenti. Può semplicemente fornire gli strumenti necessari affinché l'utente rispetti le linee guida relative al software descritte nel GoBD.

Garantire la conformità tramite Laundry ERP

Le parole chiave, quando si tratta di GoBD sono: tracciabile, verificabile, veritiero, chiaro e continuo. In breve, è necessario disporre di un'archiviazione a prova di audit, e Laundry ERP fornisce i mezzi per raggiungere tutti questi obiettivi:

1. Tracciabilità e verificabilità
   Ogni record in Laundry ERP è contrassegnato con il creatore del documento, la data di creazione, la data di modifica e chi l'ha modificato. Inoltre, i campi rilevanti vengono tracciati. Pertanto, è possibile vedere quale valore è stato modificato da chi nella cronologia dell'oggetto rilevante.
2. Completezza
   Tutti i dati finanziari devono essere registrati nel sistema e non ci possono essere lacune. Laundry ERP garantisce che non ci siano lacune nella numerazione delle transazioni finanziarie. È responsabilità dell'utente codificare tutti i dati finanziari nel sistema. Poiché la maggior parte dei dati finanziari in Laundry ERP viene generata automaticamente, resta responsabilità dell'utente codificare completamente tutte le fatture fornitore e le operazioni varie.
3. Accuratezza
   Laundry ERP garantisce che, con la configurazione corretta, vengano utilizzati i conti corretti. Inoltre, i meccanismi di controllo tra ordini di acquisto e ordini di vendita e le rispettive fatture riflettono la realtà dell'azienda. È responsabilità dell'utente scansionare e allegare la fattura fornitore cartacea al rispettivo record in Laundry ERP. Laundry ERP Documents aiuta ad automatizzare questo compito.
4. Registrazione e conservazione tempestive
   Poiché la maggior parte dei dati finanziari in Laundry ERP viene generata dagli oggetti transazionali (ad esempio, la fattura viene contabilizzata alla conferma), Laundry ERP garantisce una conservazione tempestiva out-of-the-box. È responsabilità dell'utente codificare tutte le fatture fornitore in entrata in modo tempestivo, così come le operazioni varie.
5. Ordine
   I dati finanziari archiviati in Laundry ERP sono, per definizione, ordinati e possono essere riordinati secondo la maggior parte dei campi presenti nel modello. Un ordinamento specifico non è imposto dal GoBD, ma il sistema deve garantire che una determinata transazione finanziaria possa essere rapidamente trovata da un esperto terzo. Laundry ERP garantisce questo out-of-the-box.
6. Inalterabilità
   Con la localizzazione tedesca di Laundry ERP, Laundry ERP è configurato in modo standard in modo tale che la clausola di inalterabilità possa essere rispettata senza alcuna ulteriore personalizzazione.

Esportazione GoBD

In caso di controllo fiscale, l'autorità fiscale può richiedere tre livelli di accesso al sistema contabile (Z1, Z2, Z3). Questi livelli variano dall'accesso diretto all'interfaccia alla consegna dei dati finanziari su un dispositivo di archiviazione.In caso di consegna di dati finanziari su un dispositivo di archiviazione, il GoBD non impone il formato. Può essere, ad esempio, in XLS, CSV, XML, Lotus 123, formato SAP, formato AS/400 o altro. Laundry ERP supporta l'esportazione di dati finanziari in CSV e XLS out of the box. Il GoBD raccomanda l'esportazione in un formato GoBD specifico basato su XML (vedi "Ergänzende Informationen zur Datenträgerüberlassung" §3), ma non è vincolante.

Non conformità

In caso di violazione, ci si può aspettare una multa e un'ordinanza del tribunale che richiede l'implementazione di misure specifiche.

Punto vendita

Sistema di sicurezza tecnica

Il Kassensicherungsverordnung (La legge sulla protezione contro la manipolazione dei registri digitali) richiede che i sistemi di tenuta dei registri elettronici - inclusi i sistemi punto vendita - debbano essere dotati di un sistema di sicurezza tecnica (chiamato anche TSS o TSE).Laundry ERP offre un servizio conforme con l'aiuto di fiskaly, una soluzione basata sul cloud.

Configurazione

Installare i moduli Germania - Certificazione per punto vendita (l10n_de_pos_cert) e Germania - Certificazione per punto vendita di tipo ristorante (l10n_de_pos_res_cert).

Registrazione dell'azienda presso l'autorità finanziaria

Per registrare la propria azienda, aprire l'app Impostazioni, cliccare Aggiorna informazioni nella sezione Aziende e compilare i seguenti campi:

• Nome azienda
• Indirizzo
• Partita IVA
• St.-Nr. (Steuernummer) questo numero viene assegnato dall'ufficio delle imposte a ogni persona fisica o giuridica imponibile (es. 2893081508152).
• W-IdNr. (Wirtschafts-Identifikationsnummer) questo numero viene utilizzato come numero di identificazione permanente per le persone economicamente attive.

È quindi possibile registrare la propria azienda tramite fiskaly aprendo la scheda Fiskaly e cliccando il pulsante Registrazione Fiskaly.Una volta completata la registrazione, appaiono nuovi campi:

• Fiskaly Organization ID si riferisce all'ID della propria azienda sul lato fiskaly.
• Fiskaly API Key e Fiskaly API Secret sono le credenziali che il sistema utilizza per accedere ai servizi offerti da fiskaly.

Creare un sistema di sicurezza tecnica e collegarlo a un POS

Per utilizzare un punto vendita in Germania, creare prima un TSS (Technical Security System) andando su Punto vendita → Configurazione → Punto vendita, selezionare il Punto vendita da modificare, quindi spuntare la casella Crea TSS nella sezione Fiskaly API.Una volta che la creazione del TSS è andata a buon fine, è possibile trovare:

• TSS ID, che si riferisce all'ID del proprio TSS sul lato fiskaly, e
• Fiskaly Client ID, che si riferisce al proprio POS sul lato fiskaly.

Esportazione DSFinV-K

Ogni volta che si chiude una sessione PoS, i dettagli degli ordini vengono inviati al servizio DSFinV-K (Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme) di fiskaly.In caso di audit, è possibile esportare i dati inviati a DSFinV-K andando su Punto vendita → Ordini → Esportazioni DSFinV-K → Nuovo.Questi campi sono obbligatori:

• Data/ora inizio: esporta i dati con date maggiori o uguali alla data di inizio specificata
• Data/ora fine: esporta i dati con date minori o uguali alla data di fine specificata

Lasciare il campo Punto vendita vuoto per esportare i dati di tutti i punti vendita; specificarne uno se si desidera esportare i dati solo per questo specifico POS.Quando un'esportazione viene attivata correttamente ed è in fase di elaborazione, il campo Stato dovrebbe indicare In sospeso. Cliccare Aggiorna stato per verificare se è pronta.